Checklist para organizar un concierto coral de aniversario

Un concierto coral de aniversario combina actuaciones, recepción de invitados y una celebración posterior. Para que todo encaje, conviene avanzar en este orden: fecha y lugar, programa, participantes, invitaciones, entradas, técnica y catering. La lista completa reúne 74 tareas y 51 elementos, desde los atriles y micrófonos hasta las mesas del buffet y las tarjetas de nombre. También te ayuda a detectar lo que suele quedar para el último día: confirmar preferencias dietéticas, enfriar las bebidas y comprobar vajilla, cristalería y cables.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Establecer el programa del concierto
3 personas
Elegir el repertorio y la canción de los homenajeados
3 personas
Confirmar al director y a los músicos
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Abrir inscripciones
Configurar la venta de entradas
2 personas
Publicar el texto promocional
2 personas
Distribuir carteles
4 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Realizar el pedido de catering
2 personas
Reservar técnica
2 personas
Imprimir el programa y la distribución de salas
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Comunicar la ruta y el aparcamiento
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger el catering fresco
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar la vajilla y la cristalería
2 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Colocar las sillas
5 personas
Colocar las mesas de recepción
3 personas
Colocar mesas para catering
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar el display del aniversario
2 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Colocar atriles
3 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Dirigir la luz hacia el escenario
2 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Calentar al coro
25 personas
Colocar los folletos del programa
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar el buffet de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas

Evento

Atender el control de entradas
2 personas
Recibir a los invitados
4 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Acompañar a los homenajeados
2 personas
Abrir el concierto
Interpretar la primera parte del concierto
30 personas
Servir bebidas del descanso
6 personas
Reponer los aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Realizar la segunda parte del concierto
30 personas
Dar el discurso de aniversario
Homenajear a los homenajeados
4 personas
Abrir la recepción
Servir las bebidas de recepción
5 personas
Reponer el bufé
4 personas
Reponer café y té
2 personas
Recoger vasos y vajilla
3 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Empacar instrumentos
3 personas
Retirar sillas y mesas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la zona de catering
3 personas
Barr er y fregar el suelo del salón
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Entregar las llaves del lugar

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas de recepcióncant. 4
Mesas de buffetcant. 6
Mesas de vestuariocant. 3
Sillas del vestuariocant. 30
Percheroscant. 4
Taburetescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 160
Platoscant. 140
Tenedores de postrecant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 12
Jarras para servircant. 10
Termoscant. 10

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Atrilescant. 30
Taburete de piano
Metrónomo

Iluminación

Luces del escenariocant. 6
Luces decorativascant. 8

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Banner de aniversario
Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 10
Marcos de fotoscant. 8
Libro de recuerdos

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 3
Sacacorchoscant. 3
Cubiterascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de diseñar las invitaciones. Incluye la duración aproximada, la canción dedicada a los homenajeados y si habrá recepción después del concierto.
Confirma director, músicos y necesidades técnicas con tiempo. Haz una prueba del equipo de sonido, micrófonos, soportes, altavoces y mesa de mezclas antes de abrir las puertas.
Calcula el catering a partir de la lista definitiva de invitados y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido. Reserva también mesas separadas para recepción, buffet y vestuario.
Asigna voluntarios a funciones concretas, no solo a una franja horaria. Necesitarás cubrir como mínimo recepción, entradas, orientación hacia el aparcamiento, vestuario y apoyo durante el buffet.
Deja el montaje final para una revisión ordenada: coloca sillas, atriles y luces, prepara programas y tarjetas de nombre, enfría las bebidas y comprueba que haya suficientes tazas, vasos, platos y cubiertos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto coral de aniversario?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar la fecha, el lugar, el repertorio, el director y los músicos. Reserva la técnica y el catering antes de enviar las invitaciones, y deja la semana final para confirmar asistentes y cerrar cantidades.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones del concierto coral?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del concierto. Da un plazo de al menos 10 días para inscribirse o comprar entradas, así tendrás tiempo de cerrar la lista de invitados, las preferencias dietéticas y el pedido de catering.
¿Cuánto catering calcular para un concierto coral de aniversario?: Calcula las cantidades con la lista definitiva de invitados y añade aproximadamente un 10 % de margen para evitar faltantes. Recoge las restricciones alimentarias antes de hacer el pedido y recoge los productos frescos el mismo día o el anterior, según su conservación.
¿Cuándo se hace la prueba técnica del concierto?: Haz una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de la apertura, con todos los micrófonos, altavoces, cables, atriles y luces del escenario. Comprueba también la disposición de las sillas y que el programa impreso coincida con el orden de actuación.

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