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Checkliste für eine Jubiläumsdokumentarfilmvorführung

Bei einer Jubiläumsdokumentarfilmvorführung müssen Rechte, Filmfassung und Technik genauso früh geklärt werden wie Raum, Einladungen und Catering. Plane die Anmeldung so, dass du Ernährungswünsche und die endgültige Gästezahl rechtzeitig erfassen kannst. Am Veranstaltungstag zählen ein getesteter Beamer, passende Kabel, klare Wegweiser und ein vorbereiteter Empfangstisch. Diese Checkliste führt dich von den ersten Reservierungen bis zum Aufbau und der Vorführung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Aufführungsrechte regeln

  • Location reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Dokumentarversion prüfen

    2 Personen

  • Untertitel überprüfen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Namensschilder drucken

  • Programmhefte drucken

  • Beschilderung erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Projektion anschließen

    2 Personen

  • Ton anschließen

    2 Personen

  • Technik erneut testen

    2 Personen

  • Licht einstellen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Dokumentation starten

  • Technik während der Vorführung überwachen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Nachgespräch moderieren

    2 Personen

  • Snacks und Getränke servieren

    3 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel zurückstellen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Fundsachen bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 80
  • TischeAnz. 8
  • Empfangstisch
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • GläserAnz. 90
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 90
  • BestecksetsAnz. 90
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • FernbedienungenAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6

Dekoration

  • Jubiläumsbanner
  • FotoposterAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 80
  • WegweiserAnz. 8
  • KlebestreifenAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-TischlampenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • SpülbürstenAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 4
  • GeschirrtücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Regle die Aufführungsrechte und reserviere die Location möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Prüfe danach, ob die geplante Dokumentarversion und alle Untertitel zur Vorführung passen.
  • Verschicke die Einladungen früh genug und setze ein konkretes Anmeldedatum, etwa 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Gästezahl, Namensschilder, Programmhefte und Ernährungswünsche einplanen.
  • Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Lautsprecher, Mikrofon, HDMI-Kabel und Adapter mindestens 2 bis 3 Tage vorher gemeinsam. Prüfe dabei auch Bildformat, Ton, Untertitel und eine Ersatzlösung für fehlende Anschlüsse.
  • Plane Getränke und Snacks nach der bestätigten Gästezahl und stelle gekühlte Getränke, Gläser, Teller und Servierbesteck vor dem Einlass bereit. Kaffeemaschine, Wasserkocher und Thermoskannen sollten an einem festen Versorgungspunkt stehen.
  • Baue am Veranstaltungstag zuerst Sitzplätze, Tische und Technik auf und richte danach Empfang, Beschilderung und Dekoration ein. Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn, damit ein kompletter Technik- und Ablaufcheck möglich ist.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man die Aufführungsrechte für eine Jubiläumsdokumentarfilmvorführung klären?
Kläre die Aufführungsrechte idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit, die Dokumentarversion, Untertitel und mögliche Vorgaben des Rechteinhabers zu prüfen.
Wann sollte man die Einladungen zur Jubiläumsdokumentarfilmvorführung verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und gib ein Anmeldedatum 10 bis 14 Tage vor der Vorführung an. Dadurch kannst du Catering, Sitzplätze und Namensschilder nach der tatsächlichen Gästezahl vorbereiten.
Wie lange vorher muss die Technik für die Filmvorführung getestet werden?
Teste die komplette Technik mindestens 2 bis 3 Tage vorher und wiederhole den Kurzcheck am Veranstaltungstag. Plane für Beamer, Leinwand, Laptop, Ton, Mikrofon und HDMI-Verbindungen mindestens 30 Minuten ein.
Wann sollte man den Raum für die Jubiläumsdokumentarfilmvorführung öffnen?
Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. In dieser Zeit lassen sich Raumaufteilung, Stühle, Empfangstisch, Catering, Wegweiser und ein vollständiger Film- und Tontest ohne Zeitdruck erledigen.

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