Que faut-il prévoir pour une exposition d’art anniversaire ?

Une exposition d’art anniversaire demande plus qu’un accrochage soigné : il faut aussi accueillir les visiteurs, protéger les œuvres et assurer le bon déroulement du vernissage. Cette liste regroupe le mobilier, le matériel technique, l’éclairage, la décoration et la vaisselle à acheter ou à emprunter. Prévoyez les quantités selon le nombre d’œuvres, d’artistes et d’invités. Les éléments souvent oubliés sont les rallonges, les multiprises, les câbles de recharge et les verres pour les boissons.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tables bistrotqté 8
Chaisesqté 40
Portantsqté 2
Vitrinesqté 4
Tabouretsqté 6
Jupes de tableqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Écransqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6
Glacières portablesqté 3

Éclairage

Projecteursqté 8
Lampes d'ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8
Crochets adhésifsqté 40
Systèmes de suspension à filqté 40
Cadres photoqté 6

Vaisselle

Verres à vin blancqté 60
Verres à eauqté 60
Tasses à caféqté 40
Cuillères à caféqté 40
Assiettes à dessertqté 60
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Seaux à glaceqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Couverts de serviceqté 8
Plateauxqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Tonic - 3 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Bière - 3 caisses
- Glaçons - 10 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Petits pains à cuire - 60 pièces
- Fromage frais - 4 pots
- Brie - 2 kilos
- Fromage jeune - 2 kilos
- Houmous - 6 barquettes
- Tapenade - 4 barquettes
- Pesto - 3 pots
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 30 pièces
- Poires - 20 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Concombres - 6 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Noix mélangées - 3 kilo
- Olives - 6 bocaux
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Mini quiches - 120 pièces
- Nems aux légumes - 100 pièces
- Boules de falafel - 100 pièces
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sauce chili douce - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Citrons - 12 pièces
- Menthe fraîche - 4 bottes
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 moulin
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Serviettes - 300 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Pics à cocktail - 200 pièces
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Essuie-tout - 6 paquets
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez une table de réception pour l’accueil et les inscriptions, puis une table bistrot pour environ 6 à 8 invités. Cela évite de transformer l’espace d’exposition en zone de buffet.
Comptez au minimum un verre à vin et un verre à eau par invité, plus 10 % de réserve. Pour 40 personnes, prévoyez donc 44 verres de chaque type.
Mesurez les œuvres avant de choisir les systèmes de suspension à fil et les crochets adhésifs. Gardez au moins 10 % de matériel de fixation supplémentaire pour les ajustements de dernière minute.
Prévoyez une rallonge et une multiprise par zone technique, ainsi que des câbles de recharge pour les ordinateurs portables, tablettes et lecteurs multimédias. Testez tout le matériel au moins 24 heures avant l’ouverture.
Refroidissez les boissons quelques heures avant l’accueil et utilisez des glacières portables si le réfrigérateur ne peut pas contenir la quantité nécessaire. Préparez aussi les tasses et les cuillères à café avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une exposition d’art anniversaire ?: Prévoyez un verre à vin et un verre à eau par invité, avec une réserve de 10 %. Pour 50 invités, cela représente 55 verres à vin et 55 verres à eau.
Quand faut-il acheter le matériel pour l’exposition ?: Achetez ou réservez le mobilier, les vitrines, les portants et le matériel d’éclairage au moins 3 à 4 semaines avant l’exposition. Les éléments personnalisés ou difficiles à louer peuvent demander davantage de délai.
Combien de temps avant faut-il tester le son et les écrans ?: Testez les haut-parleurs, le microphone, les écrans, les projecteurs et les lecteurs multimédias au moins 24 heures avant l’ouverture. Faites un second contrôle 2 heures avant l’arrivée du public.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Installez un panneau d’accueil, des panneaux directionnels, une table de réception et les appareils nécessaires aux inscriptions. Préparez ces éléments au moins 1 heure avant l’ouverture afin de garder du temps pour les derniers réglages.

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