Jubiläumskunstausstellung organisieren: die Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin fest, welche Künstlerinnen und Künstler teilnehmen. Fordere dabei direkt Werkmaße, Bildtitel, Kurzbiografien und Kontaktdaten an, damit Etiketten und Presseinformationen rechtzeitig erstellt werden können.
• Erstelle den Expositionsplan, sobald die Maße aller Werke vorliegen. Rechne zusätzlich mindestens 10 bis 15 Zentimeter Abstand zwischen den Beschriftungen und den Bildern ein und prüfe, wo Vitrinen, Bildschirme oder Medienplayer Strom benötigen.
• Plane den Transport nicht erst für den Vortag. Bestätige Abholzeiten mindestens 2 Wochen vorher und halte für empfindliche Werke geeignete Verpackungen sowie eine dokumentierte Übergabe bereit.
• Verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Eröffnung und bearbeite Anmeldungen laufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin, damit das Catering die passende Menge und Auswahl liefern kann.
• Teste Mikrofon, Lautsprecher, Laptops, Bildschirme und Beleuchtung mindestens 2 Stunden vor Einlass. Kühlt Getränke frühzeitig in tragbaren Kühlboxen und stelle für den Empfang Gläser, Kaffeetassen und Löffel vollständig bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumskunstausstellung organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Raum, Datum, teilnehmende Künstler und Kunstwerke sollten in den ersten 2 Wochen feststehen, damit Transport, Einladungen und Pressearbeit darauf aufbauen können.

Wann sollte man die Einladungen zur Kunstausstellung verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Eröffnung. Bitte um Rückmeldung mit einer Frist von ungefähr 7 Tagen vor dem Termin, besonders wenn Catering bestellt wird.

Wann müssen die Kunstwerke für eine Ausstellung abgeholt werden?

Plane die Abholung spätestens 1 bis 2 Wochen vor der Eröffnung und bestätige jeden Termin mit den beteiligten Künstlern. So bleibt Zeit für Nachmessungen, Beschriftungen und Änderungen am Expositionsplan.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Jubiläumskunstausstellung?

Reserviere mindestens 4 bis 6 Stunden für Aufbau, Hängung, Beleuchtung, Beschilderung und Techniktests. Bei vielen Werken oder mehreren Medieninstallationen ist ein Aufbau am Vortag sinnvoll.

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