Organiser un concert d’orchestre pour un anniversaire

Un concert d’orchestre d’anniversaire demande une préparation en deux volets : le spectacle et l’accueil des invités. Commencez par confirmer la date, le lieu, les musiciens et le répertoire, puis construisez le programme autour de ces décisions. Les invitations, le traiteur et la technique doivent avancer en parallèle, car leurs délais se chevauchent. Dans les derniers jours, vérifiez surtout les partitions, les sièges, les branchements, les boissons et le texte d’anniversaire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le programme et le répertoire
3 personnes
3
Confirmer les musiciens de l’orchestre et les solistes
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Réserver le catering
2 personnes
9
Vérifier les droits musicaux
10
Commander les imprimés
11
Réserver la technique
2 personnes
12
Publier les informations de stationnement
13
Composer les programmes
3 personnes
14
Rassembler les parties d’orchestre
2 personnes
15
Préparer les badges nominatifs
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Préparer les panneaux d’itinéraire
18
Réserver des sièges pour le public
19
Rédiger un texte d'anniversaire ou d'anniversaire de mariage
20
Rassembler les discours
21
Créer le plan technique
2 personnes
22
Vérifier les quantités de catering
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
28
Monter la scène et l’installation de l’orchestre
6 personnes
29
Installer les sièges du public
4 personnes
30
Installer les pupitres
3 personnes
31
Installer les instruments
5 personnes
32
Raccorder la sonorisation
3 personnes
33
Tester les microphones
2 personnes
34
Configurer le plan d'éclairage
2 personnes
35
Répartir les parties musicales
2 personnes
36
Préparer les brochures du programme
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
40
Accueillir l’orchestre
2 personnes
41
Accueillir les solistes et le chef d’orchestre
2 personnes
42
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
43
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Distribuer les programmes
2 personnes
46
Guider le vestiaire
2 personnes
47
Faire le discours d’ouverture
48
Encadrer le concert
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
51
Servir le buffet de pause
4 personnes
52
Animer les questions du public
53
Prononcer le discours d’anniversaire
2 personnes
54
Animer le moment photo
2 personnes
55
Ouvrir la réception
2 personnes
56
Servir les boissons de réception
4 personnes
57
Servir les amuse-bouches de réception
4 personnes
58
Prévoir le catering pour les musiciens
2 personnes
59
Prononcer le mot de clôture
60
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
61
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
62
Emballer les instruments en toute sécurité
5 personnes
63
Éteindre la technique
2 personnes

Suivi

64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Rassembler la vaisselle
3 personnes
66
Démonter le buffet
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Remettre le mobilier en place
4 personnes
70
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
71
Fermer le lieu
2 personnes
72
Retourner les matériels de location
2 personnes
73
Stocker la restauration restante
2 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
76
Archiver les photos et les documents
77
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
78
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 150
Tables pliantesqté 12
Tables de buffetqté 4
Tables de réceptionqté 6
Éléments de podiumqté 12
Pupitre de chef d’orchestre
Portantsqté 4
Poubellesqté 8

Musique

Pupitres de musiqueqté 70
Lampes de pupitreqté 35
Pochettes à partitionsqté 70
Partitions de secoursqté 10
Tabouret de piano
Supports pour instrumentsqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Boîtiers DIqté 3
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Éclairage d’ambianceqté 8
Éclairage de secoursqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 150
Tasses à caféqté 150
Plateauxqté 150
Assiettes à dessertqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Louchesqté 12
Cuillères à caféqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4

Décoration

Bannière d’anniversaireqté 2
Compositions floralesqté 8
Nappesqté 16
Housses de chaiseqté 20
Pupitres de programmeqté 4
Bouquets de ballonsqté 6
Badges nominatifsqté 180

Nettoyage

Gants de nettoyageqté 6
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Supports de sacs poubelleqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’inviter qui que ce soit, puis vérifiez immédiatement les droits musicaux : une autorisation manquante peut retarder le concert de plusieurs semaines.
Confirmez les musiciens, les solistes et le répertoire au moins 6 semaines avant la représentation. Rassemblez ensuite les parties d’orchestre et prévoyez des partitions de secours pour les pupitres essentiels.
Envoyez les invitations dès que l’horaire est fixé et clôturez les inscriptions 10 à 14 jours avant le concert. Ce délai permet de traiter les besoins alimentaires, de réserver les sièges et d’ajuster le traiteur.
Préparez un plan technique séparé de l’ordre musical : microphones, table de mixage, haut-parleurs, éclairage, rallonges et multiprises doivent être testés sur place au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
La veille, refroidissez les boissons, préparez les en-cas, les badges et les panneaux d’orientation. Gardez aussi une copie du programme, du texte d’anniversaire et des discours à proximité du pupitre ou de la régie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’orchestre d’anniversaire ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les musiciens, le lieu, le répertoire, les droits musicaux et la technique sont les éléments qui prennent le plus de temps.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’anniversaire ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et l’horaire sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant. Fixez la date limite de réponse 10 à 14 jours avant le concert.
Quand réserver le traiteur pour un concert d’orchestre ?: Réservez le traiteur au moins 4 semaines à l’avance, puis confirmez les quantités 7 jours avant. Utilisez les inscriptions et les besoins alimentaires recueillis pour éviter les commandes approximatives.
Combien de temps prévoir pour installer la technique ?: Réservez au minimum 2 heures pour installer et tester les microphones, le mixage, les haut-parleurs et l’éclairage. Ajoutez 30 minutes si plusieurs solistes ou instruments nécessitent des branchements séparés.

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