Checklist voor een jubileumdocumentairevertoning

Een jubileumdocumentairevertoning vraagt om meer voorbereiding dan alleen een film afspelen. Regel eerst de vertoningsrechten, locatie en uitnodigingen; daarna controleer je de documentaireversie, ondertiteling en techniek. In de laatste week werk je de gastenlijst, catering en drukwerk af. Op de dag zelf draait alles om een getest beeld- en geluidssysteem, een duidelijke ontvangsttafel en een zaal die vóór binnenkomst klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vertoningsrechten regelen
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Programma vastleggen
2 personen
Documentaireversie controleren
2 personen
Ondertiteling controleren
Techniek testen
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
Naamkaartjes printen
Programmakaarten printen
Bewegwijzering maken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Projectie aansluiten
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Techniek opnieuw testen
2 personen
Licht instellen
Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Documentaire starten
Techniek tijdens vertoning bewaken
Dranken bijvullen
2 personen
Nagesprek begeleiden
2 personen
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 4

Servies

Glazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 90
Besteksetsaantal 90
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adaptersaantal 3
Stekkerdozenaantal 5
Verlengkabelsaantal 5
Afstandsbedieningenaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Jubileumbanner
Fotopostersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Richtingsbordenaantal 8
Kleefstripsaantal 2

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Theedoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de vertoningsrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer daarna ook of de gekozen documentaireversie en ondertiteling definitief zijn, zodat je niet op de dag zelf met een andere videofile werkt.
Plan de techniek minstens twee keer: een volledige test in de week vooraf en opnieuw bij het openen van de locatie. Test beamer, scherm, laptop, luidsprekers, microfoon, HDMI-kabels, adapters en afstandsbedieningen samen.
Verwerk dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór het evenement in de cateringbestelling. Maak daarna de definitieve gastenlijst, naamkaartjes en programmakaarten; zo voorkom je dat last-minute wijzigingen het drukwerk vertragen.
Zet de ontvangsttafel vóór de zaal open is klaar met naamkaartjes en bewegwijzering. Hang richtingsborden op bij de ingang en op kruispunten, omdat bezoekers anders vaak rechtstreeks naar de zaal lopen en de registratie overslaan.
Koel dranken ruim vóór aanvang en bereid hapjes zo dat ze direct kunnen worden neergezet. Controleer ook koffiezetapparaat, waterkokers, thermoskannen, glazen, kopjes, borden, bestek en serveermateriaal voordat de gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumdocumentairevertoning organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de vertoningsrechten, locatie en uitnodigingen. Reserveer de catering zodra je een eerste inschatting van het aantal gasten hebt.
Wanneer moet ik de techniek van een documentairevertoning testen?: Doe minimaal 7 dagen vooraf een volledige test met de definitieve film, laptop, beamer, projectiescherm en luidsprekers. Test op de dag zelf nogmaals zodra de locatie open is.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een jubileumdocumentairevertoning?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur van het programma. Zet ook koffie en water klaar, met extra glazen voor bezoekers die tussendoor wisselen.
Wanneer maak ik de definitieve gastenlijst en naamkaartjes?: Sluit de aanmeldingen ongeveer 5 tot 7 dagen vóór de vertoning en maak daarna de definitieve gastenlijst. Print naamkaartjes en programmakaarten pas na die controle, zodat dieetwensen en wijzigingen nog kunnen worden verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.