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Jubiläumsjahrmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jubiläumsjahrmarkt braucht mehr als Attraktionen und Essen. Genehmigungen, Strom, Einlass, Spielpreise und Helfer müssen aufeinander abgestimmt sein, damit am Veranstaltungstag nichts liegen bleibt. Plane zuerst Datum, Ort und Programm, bestätige danach Reservierungen und Lieferungen und gehe die Ausstattung kurz vor dem Aufbau vollständig durch. Diese Checkliste bündelt 73 Aufgaben und 78 benötigte Gegenstände in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

    2 Personen

  • Jahrmarktsattraktionen reservieren

    2 Personen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Versicherung prüfen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm drucken

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Spielregeln aufschreiben

    2 Personen

  • Preise für Spiele einkaufen

    2 Personen

  • Route und Eingang festlegen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Lieferungen bestätigen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Preise sortieren

    2 Personen

  • Spielmaterial kontrollieren

    2 Personen

  • Kleidung und Accessoires bereitlegen

    2 Personen

  • Gelände freimachen

    4 Personen

  • Attraktionen aufbauen lassen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Eingang und Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Spielstände einrichten

    4 Personen

  • Preise ausstellen

    2 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    4 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Eingang besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Jahrmarktsspiele betreuen

    4 Personen

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Attraktionen betreuen

    4 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Musik bedienen

  • Jubiläumsrede ankündigen

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Attraktionen ausschalten

    4 Personen

  • Catering aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Spielmaterial einpacken

    2 Personen

  • Kühlmaterialien entleeren

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Attraktionen abbauen lassen

    4 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Ort sauber übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 12
  • HockerAnz. 20
  • BuffetischeAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • AbsperrgitterAnz. 10

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 180
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
  • WassergläserAnz. 220
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • MesserAnz. 180
  • GabelnAnz. 180
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • PartylautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 20
  • Kassette
  • Geldautomat
  • PowerbanksAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 300
  • BallonbogenAnz. 2
  • WimpelkettenAnz. 12
  • JubiläumsbannerAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 16
  • TischdekorationAnz. 16
  • Fotowand
  • FotopropsAnz. 20
  • Eingangsschild
  • Wegweiser-SchilderAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 8
  • NotbeleuchtungAnz. 4

Spielmaterial

  • RingwurfsätzeAnz. 2
  • DosenwurfsetsAnz. 2
  • SjoelbakkenAnz. 2
  • Hau-den-Lukas-Spiel
  • TauziehseileAnz. 2
  • ReifenAnz. 12
  • BälleAnz. 20
  • KegelAnz. 24
  • AnzeigetafelnAnz. 6
  • StempelkartenAnz. 200
  • SpielmünzenAnz. 500
  • PokalpreiseAnz. 100

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchälchenAnz. 20
  • ThermoskannenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2

Reinigung

  • ReinigungswagenAnz. 2
  • EimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • BesensetsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 24
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • HandtuchspenderAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 4
  • SicherheitswestenAnz. 10
  • TaschenlampenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Genehmigungen, Versicherung und den Veranstaltungsort möglichst früh. Für Attraktionen, Catering und Zelte solltest du vor dem Versand der Einladungen verbindliche Reservierungen haben.
  • Plane den Einlass nicht erst am Veranstaltungstag: Lege Route und Eingang fest, zeichne einen Lageplan und stelle Absperrpfosten oder Absperrgitter dort auf, wo Besucherströme gelenkt werden müssen.
  • Rechne bei Spielen nicht nur mit den Hauptpreisen. Sortiere die Preise vorab und kontrolliere das Spielmaterial spätestens am Vortag, damit fehlende Kleinteile nicht während des Jahrmarkts auffallen.
  • Ordne Strom und Kühlung den jeweiligen Bereichen zu. Verlängerungskabel brauchen Kabelkanäle, Getränke gehören rechtzeitig in Kühlschränke oder Kühlboxen, und Kaffeemaschinen sowie Wasserkocher sollten vor dem Aufbau getestet werden.
  • Bestätige Lieferungen und Helfer spätestens 48 Stunden vorher. Prüfe außerdem die Wettervorhersage, räume das Gelände frei und lege Kleidung sowie Accessoires für das Programm griffbereit bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jubiläumsjahrmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Reservierungen. Einladungen können folgen, sobald Attraktionen, Catering und der grobe Ablauf feststehen.
Was muss man für einen Jubiläumsjahrmarkt genehmigen lassen?
Das hängt von Ort und Umfang ab; prüfe mindestens Veranstaltungsgenehmigung, Auflagen für Attraktionen, Musik, Lebensmittel und Verkehrswege. Starte die Prüfung spätestens 8 Wochen vor dem Termin, weil Nachforderungen Zeit kosten können.
Wann sollte man Getränke und verderbliche Waren einkaufen?
Plane den Einkauf für haltbare Waren etwa 3 bis 5 Tage vorher. Getränke kannst du 1 bis 2 Tage vorher kühlen; frische oder empfindliche Lebensmittel sollten nach Lieferzeit und Kühlmöglichkeit bestellt werden.
Wie viele Helfer braucht ein Jubiläumsjahrmarkt?
Teile die Aufgaben mindestens in Einlass, Spiele, Catering, Aufsicht und Aufräumen auf. Als praktische Planung solltest du pro gleichzeitig betreutem Bereich mindestens eine verantwortliche Person und zusätzlich 2 bis 3 flexible Helfer einteilen.

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