Checklist para tu feria de aniversario

Una feria de aniversario necesita más coordinación que una fiesta convencional: hay que cerrar el recinto, las atracciones, la comida, los juegos y el recorrido de los invitados. Empieza por la fecha, el lugar, los permisos y el seguro; después confirma proveedores y asistentes. Durante la última semana, revisa entregas, material, bebidas, premios y previsión meteorológica. Esta checklist reúne 73 tareas y 78 elementos para avanzar en el orden correcto y evitar compras o decisiones de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
2 personas
Reservar atracciones de feria
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Comprobar el seguro
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Imprimir el programa
Asignar voluntarios
2 personas
Redactar las reglas del juego
2 personas
Comprar premios para los juegos
2 personas
Definir la ruta y la entrada
2 personas
Hacer el plano
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar entregas
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Ordenar los premios
2 personas
Comprobar el material de juego
2 personas
Dejar listos la ropa y los accesorios
2 personas
Despejar el recinto
4 personas
Encargar el montaje de las atracciones
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
Montar los puestos de juegos
4 personas
Exponer los premios
2 personas
Montar el bufé y la barra
4 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
3 personas

Evento

Atender la entrada
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Coordinar los juegos de feria
4 personas
Entregar premios
2 personas
Acompañar las atracciones
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Repartir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
Controlar la música
Anunciar el discurso de aniversario
Hacer una foto de grupo
2 personas
Anunciar la última ronda
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Apagar las atracciones
4 personas
Recoger el catering
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Empaquetar el material de juego
2 personas
Vaciar el material de refrigeración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el equipo
2 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Retirar las atracciones
4 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Dejar el recinto limpio
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Taburetescant. 20
Mesas de buffetcant. 4
Papeleracant. 8
Postes separadorescant. 12
Vallas de control de multitudescant. 10

Vajilla

Platos reutilizablescant. 180
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos para aguacant. 220
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 100
Cuchilloscant. 180
Tenedorescant. 180
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Altavoces para fiestascant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 20
Caja registradora
Cajero automático
Baterías externascant. 4

Decoración

Globoscant. 300
Arco de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Banner de aniversariocant. 2
Mantelescant. 16
Decoración de mesacant. 16
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20
Cartel de entrada
Señales de orientacióncant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8
Iluminación de emergenciacant. 4

Material de juego

Sets de lanzamiento de aroscant. 2
Sets de lanzamiento de latascant. 2
Mesas de tejocant. 2
Juego de fuerza
Cuerdas para tira y aflojacant. 2
Aroscant. 12
Pelotascant. 20
Conoscant. 24
Marcadorescant. 6
Tarjetas de selloscant. 200
Monedas de juegocant. 500
Copas premiocant. 100

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 20
Termoscant. 6
Cubiterascant. 6
Abrebotellascant. 4
Jarras medidorascant. 2

Limpieza

Carros de limpiezacant. 2
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 24
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 10
Linternascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y los permisos. No reserves atracciones ni catering hasta comprobar que el recinto admite la instalación, el aforo y las condiciones necesarias.
Envía las invitaciones con tiempo suficiente para gestionar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Fija una fecha límite de respuesta de 7 a 10 días antes de la feria.
Dibuja el plano antes del montaje: separa entrada, atracciones, juegos, buffet, bebidas y zonas de paso. Deja libres los accesos y coloca vallas o postes donde se formen colas.
Calcula las bebidas por tramos: prevé 2 o 3 por persona durante la primera hora y mantén una reserva aparte. Enfría agua y refrescos el día anterior; las neveras portátiles sirven para reponer durante el evento.
Asigna voluntarios con funciones y horarios concretos. Nombra al menos una persona para las inscripciones, otra para los juegos y otra para coordinar entregas, montaje y desmontaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de aniversario?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar fecha, lugar, permisos, seguro, atracciones y catering. Las invitaciones deberían salir entre 4 y 6 semanas antes, con una fecha límite de respuesta de 7 a 10 días antes.
¿Cuándo hay que reservar las atracciones y el catering?: Resérvalos en cuanto estén confirmados el lugar, el aforo y los permisos, idealmente entre 6 y 10 semanas antes. Confirma las entregas y el montaje 3 o 4 días antes del evento.
¿Cuántas bebidas necesito para una feria de aniversario?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y después aproximadamente 1 por persona cada hora, ajustando según la duración y el clima. Enfría parte de las bebidas el día anterior y deja una reserva para reponer.
¿Qué hay que preparar el día antes de la feria?: Comprueba la lista de la compra, enfría las bebidas, ordena los premios, revisa el material de juego y deja listas la ropa y los accesorios. También conviene confirmar el pronóstico, las entregas y los horarios de montaje entre 24 y 48 horas antes.

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