Checklist pour organiser une projection de documentaire anniversaire
Une projection de documentaire pour un anniversaire demande plus qu’un écran et quelques chaises. Il faut obtenir les droits de diffusion, confirmer la bonne version du film, vérifier les sous-titres et tester toute la chaîne technique avant l’arrivée des invités. Cette checklist regroupe les préparatifs dans l’ordre : lieu, inscriptions, restauration, matériel, accueil et installation de la salle. Prévoyez aussi un temps dédié aux badges, à la signalétique et au refroidissement des boissons.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Organiser les droits de diffusion
Réserver le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Définir le programme
2 personnes
Vérifier la version documentaire
2 personnes
Vérifier les sous-titres
Tester la technique
2 personnes
Établir la liste définitive des invités
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer les cartes du programme
Créer la signalisation
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Brancher la projection
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Revérifier la technique
2 personnes
Régler l’éclairage
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Lancer le documentaire
Surveiller la technique pendant la projection
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le débriefing
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 80
- Tablesqté 8
- Table d’accueil
- Tabouretsqté 4
Vaisselle
- Verresqté 90
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 90
- Couvertsqté 90
- Plateaux de serviceqté 12
- Couverts de serviceqté 12
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Haut-parleursqté 2
- Microphoneqté 2
- Câble HDMIqté 2
- Adaptateurs HDMIqté 3
- Multiprisesqté 5
- Rallongesqté 5
- Télécommandesqté 2
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Pinces de serviceqté 6
Décoration
- Bannière d’anniversaire
- Affiches photoqté 8
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 80
- Panneaux directionnelsqté 8
- Bandes adhésivesqté 2
Éclairage
- Lampes de table LEDqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Brosses à vaisselleqté 3
- Gants de nettoyageqté 4
- Torchonsqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Réglez les droits de diffusion avant d’envoyer les invitations. Demandez également la version définitive du documentaire et vérifiez les sous-titres au moins 2 semaines avant la projection.
- Faites un test technique complet 3 à 5 jours avant l’événement, avec le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les haut-parleurs, le microphone, le câble HDMI et les adaptateurs nécessaires.
- Arrêtez la liste des invités 3 jours avant la projection afin d’imprimer les badges nominatifs et les cartes du programme dans le bon nombre. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
- Prévoyez les quantités de vaisselle et de mobilier à partir du nombre confirmé de participants, puis installez la salle avant de mettre en place le service traiteur. Cela évite de déplacer les tables une fois les plats posés.
- Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et préparez les en-cas, les plateaux de service et les pinces avant l’arrivée du public. Une table d’accueil clairement signalée facilite les inscriptions dès les premières minutes.
Questions fréquentes
- Quand réserver le lieu pour une projection de documentaire anniversaire ?
- Réservez le lieu au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Vous aurez ainsi le temps de confirmer la capacité, l’agencement des chaises et des tables, les branchements électriques et les horaires d’ouverture.
- Quand tester le matériel de projection ?
- Effectuez un premier test 3 à 5 jours avant l’événement, puis un contrôle rapide le jour même. Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le son, le microphone, le câble HDMI, les adaptateurs, les multiprises et les rallonges.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez au minimum 2 heures avant l’arrivée des invités pour ouvrir le lieu, installer les chaises et les tables, régler l’écran, préparer l’accueil et mettre en place le traiteur. Ajoutez 30 minutes si la signalétique ou la décoration est complexe.
- Quand envoyer les invitations pour cette projection ?
- Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la projection, avec une date limite d’inscription fixée environ 10 jours avant. Vous pourrez ensuite recueillir les besoins alimentaires, réserver le catering et établir la liste définitive des invités.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !