Cómo organizar un concierto de aniversario de una orquesta

Un concierto de aniversario de una orquesta se organiza en dos líneas paralelas: el programa artístico y la operación del evento. Empieza por cerrar la fecha, el lugar, el repertorio y los músicos; después coordina invitaciones, derechos musicales, técnica, asientos y catering. Los problemas suelen aparecer cuando faltan partituras, no se ha probado el sonido o las cantidades de comida se calculan demasiado tarde. Usa un calendario con responsables y plazos concretos para que el montaje y la recepción no interfieran con el ensayo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Definir el programa y el repertorio
3 personas
3
Confirmar a los miembros de la orquesta y a los solistas
2 personas
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Reservar el catering
2 personas
9
Comprobar los derechos de música
10
Encargar material impreso
11
Reservar técnica
2 personas
12
Publicar información de estacionamiento
13
Preparar los folletos del programa
3 personas
14
Reunir las partes de orquesta
2 personas
15
Preparar acreditaciones
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Preparar los carteles de ruta
18
Reservar asientos para el público
19
Escribir texto de cumpleaños o aniversario
20
Recopilar discursos
21
Elaborar el plano técnico
2 personas
22
Comprobar las cantidades de catering
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Instalar el mostrador de recepción
2 personas
28
Montar el escenario y la disposición de la orquesta
6 personas
29
Colocar las sillas para el público
4 personas
30
Colocar los atriles
3 personas
31
Preparar los instrumentos
5 personas
32
Conectar el equipo de sonido
3 personas
33
Probar los micrófonos
2 personas
34
Configurar el plan de iluminación
2 personas
35
Distribuir las partituras
2 personas
36
Preparar folletos del programa
2 personas
37
Montar el buffet de catering
3 personas
38
Preparar café y té
2 personas
39
Montar aperitivos
2 personas
40
Recibir a la orquesta
2 personas
41
Recibir a los solistas y al director
2 personas
42
Hacer la prueba de sonido
4 personas
43
Abrir la entrada para el público
3 personas
44
Recibir a los visitantes
4 personas
45
Repartir folletos del programa
2 personas
46
Guiar el guardarropa
2 personas
47
Dar el discurso de apertura
48
Acompañar el concierto
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Reponer aperitivos
2 personas
51
Servir el buffet del descanso
4 personas
52
Gestionar las preguntas del público
53
Pronunciar el discurso de aniversario
2 personas
54
Coordinar el momento de fotos
2 personas
55
Abrir la recepción
2 personas
56
Servir bebidas de recepción
4 personas
57
Servir los aperitivos de recepción
4 personas
58
Proporcionar catering a los músicos
2 personas
59
Dar el discurso de despedida
60
Guiar al público hacia la salida
3 personas
61
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
62
Empaquetar los instrumentos de forma segura
5 personas
63
Apagar la técnica
2 personas

Seguimiento

64
Retirar la decoración
3 personas
65
Recoger la vajilla
3 personas
66
Desmontar el bufé
3 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
70
Recoger objetos perdidos
2 personas
71
Cerrar el recinto
2 personas
72
Devolver el material alquilado
2 personas
73
Guardar la catering sobrante
2 personas
74
Lavar la vajilla
3 personas
75
Devolver los materiales prestados
2 personas
76
Archivar fotos y documentos
77
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
78
Ordenar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 150
Mesas plegablescant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de recepcióncant. 6
Piezas de escenariocant. 12
Atril del director
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8

Música

Atriles de músicacant. 70
Lámparas de atrilcant. 35
Carpetas para partiturascant. 70
Partituras de reservacant. 10
Taburete de piano
Soportes para instrumentoscant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Altavoces de monitorcant. 2
Cajas DIcant. 3
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6
Portátil

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3
Iluminación ambientalcant. 8
Iluminación de emergenciacant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 150
Tazas de cafécant. 150
Bandejascant. 150
Platos de postrecant. 180
Tenedores de postrecant. 180
Cucharonescant. 12
Cucharillas de cafécant. 150

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 4

Decoración

Banner de aniversariocant. 2
Arreglos floralescant. 8
Mantelescant. 16
Fundas para sillascant. 20
Atriles para programascant. 4
Racimos de globoscant. 6
Tarjetas de nombrecant. 180

Limpieza

Guantes de limpiezacant. 6
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Soportes para bolsas de basuracant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el repertorio y la lista de intérpretes antes de enviar las invitaciones. Reserva al menos 2 semanas para confirmar solistas, reunir las partes de orquesta y preparar las partituras de reserva.
Haz el plano técnico con tiempo y pruébalo en el lugar al menos 3 horas antes de la apertura. Incluye mesa de mezclas, micrófonos, monitores, cajas DI, focos, alargadores y regletas, no solo los altavoces.
Envía las invitaciones entre 4 y 6 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción 10 días antes del concierto. Así puedes recoger preferencias dietéticas, reservar asientos y calcular el catering sin improvisar.
Asigna por escrito quién recibe al público, quién acompaña a los músicos y quién resuelve incidencias. Para un concierto con recepción, designa voluntarios al menos 90 minutos antes de la llegada de los invitados.
Prepara el programa impreso, las acreditaciones y los carteles de ruta el día anterior. Enfría las bebidas con varias horas de margen y deja los aperitivos listos antes de que empiece la prueba de sonido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de aniversario de una orquesta?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. La fecha, el lugar, el repertorio y los músicos deben estar confirmados primero; las invitaciones pueden salir unas 4 o 6 semanas antes.
¿Cuándo hay que cerrar el número de asistentes para el catering?: Cierra las inscripciones unos 10 días antes y confirma las cantidades entre 5 y 7 días antes. Reserva un pequeño margen para cambios de última hora, especialmente en bebidas y aperitivos.
¿Cuánto antes debe llegar el equipo técnico?: Programa la llegada y el montaje al menos 3 horas antes de abrir las puertas. Necesitarás tiempo para colocar micrófonos, monitores, iluminación y cableado, y para hacer una prueba completa con la orquesta.
¿Cuándo hay que preparar las partituras y los folletos del programa?: Reúne y revisa las partes de orquesta al menos 2 semanas antes. Encarga o imprime los folletos del programa y las acreditaciones como mínimo 3 días antes, para poder corregir errores sin afectar al ensayo.

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