Jubileumcongres organiseren: checklist en planning
Een jubileumcongres vraagt om meer dan een programma en een locatie. Je regelt tegelijk sprekers, aanmeldingen, catering, techniek, bewegwijzering en de ontvangst van bezoekers. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar bevestigingen, materialen en een getest draaiboek. Deze checklist helpt je de 68 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de congresdag niet nog presentaties, naamkaartjes of leveringen hoeft na te jagen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Sprekers bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Programma publiceren
Techniek inventariseren
2 personen
Presentaties verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Naamkaartjes ontwerpen
Bezoekerslijst controleren
2 personen
Naamkaartjes afdrukken
Route en parkeren delen
Draaiboek afdrukken
2 personen
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Ontvangstruimte versieren
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Projector en scherm testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Lunchbuffet opbouwen
4 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Congresprogramma begeleiden
2 personen
Sprekers assisteren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Afval tijdens pauze verzamelen
2 personen
Lunchbuffet serveren
4 personen
Buffet tussentijds aanvullen
3 personen
Servies en glazen afruimen
3 personen
Jubileumprogramma klaarzetten
3 personen
Jubileumtoespraak verzorgen
Jubileumfoto maken
2 personen
Borrelhapjes presenteren
3 personen
Borrel serveren
4 personen
Dranken bijvullen tijdens borrel
2 personen
Glazen en servies afruimen
3 personen
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Restanten veilig opslaan
2 personen
Decoratie afhalen
3 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Bedankbericht versturen
Foto's delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Cocktailtafelsaantal 10
- Buffettafelsaantal 8
- Congresstoelenaantal 90
- Spreektafel
- Garderoberekkenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 100
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 120
- Koffielepelsaantal 100
- Dinerbesteksetsaantal 100
- Serveerlepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- HDMI-kabelsaantal 3
- Presentatieklikkeraantal 2
- Powerbanksaantal 4
Catering
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koffieurnenaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
- Chafing dishesaantal 6
- Buffetkommenaantal 12
- Broodmandenaantal 8
- Drankdispensersaantal 3
- Kurkentrekkersaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
Registratie
- Registratietafelsaantal 2
- Naamkaartjeshoudersaantal 4
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 6
- Badgehoudersaantal 100
- Tafelnummersaantal 12
Decoratie
- Tafellopersaantal 12
- Bloemstukkenaantal 10
- Ballonnenboekettenaantal 6
- Jubileumbanner
- Fotowand
- Fotowandpropsaantal 20
- Ledkaarsenaantal 24
- Plantenaantal 8
Verlichting
- Ledspotsaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 4
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, programma en locatie eerst vast; reserveer catering en bevestig sprekers daarna, zodat uitnodiging en aanmeldformulier met juiste informatie de deur uitgaan.
- Open de aanmelding zodra programma en locatie definitief zijn. Vraag daarbij direct dieetwensen uit en controleer de bezoekerslijst minimaal 7 dagen voor het congres.
- Plan een technisch testmoment vóór de congresdag. Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, draadloze microfoons, speakers, mengpaneel en presentatieklikker met de presentaties zelf.
- Druk naamkaartjes pas af nadat de bezoekerslijst is gecontroleerd. Houd daarnaast route- en parkeerinformatie klaar en deel die uiterlijk 2 dagen vooraf met deelnemers en sprekers.
- Werk op de congresdag met een afgedrukt draaiboek en een vaste openingsronde. Controleer ruimtes, stoelen, spreektafel, podium, garderoberekken, afvalbakken, catering en gekoelde dranken voordat bezoekers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een jubileumcongres organiseren en beginnen met plannen?
- Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, programma en locatie. Plan catering en sprekers binnen de eerste 2 maanden, zodat uitnodigingen en aanmeldingen op tijd kunnen starten.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumcongres?
- Stuur de uitnodiging ongeveer 10 tot 12 weken voor het congres. Sluit de aanmelding 7 tot 10 dagen vooraf, zodat je dieetwensen, bezoekerslijst, catering en naamkaartjes kunt afronden.
- Hoeveel dagen van tevoren moet je techniek testen voor een congres?
- Test de volledige technische opstelling uiterlijk 1 werkdag vooraf en nogmaals tijdens de opbouw. Gebruik daarbij alle presentaties en controleer ook reservekabels, stekkerdozen en powerbanks.
- Wat moet je op de dag zelf als eerste controleren bij een jubileumcongres?
- Open de locatie minimaal 3 uur voor de ontvangst. Controleer eerst ruimtes, opstelling, podium, spreektafel, techniek en bewegwijzering; zet daarna koffie, water, catering en registratie klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!