Checklist voor een jubileumorkestconcert organiseren

Een jubileumorkestconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen repertoire kiezen en een zaal boeken. Je moet orkestleden en solisten op tijd vastleggen, muziekpartijen compleet maken en techniek, stoelen en routing op elkaar afstemmen. Ook de publieksontvangst verdient aandacht: uitnodigingen, aanmeldingen, parkeerinformatie, programmamateriaal en catering lopen naast de muzikale voorbereiding. Gebruik deze checklist om eerst de inhoud en locatie vast te leggen, daarna de productie te regelen en ten slotte de concertdag praktisch af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma en repertoire vaststellen
3 personen
Orkestleden en solisten bevestigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Muziekrechten controleren
Drukwerk bestellen
Techniek reserveren
2 personen
Parkeerinformatie publiceren
Programmafolders samenstellen
3 personen
Orkestpartijen verzamelen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Vrijwilligers indelen
2 personen
Routebordjes voorbereiden
Publieksstoelen reserveren
Verjaardags- of jubileumtekst schrijven
Toespraken verzamelen
Technische plattegrond maken
2 personen
Cateringhoeveelheden controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ontvangstbalie plaatsen
2 personen
Podium en orkestopstelling opbouwen
6 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
5 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtplan instellen
2 personen
Muziekpartijen verdelen
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Orkest ontvangen
2 personen
Solisten en dirigent ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Publieksingang openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Garderobe begeleiden
2 personen
Openingswoord verzorgen
Concert begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Pauzebuffet bedienen
4 personen
Publieksvragen begeleiden
Jubileumtoespraak verzorgen
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Receptie openen
2 personen
Receptiedranken serveren
4 personen
Receptiehappen serveren
4 personen
Muzikanten voorzien van catering
2 personen
Afscheidswoord verzorgen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Instrumenten veilig inpakken
5 personen
Techniek uitschakelen
2 personen

Nazorg

Decoratie verwijderen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Buffet afbreken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
Foto's en documenten archiveren
Bedankberichten versturen
2 personen
Facturen en bonnetjes ordenen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 150
Klaptafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Receptietafelsaantal 6
Podiumdelenaantal 12
Dirigentenlessenaar
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Muziek

Muzieklessenaarsaantal 70
Lessenaarslampenaantal 35
Partiturenmappenaantal 70
Reservepartiturenaantal 10
Pianokruk
Instrumentenstandaardsaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
DI-boxenaantal 3
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6
Laptop

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
Sfeerverlichtingaantal 8
Noodverlichtingaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 150
Schotelsaantal 150
Dessertbordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 150

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Snijplankenaantal 4

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Stoelhoezenaantal 20
Programmastandaardsaantal 4
Ballonnenbundelsaantal 6
Naamkaartjesaantal 180

Schoonmaak

Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Afvalzakhoudersaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, repertoire en de jubileumtekst uiterlijk 8 tot 10 weken voor het concert vast. Zo kunnen uitnodigingen, drukwerk en programmamappen op tijd worden gemaakt en gecontroleerd.
Plan een aparte technische doorloop van minimaal 2 uur. Controleer daarbij microfoons, mengpaneel, luidsprekers, monitoren, podiumspots, kabels en de technische plattegrond in de echte zaal.
Maak één overzicht met orkestleden, solisten, toespraken en vrijwilligers. Noteer per persoon de aankomsttijd, taak en plek; bereid naambadges en reservepartituren minstens 1 dag vooraf voor.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef de definitieve aantallen uiterlijk 5 werkdagen voor het concert door aan de cateraar. Controleer vlak voor aanvang ook de hoeveelheden, koeling en waterglazen.
Loop de publieksroute 60 minuten voor de deuren opengaan na. Zet routebordjes, garderoberekken, afvalbakken en stoelen klaar en controleer of parkeerinformatie en noodverlichting duidelijk zichtbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumorkestconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, programma en orkestbezetting. Reserveer techniek en catering zodra de concertdatum en verwachte bezoekersaantallen bekend zijn.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumorkestconcert?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor het concert. Sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je catering, publieksstoelen en programmamateriaal kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek van een orkestconcert?: Plan minimaal 2 uur voor opbouw en controle van geluid, verlichting, podium en bekabeling. Voeg 30 minuten toe voor een korte test met microfoons en solisten voordat het publiek binnenkomt.
Wanneer moet je de catering voor een jubileumconcert regelen?: Reserveer de catering idealiter 6 tot 8 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal gasten uiterlijk 5 werkdagen voor het concert door en koel dranken op de dag zelf op tijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.