Checklist voor een jubileumkoorconcert organiseren

Een jubileumkoorconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen repertoire kiezen en een zaal vullen. Je regelt tegelijk het concertprogramma, de ontvangst van gasten, techniek, catering en de praktische organisatie rond koor en musici. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar kaartverkoop, communicatie en reserveringen. In de laatste week draait alles om aantallen, vrijwilligers, materialen en een duidelijke indeling van de concertdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Concertprogramma vaststellen
3 personen
Repertoire en jubilarislied kiezen
3 personen
Dirigent en musici bevestigen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Aanmeldingen openen
Kaartverkoop instellen
2 personen
Promotietekst publiceren
2 personen
Affiches verspreiden
4 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Programma en zaalindeling drukken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Route en parkeren communiceren
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse catering ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Servies en glaswerk controleren
2 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
3 personen
Tafels voor catering plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Jubileumdisplay plaatsen
2 personen
Geluidsset opstellen
3 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Muziekstandaards plaatsen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Licht op podium richten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Koor inzingen
25 personen
Programmafolders neerleggen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

Kaartcontrole bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Jubilarissen begeleiden
2 personen
Concert openen
Eerste concertdeel uitvoeren
30 personen
Pauzedranken serveren
6 personen
Hapjes aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede concertdeel uitvoeren
30 personen
Jubileumtoespraak houden
Jubilarissen huldigen
4 personen
Receptie openen
Receptiedrankjes serveren
5 personen
Buffet aanvullen
4 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Glazen en servies verzamelen
3 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
Zaal vegen en dweilen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Locatiesleutels inleveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Receptietafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 6
Kleedkamertafelsaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 30
Kapstokkenaantal 4
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 160
Bordenaantal 140
Gebaksvorkjesaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Schenk kannenaantal 10
Thermoskannenaantal 10

Apparatuur

Geluidsset
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 30
Pianokruk
Metronoom

Verlichting

Podiumlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Jubileumbanner
Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Fotolijstenaantal 8
Herinneringsboek

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 3
IJsblokbakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk 8 tot 10 weken vooraf vast, inclusief het repertoire en het speciale jubilarislied. Zo kunnen dirigent en musici repeteren en staat de juiste informatie op uitnodigingen en promotieteksten.
Open de aanmeldingen of kaartverkoop pas nadat datum, locatie, programma en capaciteit zijn bevestigd. Houd de gastenlijst wekelijks bij en sluit de inschrijving enkele dagen vóór het concert voor een betrouwbare cateringberekening.
Plan techniek en zaalindeling minimaal 3 weken vooraf. Controleer of de geluidsset, microfoons, statieven, luidsprekers, het mengpaneel en alle verlengkabels passen bij de ruimte en de opstelling.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en plaats de cateringbestelling op basis van de definitieve aantallen. Haal verse catering op de concertdag op tijd op en koel dranken voordat de ontvangst begint.
Maak één draaiboek voor vrijwilligers met tijden, taken en contactpersonen. Zet naamkaartjes, programma's, route- en parkeerinformatie en de indeling van stoelen, receptietafels, buffettafels en kleedkamers uiterlijk de dag ervoor klaar.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een jubileumkoorconcert organiseren en beginnen met de voorbereiding?: Begin ongeveer 3 maanden vooraf met datum, locatie, programma, dirigent en musici. Plan de kaartverkoop en promotie daarna, zodat je nog minstens 6 weken hebt om gasten te bereiken.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een jubileumkoorconcert sluiten?: Sluit de kaartverkoop meestal 3 tot 5 dagen voor het concert. Dan kun je de definitieve gastenlijst, cateringhoeveelheden, naamkaartjes en zaalindeling nog op tijd afronden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een jubileumkoorconcert?: Reken bij een kleinschalig concert op minimaal 1 vrijwilliger per taakgebied: ontvangst, kaartcontrole, catering, zaal en techniek. Bij meer dan 100 gasten is een bezetting van 6 tot 8 vrijwilligers praktischer, zodat niemand meerdere posten tegelijk hoeft te doen.
Wanneer moet ik de techniek voor een jubileumkoorconcert reserveren?: Reserveer de techniek minstens 3 weken vooraf en controleer de set uiterlijk 1 week voor het concert. Plan op de dag zelf minimaal 2 uur voor opbouw, aansluiten en een korte soundcheck.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.