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Organiser une exposition d’art du jubilé : la checklist

Une exposition d’art du jubilé demande plus qu’un espace et quelques œuvres à accrocher. Il faut confirmer la date, inscrire les artistes, recueillir les dimensions des œuvres et prévoir leur transport avant de préparer le parcours de visite. Les invitations, la communication, le catering et le discours d’ouverture se coordonnent ensuite avec l’installation. Cette checklist rassemble les 67 tâches et 50 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver l'espace d'exposition

  • Confirmer la date de l’exposition

  • Enregistrer les artistes participants

    2 personnes

  • Sélectionner les œuvres d'art

    2 personnes

  • Collecter les informations sur les artistes

  • Enregistrer les dimensions des œuvres d'art

    2 personnes

  • Planifier le transport des œuvres d'art

    2 personnes

  • Concevoir les invitations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Rédiger le communiqué de presse

  • Diffuser le communiqué de presse

  • Publier l’exposition en ligne

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Réserver le catering

  • Confirmer le photographe

  • Préparer le discours d’ouverture

  • Sélectionner la musique d’ouverture

  • Rédiger les étiquettes des œuvres d’art

    2 personnes

  • Créer le plan de l’exposition

    2 personnes

  • Préparer la signalétique

  • Récupérer les œuvres d’art

    3 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Vérifier le lieu

    2 personnes

  • Déballer les œuvres d'art

    3 personnes

  • Nettoyer les murs et les vitrines

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Accrocher les œuvres

    3 personnes

  • Placer les œuvres dans les vitrines

    2 personnes

  • Placer les étiquettes des œuvres

    2 personnes

  • Orienter l’éclairage sur les œuvres

    2 personnes

  • Installer la décoration

    2 personnes

  • Aménager le vestiaire

    2 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Tester le système de sonorisation

    2 personnes

  • Passer en revue le mot d'ouverture

    2 personnes

  • Faire le briefing d’équipe

    5 personnes

Événement

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Enregistrer les invités

    2 personnes

  • Gérer le vestiaire

    2 personnes

  • Prononcer le mot d’ouverture

  • Présenter les artistes

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le café et le thé

  • Informer les visiteurs

    2 personnes

  • Accompagner les artistes

    2 personnes

  • Encadrer la photographie

  • Vérifier les toilettes

  • Rassembler les déchets

  • Accompagner les derniers visiteurs

    2 personnes

Suivi

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Démonter les œuvres d’art

    3 personnes

  • Emballer les œuvres d’art

    3 personnes

  • Renvoyer les œuvres d'art

    3 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    3 personnes

  • Débrancher l’équipement

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger les restes

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables de réceptionqté 2
  • Tables bistrotqté 8
  • Chaisesqté 40
  • Portantsqté 2
  • Vitrinesqté 4
  • Tabouretsqté 6
  • Jupes de tableqté 4

Équipement

  • Ordinateurs portablesqté 2
  • Tablettesqté 2
  • Écransqté 2
  • Lecteurs multimédiasqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Microphone
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Câbles de rechargeqté 6
  • Glacières portablesqté 3

Éclairage

  • Projecteursqté 8
  • Lampes d'ambianceqté 6
  • Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

  • Compositions floralesqté 6
  • Panneau d’accueil
  • Panneaux directionnelsqté 8
  • Crochets adhésifsqté 40
  • Systèmes de suspension à filqté 40
  • Cadres photoqté 6

Vaisselle

  • Verres à vin blancqté 60
  • Verres à eauqté 60
  • Tasses à caféqté 40
  • Cuillères à caféqté 40
  • Assiettes à dessertqté 60
  • Louchesqté 8
  • Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 4
  • Seaux à glaceqté 3
  • Tire-bouchonsqté 3
  • Glacièresqté 3
  • Planches à découperqté 3
  • Couteau de chefqté 2
  • Couverts de serviceqté 8
  • Plateauxqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Balayette et pelleqté 2
  • Chiffons de nettoyageqté 12
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Demandez les dimensions exactes de chaque œuvre dès l’inscription des artistes. Elles déterminent le plan de l’exposition, le nombre de systèmes de suspension et la place nécessaire pour les vitrines ou les portants.
  • Ne laissez pas le transport au dernier moment : établissez un calendrier de collecte et de retour avant l’ouverture, avec une personne responsable du suivi des œuvres.
  • Envoyez les invitations après avoir confirmé la date, le lieu et les informations pratiques. Prévoyez une relance 7 à 10 jours avant le vernissage pour traiter les inscriptions restantes.
  • Testez au moins une fois les écrans, lecteurs multimédias, haut-parleurs, microphone, projecteurs et rallonges dans la salle. Les câbles de recharge et les multiprises manquants sont souvent repérés seulement pendant l’installation.
  • Calculez les boissons et les en-cas à partir du nombre d’inscrits, puis refroidissez les boissons le jour même. Recueillez les besoins alimentaires avant de confirmer le catering, idéalement 10 à 14 jours à l’avance.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une exposition d’art du jubilé ?
Commencez au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Réservez d’abord l’espace et confirmez la date, puis laissez assez de temps pour inscrire les artistes, sélectionner les œuvres, organiser le transport et diffuser les invitations.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une exposition ?
Réservez au minimum une demi-journée pour l’accrochage, les vitrines, la signalétique et les essais techniques. Ajoutez 2 à 3 heures si les œuvres sont nombreuses, si des écrans ou projecteurs sont utilisés, ou si le plan de salle n’est pas encore définitif.
Quand envoyer les invitations pour une exposition d’art ?
Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’exposition, dès que la date, le lieu et les horaires sont confirmés. Faites une relance 7 à 10 jours avant afin d’obtenir un nombre d’inscrits exploitable pour le catering et l’accueil.
Comment prévoir le catering pour un vernissage ?
Recueillez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et confirmez le catering 10 à 14 jours avant l’événement. Pour une réception d’environ 2 heures, prévoyez généralement 3 à 5 bouchées par personne et 2 à 3 boissons pour la première heure, puis ajustez selon le format prévu.

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