Checklist voor een jubileumkunstexpositie organiseren

Een jubileumkunstexpositie vraagt om meer voorbereiding dan alleen werken ophangen. Je legt eerst de ruimte, datum en deelnemende kunstenaars vast en werkt daarna toe naar communicatie, transport en inrichting. Kunstwerkafmetingen, labels en een plattegrond bepalen hoe soepel de opbouw verloopt. Vergeet ook de opening niet: catering, dieetwensen, muziek, techniek en een duidelijke ontvangst moeten op tijd geregeld zijn. Met deze checklist houd je de 67 taken en 50 benodigde spullen in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Expositieruimte reserveren
Expositiedatum bevestigen
Deelnemende kunstenaars vastleggen
2 personen
Kunstwerken selecteren
2 personen
Kunstenaarsinformatie verzamelen
Kunstwerkafmetingen registreren
2 personen
Transport van kunstwerken plannen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Persbericht opstellen
Persbericht verspreiden
Expositie online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Fotograaf bevestigen
Openingswoord voorbereiden
Muziek voor opening selecteren
Kunstwerklabels opstellen
2 personen
Plattegrond van expositie maken
2 personen
Bewegwijzering voorbereiden
Kunstwerken ophalen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Kunstwerken uitpakken
3 personen
Wanden en vitrines reinigen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Kunstwerken ophangen
3 personen
Kunstwerken in vitrines plaatsen
2 personen
Kunstwerklabels plaatsen
2 personen
Verlichting op kunst richten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Openingswoord doornemen
2 personen
Teambriefing houden
5 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Gasten registreren
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Openingswoord presenteren
Kunstenaars introduceren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Bezoekers informeren
2 personen
Kunstenaars begeleiden
2 personen
Fotografie begeleiden
Toiletten controleren
Afval verzamelen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Kunstwerken afbreken
3 personen
Kunstwerken verpakken
3 personen
Kunstwerken retourneren
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Apparatuur afkoppelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Bistrotafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Garderoberekkenaantal 2
Vitrinesaantal 4
Krukkenaantal 6
Tafelrokkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Beeldschermenaantal 2
Mediaspelersaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Draagbare koelboxenaantal 3

Verlichting

Spotlightsaantal 8
Sfeerlampenaantal 6
Lichtstandaardsaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8
Kleefhakenaantal 40
Draadophangsetsaantal 40
Fotolijstenaantal 6

Servies

Witte wijnglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Koffielepelsaantal 40
Dessertbordenaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveerplateausaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
IJsemmersaantal 3
Flessenopenersaantal 3
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Serveerbestekaantal 8
Dienbladenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de expositieruimte, datum en deelnemende kunstenaars vroeg vast. Plan daarna pas de selectie, want je hebt de afmetingen van alle kunstwerken nodig voor de plattegrond en ophanging.
Verzamel per kunstwerk de afmetingen, titel en kunstenaarsinformatie in één overzicht. Gebruik dit later voor labels, de indeling en het persbericht; ontbrekende gegevens zorgen vlak voor de opening voor vertraging.
Plan transport niet alleen op de openingsdag. Spreek vooraf af wanneer werken worden opgehaald, controleer of vitrines en draadophangsets passen en houd draagbare koelboxen vrij voor kwetsbare benodigdheden.
Stuur uitnodigingen en publiceer de expositie op tijd, maar sluit aanmeldingen enkele dagen voor de opening zodat je aantallen en dieetwensen aan de catering kunt doorgeven. Reserveer ook ruimte voor garderoberekken en ontvangsttafels.
Test verlichting, speakers, microfoon, beeldschermen en mediaspelers vóór de opening. Leg verlengkabels, stekkerdozen en oplaadkabels klaar; controleer bovendien of bewegwijzering, welkomstbord en kunstwerklabels op hun plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumkunstexpositie organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de ruimte, datum en deelnemende kunstenaars. Plan de uitnodigingen en publiciteit enkele weken voor de opening en rond de praktische controle minimaal 1 week van tevoren af.
Wanneer moet ik de kunstwerken ophalen voor een expositie?: Plan het ophalen meestal 1 tot 3 dagen vóór de opening, afhankelijk van het aantal werken en de inrichting van de ruimte. Controleer bij ontvangst direct de afmetingen, labels en eventuele transportschade.
Hoeveel drank moet ik rekenen voor de opening van een kunstexpositie?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Houd daarnaast water apart en stem de bestelling af op het definitieve aantal aanmeldingen, inclusief dieetwensen voor de hapjes.
Wanneer maak ik de plattegrond en kunstwerklabels?: Maak een eerste plattegrond zodra alle kunstwerkafmetingen bekend zijn, meestal 2 tot 3 weken vóór de opening. Werk de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf definitief uit en druk de labels daarna pas af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.