Checklist para organizar una exposición de arte de aniversario
Una exposición de aniversario necesita coordinación entre artistas, sala, montaje y recepción de invitados. Empieza cerrando el espacio y la fecha, y deja por escrito qué obra aporta cada participante, sus medidas y cómo llegará al lugar. Después prepara la comunicación, el plano de exposición y las etiquetas. Durante la última semana, confirma inscripciones, catering, fotógrafo, discurso y equipos; el día anterior podrás concentrarte en bebidas, aperitivos y los últimos detalles del montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el espacio de exposición
Confirmar la fecha de la exposición
Registrar a los artistas participantes
2 personas
Seleccionar obras de arte
2 personas
Recopilar información de los artistas
Registrar las medidas de la obra
2 personas
Planificar el transporte de las obras de arte
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Redactar el comunicado de prensa
Difundir la nota de prensa
Publicar la exposición en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Confirmar fotógrafo
Preparar el discurso de apertura
Seleccionar la música para la inauguración
Preparar las etiquetas de las obras de arte
2 personas
Crear el plano de la exposición
2 personas
Preparar la señalización
Recoger las obras de arte
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Desembalar obras de arte
3 personas
Limpiar paredes y vitrinas
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Colgar obras de arte
3 personas
Colocar las obras de arte en vitrinas
2 personas
Colocar etiquetas de las obras
2 personas
Dirigir la iluminación hacia la obra
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Repasar el discurso de apertura
2 personas
Hacer briefing al equipo
5 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar a los invitados
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Presentar el discurso de apertura
Presentar a los artistas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
Informar a los visitantes
2 personas
Guiar a los artistas
2 personas
Coordinar la fotografía
Comprobar los baños
Recoger la basura
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Desmontar las obras de arte
3 personas
Empaquetar las obras de arte
3 personas
Devolver las obras de arte
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar lo sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de recepcióncant. 2
- Mesas bistrocant. 8
- Sillascant. 40
- Percheroscant. 2
- Vitrinascant. 4
- Taburetescant. 6
- Faldones para mesascant. 4
Equipo
- Portátilescant. 2
- Tabletscant. 2
- Pantallascant. 2
- Reproductores multimediacant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cables de cargacant. 6
- Neveras portátilescant. 3
Iluminación
- Focoscant. 8
- Luces decorativascant. 6
- Soportes de iluminacióncant. 4
Decoración
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Señales direccionalescant. 8
- Ganchos adhesivoscant. 40
- Sets de suspensión con cablecant. 40
- Marcos de fotoscant. 6
Vajilla
- Copas de vino blancocant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Tazas de cafécant. 40
- Cucharillas de cafécant. 40
- Platos de postrecant. 60
- Cucharonescant. 8
- Bandejas para servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Cubos de hielocant. 3
- Abrebotellascant. 3
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Cubiertos de serviciocant. 8
- Bandejascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Recogedor y escobacant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de obras con al menos 3 semanas de antelación. Anota para cada pieza el artista, título, medidas y sistema de montaje; las dimensiones afectan directamente al plano y a las vitrinas necesarias.
- No esperes al día de la inauguración para resolver el transporte. Confirma la recogida y la entrega de cada obra entre 7 y 10 días antes, especialmente si participan artistas que vienen de fuera.
- Envía las invitaciones y publica la exposición en línea al menos 14 días antes. Reserva los últimos 3 días para recordar la cita y comprobar las inscripciones, incluidas las preferencias dietéticas.
- Haz una prueba técnica 24 horas antes: micrófono, altavoces, pantallas, reproductores multimedia, focos, cables y regletas. Prepara también una copia del discurso de apertura y del plano para el equipo.
- Calcula la recepción por fases: enfría las bebidas el día anterior y prepara los aperitivos el mismo día. Coloca las mesas de recepción, vasos, copas, tazas y señalización antes de que lleguen los primeros invitados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una exposición de arte de aniversario?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el espacio, confirmar la fecha y registrar a los artistas. Deja las 2 últimas semanas para invitaciones, prensa, inscripciones y detalles de montaje.
- ¿Cuándo hay que cerrar las obras y sus medidas?
- Cierra la selección de obras al menos 3 semanas antes de la inauguración. Recopila las medidas y necesidades de montaje en ese momento para poder crear un plano realista y preparar las etiquetas.
- ¿Cuándo se envían las invitaciones a una exposición de arte?
- Envíalas aproximadamente 14 días antes y revisa las confirmaciones durante la semana siguiente. Así tendrás tiempo para ajustar el catering y recoger las preferencias dietéticas antes de hacer la reserva final.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes de la inauguración?
- Haz una revisión completa 24 horas antes: obras colocadas, etiquetas, señalización, iluminación, sonido, pantallas y cables. Deja también enfriadas las bebidas y confirma la llegada del fotógrafo y del catering.
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