Boodschappenlijst voor een jubileumkunstexpositie

Voor een jubileumkunstexpositie heb je meer nodig dan alleen kunstwerken en een openingswoord. Bezoekers moeten de ruimte kunnen vinden, zich kunnen oriënteren en comfortabel kunnen wachten met een drankje in de hand. Denk ook aan veilige ophanging, goede verlichting en techniek die vooraf getest is. Gebruik deze boodschappenlijst naast het plan voor de expositie en stem aantallen af op het verwachte bezoekersaantal en de afmetingen van de ruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Bistrotafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Garderoberekkenaantal 2
Vitrinesaantal 4
Krukkenaantal 6
Tafelrokkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Beeldschermenaantal 2
Mediaspelersaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Draagbare koelboxenaantal 3

Verlichting

Spotlightsaantal 8
Sfeerlampenaantal 6
Lichtstandaardsaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8
Kleefhakenaantal 40
Draadophangsetsaantal 40
Fotolijstenaantal 6

Servies

Witte wijnglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Koffielepelsaantal 40
Dessertbordenaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveerplateausaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
IJsemmersaantal 3
Flessenopenersaantal 3
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Serveerbestekaantal 8
Dienbladenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Tonic - 3 flessen
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Sinaasappelsap - 3 pakken
- Alcoholvrij bier - 2 kratten
- Witte wijn - 12 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Bier - 3 kratten
- IJsblokjes - 10 zakken
- Baguettes - 12 stuks
- Mini afbakbroodjes - 60 stuks
- Roomkaas - 4 bakjes
- Brie - 2 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Hummus - 6 bakjes
- Tapenade - 4 bakjes
- Pesto - 3 potjes
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 30 stuks
- Peren - 20 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Komkommers - 6 stuks
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Gemengde noten - 3 kilo
- Olijven - 6 potten
- Zoute stengels - 4 zakken
- Mini quiches - 120 stuks
- Groenteloempia's - 100 stuks
- Falafelballetjes - 100 stuks
- Knoflooksaus - 2 flessen
- Zoete chilisaus - 2 flessen
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Citroenen - 12 stuks
- Verse munt - 4 bosjes
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 molen
- Olijfolie - 1 fles
- Servetten - 300 stuks
- Koffiefilters - 2 pakken
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Cocktailprikkers - 200 stuks
- Aluminiumfolie - 1 rol
- Vershoudfolie - 1 rol
- Bakpapier - 1 rol
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 1 doos
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Papieren handdoeken - 6 pakken
- Handdesinfectie - 4 flessen

Tips

Reken voor een openingsreceptie op 2 tot 3 drankjes per persoon in het eerste uur. Voorzie daarnaast per bezoeker minstens 2 waterglazen en ongeveer 4 tot 6 hapjes; houd dieetwensen apart herkenbaar.
Plan per 20 tot 30 bezoekers minstens één receptietafel en één afvalpunt in de buurt. Tafelrokken voorkomen dat kabels, voorraad en koelboxen zichtbaar onder de tafels liggen.
Gebruik per wand of presentatieruimte voldoende draadophangsets en kleefhaken, maar hang niets op zonder de draagkracht van de wand te controleren. Leg kunstwerklabels uiterlijk 2 dagen voor de opening klaar, zodat ontbrekende kunstenaarsinformatie nog kan worden aangevuld.
Test microfoon, speakers, mediaspelers en beeldschermen minimaal 2 uur voor ontvangst. Neem per gebruikte aansluiting minstens één verlengkabel en één stekkerdoos mee en leg oplaadkabels voor laptops en tablets op een vaste plek.
Plaats richtingsborden bij de ingang, garderobe, toiletten en expositieruimte. Zet spotlights minstens 1 uur voor opening goed, omdat reflecties op glas en donkere hoeken vaak pas zichtbaar zijn wanneer de ruimte volledig verlicht is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel glazen heb ik nodig voor een jubileumkunstexpositie?: Reken per verwachte bezoeker op 2 waterglazen en 1 wijnglas als wijn wordt geschonken. Bij een ontvangst van 50 mensen zijn dat bijvoorbeeld 100 waterglazen en 50 witte wijnglazen; met afwas tussendoor kan dit lager uitvallen.
Hoeveel hapjes moet ik bestellen voor een kunstexpositie?: Voor een opening van ongeveer 2 uur kun je 4 tot 6 hapjes per persoon rekenen. Voor 50 bezoekers betekent dat 200 tot 300 hapjes, verdeeld over minstens 2 of 3 soorten en aangepast aan de verzamelde dieetwensen.
Wanneer moet ik de techniek voor de expositie testen?: Test alle laptops, tablets, beeldschermen, mediaspelers, speakers en de microfoon minimaal 2 uur vóór de opening. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en oplaadkabels, zodat een lege accu of ontbrekende aansluiting de opening niet onderbreekt.
Hoeveel bewegwijzering heb ik nodig voor een jubileumkunstexpositie?: Plaats minimaal 1 welkomstbord bij de ingang en richtingsborden op elk beslispunt in de looproute. Voor een ruimte met ingang, garderobe, toiletten en expositiezaal zijn meestal 4 tot 6 duidelijke borden voldoende; hang ze uiterlijk op de ochtend van de opening op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.