Jubileumkermis organiseren: checklist en planning

Een jubileumkermis vraagt meer voorbereiding dan alleen attracties en catering reserveren. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en verzekering vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en de terreinindeling. In de laatste week controleer je leveringen, spelmateriaal, dieetwensen en de weersverwachting. Op de dag zelf draait alles om een vrije opbouwroute, duidelijke entree, gekoelde dranken en vrijwilligers die weten waar ze moeten staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Kermisattracties reserveren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Verzekering controleren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma afdrukken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Prijzen voor spellen inkopen
2 personen
Route en entree bepalen
2 personen
Plattegrond maken
Weersverwachting controleren
Leveringen bevestigen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Prijzen sorteren
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Kleding en accessoires klaarleggen
2 personen
Terrein vrijmaken
4 personen
Attracties laten opbouwen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Spelkramen inrichten
4 personen
Prijzen uitstallen
2 personen
Buffet en bar inrichten
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

Entree bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Kermisspellen begeleiden
4 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Attracties begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
Muziek bedienen
Jubileumtoespraak aankondigen
Groepsfoto maken
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Attracties uitschakelen
4 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Spelmateriaal inpakken
2 personen
Koelmaterialen legen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur schoonmaken
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Attracties laten afbouwen
4 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Restanten veilig opbergen
2 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Krukkenaantal 20
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Afzetpalenaantal 12
Dranghekkenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 80
Waterglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Partyspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20
Kassakist
Pinautomaat
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Ballonnenboogaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 12
Jubileumbanneraantal 2
Tafelkledenaantal 16
Tafelversieringaantal 16
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Entreebord
Wegwijzerbordenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8
Noodverlichtingaantal 4

Spelmateriaal

Ringwerpsetsaantal 2
Blikwerpsetsaantal 2
Sjoelbakkenaantal 2
Kop-van-jutspel
Touwtrektouwenaantal 2
Hoepelsaantal 12
Ballenaantal 20
Pionnenaantal 24
Scorebordenaantal 6
Stempelkaartenaantal 200
Speelmuntenaantal 500
Prijsbekersaantal 100

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Schoonmaakkarrenaantal 2
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 10
Zaklampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer attracties en catering zodra datum en locatie vaststaan. Bevestig beide leveringen uiterlijk één week vooraf, zodat je nog kunt bijsturen bij wijzigingen.
Maak de plattegrond vóór je tafels, tenten en dranghekken laat plaatsen. Houd een vrije route voor leveranciers en bepaal vooraf waar entree, spellen, catering en afvalbakken komen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal gasten uiterlijk één week voor de catering door. Leg de informatie op de buffettafel zichtbaar klaar voor de organisatie.
Plan de laatste terreincontrole op de ochtend vóór het evenement. Controleer onder meer stroompunten, verlengkabels, kabelgoten, afzettingen en de plek waar attracties worden opgebouwd.
Leg prijzen, spelregels, programma's en kleding of accessoires per onderdeel klaar. Controleer spelmateriaal en sorteer prijzen vóór de start, zodat vrijwilligers niet tijdens de kermis hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumkermis organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, verzekering en reserveringen. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week voor de kermis kunt verwerken.
Wanneer moet ik attracties voor een jubileumkermis reserveren?: Reserveer attracties zodra datum en locatie definitief zijn, bij voorkeur minstens 8 weken vooraf. Bevestig de opbouw en levering nogmaals 7 dagen voor het evenement.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een jubileumkermis?: Plan minimaal 3 tot 4 uur voor terreincontrole, het plaatsen van tenten, tafels en afzettingen en de opbouw van attracties. Laat attractieleveranciers en andere leveranciers op verschillende tijdstippen komen als de toegangsroute beperkt is.
Wanneer controleer ik het weer voor een jubileumkermis?: Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik dat moment om tenten, kleding, drankkoeling en de terreinindeling aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.