Jubiläumsorchesterkonzert organisieren: der praktische Ablauf

Bei einem Jubiläumsorchesterkonzert laufen musikalische Planung, Bühnentechnik und Empfang parallel. Beginnen Sie mit Termin, Ort und Repertoire und sichern Sie anschließend Orchester, Solisten und Technik. Spätestens einige Wochen vor dem Konzert müssen Einladungen, Musikrechte, Drucksachen und Catering feststehen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Programmhefte, Orchesterstimmen, Sitzplätze, Wegweiser und einen belastbaren Aufbauplan.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Programm und Repertoire festlegen
3 Personen
3
Orchestermitglieder und Solisten bestätigen
2 Personen
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Catering reservieren
2 Personen
9
Musikrechte prüfen
10
Drucksachen bestellen
11
Technik reservieren
2 Personen
12
Parkinformationen veröffentlichen
13
Programmhefte zusammenstellen
3 Personen
14
Orchesterstimmen zusammentragen
2 Personen
15
Namensschilder vorbereiten
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Wegweiser vorbereiten
18
Publikumsstühle reservieren
19
Geburtstags- oder Jubiläumstext schreiben
20
Reden sammeln
21
Technischen Lageplan erstellen
2 Personen
22
Cateringmengen kontrollieren
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
3 Personen

Event

26
Location öffnen
2 Personen
27
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
28
Bühne und Orchesteraufstellung aufbauen
6 Personen
29
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
30
Notenständer aufstellen
3 Personen
31
Instrumente bereitstellen
5 Personen
32
Musikanlage anschließen
3 Personen
33
Mikrofone testen
2 Personen
34
Lichtplan einstellen
2 Personen
35
Musikpartituren verteilen
2 Personen
36
Programmhefte auslegen
2 Personen
37
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
38
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
39
Snacks auslegen
2 Personen
40
Orchester empfangen
2 Personen
41
Solisten und Dirigent empfangen
2 Personen
42
Soundcheck durchführen
4 Personen
43
Publikumseingang öffnen
3 Personen
44
Besucher empfangen
4 Personen
45
Programmhefte verteilen
2 Personen
46
Garderobe betreuen
2 Personen
47
Eröffnungsrede halten
48
Konzert begleiten
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Snacks nachfüllen
2 Personen
51
Pausenbuffet bedienen
4 Personen
52
Publikumsfragen betreuen
53
Jubiläumsrede halten
2 Personen
54
Fotomoment begleiten
2 Personen
55
Empfang eröffnen
2 Personen
56
Empfangsgetränke servieren
4 Personen
57
Empfangshäppchen servieren
4 Personen
58
Musiker mit Catering versorgen
2 Personen
59
Abschiedsrede halten
60
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
61
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
62
Instrumente sicher einpacken
5 Personen
63
Technik ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

64
Dekoration entfernen
3 Personen
65
Geschirr sammeln
3 Personen
66
Buffet abbauen
3 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
70
Fundsachen sammeln
2 Personen
71
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
72
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
73
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
74
Geschirr abwaschen
3 Personen
75
Geliehene Materialien zurückbringen
2 Personen
76
Fotos und Dokumente archivieren
77
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
78
Rechnungen und Quittungen sortieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 150
KlappischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
EmpfangstischeAnz. 6
BühnenelementeAnz. 12
Dirigentenpult
GarderobenständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Musik

NotenpulteAnz. 70
PultlampenAnz. 35
NotenmappenAnz. 70
ErsatzpartiturenAnz. 10
Klavierhocker
InstrumentenständerAnz. 8

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
MonitorspeakerAnz. 2
DI-BoxenAnz. 3
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
Laptop

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 3
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
NotbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 150
ServierplattenAnz. 150
DesserttellerAnz. 180
GebäckgabelnAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 150

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4

Dekoration

JubiläumsbannerAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 8
TischdeckenAnz. 16
StuhlhussenAnz. 20
ProgrammständerAnz. 4
BallonbündelAnz. 6
NamensschilderAnz. 180

Reinigung

ReinigungshandschuheAnz. 6
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MüllbeutelhalterAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie Repertoire und Besetzung früh fest: Für Orchester, Solisten und Ersatzpartituren sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert verbindliche Zusagen vorliegen.
Planen Sie die Technik nicht nur nach der Saalgröße. Erstellen Sie mindestens 2 Wochen vorher einen Lageplan für Dirigentenpult, Notenpulte, Mikrofone, Lautsprecher, Monitorspeaker und Stromkabel.
Verschicken Sie Einladungen früh genug, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht kurz vor dem Konzert eintreffen. Eine Rückmeldefrist von 14 Tagen vor dem Termin lässt Zeit für Sitzplätze und Cateringmengen.
Prüfen Sie Musikrechte und bestellen Sie Drucksachen, bevor das Programmheft gesetzt wird. Änderungen an Repertoire, Reden oder Jubiläumstext sollten spätestens 7 Tage vor dem Druck abgeschlossen sein.
Teilen Sie Aufbau, Empfang und Abbau mit konkreten Personen ein. Getränke sollten am Veranstaltungstag rechtzeitig gekühlt werden; Wasser für Musiker und Solisten gehört direkt an die Bühne.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläumsorchesterkonzert planen?: Beginnen Sie idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Termin, Ort, Repertoire, Orchesterbesetzung und Solisten sollten in den ersten 4 Wochen geklärt werden.
Wann verschickt man die Einladungen für ein Orchesterkonzert?: Verschicken Sie die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. Setzen Sie die Rückmeldefrist auf 14 Tage vor dem Termin, damit Sitzplätze und Catering planbar bleiben.
Wie viele Sitzplätze und Getränke braucht man?: Reservieren Sie pro angemeldeter Person einen Sitzplatz und zusätzlich etwa 5 Prozent Reserve. Für den Empfang können Sie im ersten Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen.
Wann muss die Technik für ein Jubiläumskonzert reserviert werden?: Reservieren Sie Mischpult, Mikrofone, Lautsprecher, Monitorspeaker und Beleuchtung mindestens 6 Wochen vorher. Der technische Lageplan sollte spätestens 2 Wochen vor dem Konzert fertig sein.

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