Checklist pour organiser un concert choral anniversaire

Un concert choral anniversaire demande de coordonner la musique, l’accueil du public et la réception autour du spectacle. Commencez par fixer la date, le lieu et le programme, puis avancez vers les invitations, les inscriptions et la billetterie. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, la technique, le catering et les bénévoles. Cette checklist rassemble les 74 tâches et les 51 fournitures nécessaires, dans l’ordre où vous pouvez les traiter.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme du concert
3 personnes
Choisir le répertoire et la chanson de jubilé
3 personnes
Confirmer le chef d'orchestre et les musiciens
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Ouvrir les inscriptions
Mettre en place la billetterie
2 personnes
Publier le texte promotionnel
2 personnes
Distribuer les affiches
4 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Passer la commande traiteur
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Imprimer le programme et le plan de salle
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Aller chercher le catering frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer des tables d'accueil
3 personnes
Installer les tables de catering
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le présentoir d'anniversaire
2 personnes
Installer la sono
3 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Installer les pupitres de musique
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Diriger la lumière vers la scène
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Faire répéter la chorale
25 personnes
Déposer les brochures du programme
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Assurer le contrôle des billets
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accompagner les jubilaires
2 personnes
Ouvrir le concert
Interpréter la première partie du concert
30 personnes
Servir les boissons de pause
6 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Interpréter la deuxième partie du concert
30 personnes
Prononcer le discours d'anniversaire
Honorer les jubilaires
4 personnes
Ouvrir la réception
Servir les boissons de réception
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Rassembler les verres et la vaisselle
3 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel audio
3 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
Balayer et laver la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Restituer les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables de réceptionqté 4
Tables de buffetqté 6
Tables de logeqté 3
Chaises des vestiairesqté 30
Porte-manteauxqté 4
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Assiettesqté 140
Fourchettes à gâteauqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Pichets de serviceqté 10
Thermosqté 10

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Pieds de microqté 30
Tabouret de piano
Métronome

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Bannière d’anniversaire
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 10
Cadres photoqté 8
Livre souvenir

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Bacs à glaçonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le répertoire et la chanson de jubilé avant de publier les invitations : le programme influence la durée du concert, les besoins techniques et le texte promotionnel.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires. Prévoyez ensuite un délai de quelques jours pour établir la liste définitive des invités et passer la commande au traiteur.
Ne réservez pas seulement la sonorisation : vérifiez aussi les microphones, pieds de micro, haut-parleurs, table de mixage, rallonges et multiprises, puis faites un essai sur place avant le concert.
Préparez le plan de salle, les badges nominatifs et les informations d’itinéraire et de stationnement avant l’arrivée des invités. Ces éléments sont souvent oubliés jusqu’au jour J.
Le jour du concert, allez chercher le catering frais suffisamment tôt pour refroidir les boissons et contrôler la vaisselle, les verres, les tasses, les assiettes et les couverts avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert choral anniversaire ?: Commencez plusieurs semaines avant la date prévue. Le programme, le répertoire, les musiciens, le lieu et la billetterie doivent être confirmés avant l’envoi des invitations.
Combien de temps avant le concert envoyer les invitations ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés. Gardez ensuite quelques jours pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et établir la liste définitive des invités.
Quand réserver la technique pour un concert choral ?: Réservez la technique dès que la configuration de la salle et le nombre de musiciens sont connus. Prévoyez un essai avant le concert pour vérifier les microphones, les haut-parleurs, les projecteurs et les branchements.
Que faut-il vérifier le matin d’un concert choral anniversaire ?: Vérifiez l’installation des chaises, tables, porte-manteaux et éclairages, puis contrôlez la sonorisation et la vaisselle. Récupérez le catering frais assez tôt pour refroidir les boissons et terminer la mise en place avant l’accueil du public.

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