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Checkliste für ein Jubiläums-Chorkonzert

Ein Jubiläums-Chorkonzert braucht neben den Proben eine klare Ablaufplanung. Zuerst stehen Termin, Ort, Programm und die Zusagen von Dirigent und Musikern fest. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Ticketverkauf und die Kommunikation zu Anfahrt und Parken. In der letzten Woche zählen genaue Gästeliste, Cateringmengen, Technik, Sitzordnung und die Einteilung der Freiwilligen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Konzertprogramm festlegen

    3 Personen

  • Repertoire und Jubilarlied auswählen

    3 Personen

  • Dirigent und Musiker bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    3 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Ticketverkauf einrichten

    2 Personen

  • Werbetext veröffentlichen

    2 Personen

  • Plakate verteilen

    4 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Cateringbestellung aufgeben

    2 Personen

  • Technik reservieren

    2 Personen

  • Programm und Raumaufteilung drucken

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Anfahrt und Parken kommunizieren

  • Endgültige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frisches Catering abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Geschirr und Glaswaren prüfen

    2 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Tische für den Empfang aufstellen

    3 Personen

  • Tische für das Catering aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Jubiläumsdisplay aufstellen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    3 Personen

  • Mikrofone aufstellen

    2 Personen

  • Notenständer aufstellen

    3 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    3 Personen

  • Licht auf die Bühne richten

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Chor einsingen

    25 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Eintrittskontrolle besetzen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Jubilare betreuen

    2 Personen

  • Konzert eröffnen

  • Ersten Konzertteil aufführen

    30 Personen

  • Pausengetränke servieren

    6 Personen

  • Snacks auffüllen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweiten Konzertteil aufführen

    30 Personen

  • Jubiläumsrede halten

  • Jubilare ehren

    4 Personen

  • Empfang eröffnen

  • Empfangsgetränke servieren

    5 Personen

  • Buffet auffüllen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Gläser und Geschirr einsammeln

    3 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Instrumente einpacken

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Cateringbereich reinigen

    3 Personen

  • Saal fegen und wischen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Locationschlüssel abgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • EmpfangstischeAnz. 4
  • BuffetischeAnz. 6
  • UmkleidetischeAnz. 3
  • UmkleidestühleAnz. 30
  • KleiderständerAnz. 4
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • GläserAnz. 160
  • TellerAnz. 140
  • GebäckgabelnAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 10
  • ThermoskannenAnz. 10

Ausstattung

  • Soundanlage
  • MikrofoneAnz. 8
  • MikrofonständerAnz. 8
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • NotenständerAnz. 30
  • Klavierhocker
  • Metronom

Beleuchtung

  • BühnenbeleuchtungAnz. 6
  • StimmungsleuchtenAnz. 8

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • Jubiläumsbanner
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 10
  • BilderrahmenAnz. 8
  • Erinnerungsbuch

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3
  • KorkenzieherAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm, Repertoire und Jubiläumslied früh fest und drucke Programm sowie Raumaufteilung spätestens in der letzten Woche. So wissen Chor, Musiker, Helfer und Gäste, was sie erwartet.
  • Öffne Anmeldungen und Ticketverkauf erst, wenn Datum und Ort bestätigt sind. Prüfe die Anmeldungen regelmäßig und erfasse Ernährungswünsche spätestens bei der finalen Gästeliste.
  • Plane Catering nach der endgültigen Gästezahl und bestelle frische Speisen mit einem Zeitpuffer. Getränke sollten am Veranstaltungstag rechtzeitig gekühlt werden; das frische Catering holst du erst kurz vor dem Empfang ab.
  • Reserviere Soundanlage, Mikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher und Mischpult nicht erst am Konzerttag. Prüfe zusätzlich Verlängerungskabel, Notenständer, Klavierhocker und Bühnenbeleuchtung bei einem Techniktest.
  • Teile die Freiwilligen in konkrete Schichten für Empfang, Garderobe, Saal, Buffet und Abbau ein. Bereite Namensschilder sowie Empfangs-, Buffet- und Umkleidetische vor, damit der Aufbau nicht an einer Person hängen bleibt.

Häufige Fragen

Wann sollte man ein Jubiläums-Chorkonzert organisieren?
Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Termin, Ort, Programm und den Zusagen von Dirigent und Musikern. Einladungen, Ticketverkauf und Werbung sollten mehrere Wochen vor dem Konzert starten.
Wie viel Catering braucht man für ein Jubiläums-Chorkonzert?
Berechne die Mengen erst nach dem Anmeldeschluss anhand der endgültigen Gästeliste. Plane zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein und berücksichtige vegetarische sowie andere gemeldete Ernährungswünsche.
Wann muss die Technik für ein Chorkonzert reserviert werden?
Reserviere Soundanlage, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Bühnenbeleuchtung spätestens zwei bis vier Wochen vor dem Termin. Ein vollständiger Test mit Mikrofonständern, Kabeln und Notenständern sollte innerhalb der letzten Woche stattfinden.
Was muss am Tag des Jubiläums-Chorkonzerts bereitstehen?
Vor dem Einlass sollten Sitzplätze, Empfangs- und Buffetische, Garderobe, Namensschilder, gedruckte Programme und gekühlte Getränke bereitstehen. Plane für Aufbau und Technikprüfung mindestens zwei bis drei Stunden vor Konzertbeginn ein.

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