Checklist pour organiser une fête foraine d’anniversaire

Une fête foraine d’anniversaire demande plus qu’une réservation d’attractions. Il faut coordonner le lieu, les autorisations, le traiteur, les inscriptions et la circulation des invités, puis préparer le matériel et les lots de jeux. Cette checklist regroupe 73 tâches et 78 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Vous saurez notamment quand vérifier l’assurance, confirmer les livraisons et adapter l’installation à la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Réserver les attractions de fête foraine
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Vérifier l’assurance
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Imprimer le programme
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Acheter les prix pour les jeux
2 personnes
Déterminer le parcours et l’entrée
2 personnes
Créer le plan
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les livraisons
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les prix
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Préparer les vêtements et accessoires
2 personnes
Dégager le site
4 personnes
Faire monter les attractions
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Installer les stands de jeux
4 personnes
Installer les lots
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Tenir l'entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Encadrer les jeux de fête foraine
4 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Accompagner les attractions
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Gérer la musique
Annoncer le discours d’anniversaire
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre les attractions
4 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Emballer le matériel de jeu
2 personnes
Vider les éléments de refroidissement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Faire démonter les attractions
4 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Remettre le lieu propre
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Tabouretsqté 20
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 8
Poteaux de balisageqté 12
Barrières de fouleqté 10

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 80
Verres à eauqté 220
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Haut-parleurs de fêteqté 2
Microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 20
Caisse de caisse
Terminal de paiement
Batteries externesqté 4

Décoration

Ballonsqté 300
Arche de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannière d’anniversaireqté 2
Nappesqté 16
Décoration de tableqté 16
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Panneau d’entrée
Panneaux directionnelsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8
Éclairage de secoursqté 4

Matériel de jeu

Jeux de lancer d'anneauxqté 2
Jeux de lancer de boîtesqté 2
Tables de jeu de paletsqté 2
Jeu du marteau de forain
Cordes de tir à la cordeqté 2
Cerceauxqté 12
Ballonsqté 20
Cônesqté 24
Panneaux de scoreqté 6
Cartes de poinçonnageqté 200
Jetons de jeuqté 500
Coupesqté 100

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 20
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Chariots de ménageqté 2
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 10
Lampes de pocheqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant la fête, puis vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires pour les attractions, les tentes et l’accueil du public.
Demandez les réponses des invités au plus tard 10 à 14 jours avant l’événement. Utilisez ce délai pour recueillir les allergies et besoins alimentaires, ajuster le traiteur et prévoir les quantités de vaisselle.
Dessinez le parcours de l’entrée aux attractions avant l’installation. Gardez des passages dégagés et prévoyez les barrières, poteaux de balisage et poubelles aux endroits où les files se forment.
Confirmez les livraisons 3 à 5 jours avant la fête, notamment le montage des attractions, les tables, les réfrigérateurs et le matériel électrique. Le jour précédent, contrôlez les rallonges, multiprises et goulottes de câbles.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis réévaluez-les le matin même. Refroidissez les boissons à l’avance, triez les lots et répartissez les bénévoles avant l’arrivée des premiers invités pour éviter de gérer ces détails pendant les jeux.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête foraine d’anniversaire ?: Commencez environ 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les attractions, le lieu, le traiteur et les autorisations doivent être sécurisés en premier, avant l’envoi des invitations.
Combien de temps avant envoyer les invitations ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la fête et fixez une date de réponse 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand vérifier la météo pour une fête foraine ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une confirmation 48 heures avant et le matin même. Cette marge permet d’adapter les tentes, le parcours et l’organisation extérieure.
Quand installer les attractions de la fête foraine ?: Planifiez le montage le jour précédent ou suffisamment tôt le jour J selon les contraintes du prestataire. Confirmez l’horaire de livraison 3 à 5 jours avant et contrôlez l’accès au site avant l’arrivée des équipes.

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