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Jubiläumskongress organisieren: die Checkliste

Ein Jubiläumskongress braucht mehr als ein gutes Programm. Du koordinierst Location, Referenten, Anmeldungen, Technik, Catering und den Aufbau in einer festen Reihenfolge. Beginne mehrere Monate vorher mit Datum, Veranstaltungsort und Programm, damit Zusagen und Lieferungen nicht auf den letzten Termin fallen. In den letzten Tagen zählen Details wie Namensschilder, Diätwünsche, Präsentationstests und ein gedrucktes Ablaufdokument.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Catering reservieren

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Programm veröffentlichen

  • Technik inventarisieren

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Namensschilder entwerfen

  • Besucherliste prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

  • Route und Parken teilen

  • Drehbuch ausdrucken

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühne und Rednerpult aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Empfangsbereich dekorieren

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    3 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

    2 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Willkommenskaffee servieren

    3 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Kongressprogramm begleiten

    2 Personen

  • Referenten unterstützen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Abfall während der Pause einsammeln

    2 Personen

  • Mittagsbuffet servieren

    4 Personen

  • Buffet zwischendurch auffüllen

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser abräumen

    3 Personen

  • Jubiläumsprogramm bereitlegen

    3 Personen

  • Jubiläumsrede halten

  • Jubiläumsfoto machen

    2 Personen

  • Partyhäppchen präsentieren

    3 Personen

  • Getränkeausschank servieren

    4 Personen

  • Getränke während des Empfangs nachfüllen

    2 Personen

  • Gläser und Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Abschied und Garderobe betreuen

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher lagern

    2 Personen

  • Dekoration abholen

    3 Personen

  • Möbel zurückstellen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Dankesnachricht versenden

  • Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • CocktailtischeAnz. 10
  • BuffetischeAnz. 8
  • KongressstühleAnz. 90
  • Rednertisch
  • GarderobenständerAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 120
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • Abendbesteck-SetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4

Catering

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • BuffetschalenAnz. 12
  • BrotkörbeAnz. 8
  • GetränkespenderAnz. 3
  • KorkenzieherAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8

Registrierung

  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • NamensschildhalterAnz. 4
  • StifteAnz. 30
  • KlemmbretterAnz. 6
  • BadgehalterAnz. 100
  • TischnummernAnz. 12

Dekoration

  • TischläuferAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 10
  • BallonbouquetsAnz. 6
  • Jubiläumsbanner
  • Fotowand
  • Fotowand-PropsAnz. 20
  • StumpenkerzenAnz. 24
  • PflanzenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4
  • BatterienAnz. 24

Reinigung

  • AbfallcontainerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Location zuerst fest. Plane für die Buchung von Catering und Technik mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein, besonders wenn mehrere Räume oder Referenten beteiligt sind.
  • Öffne das Anmeldeformular spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress. Frage dabei direkt nach Diätwünschen und prüfe die Besucherliste nicht erst am Veranstaltungstag.
  • Sammle Präsentationen 3 bis 5 Tage vorher und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop mit Beamer, Projektionsschirm und HDMI-Kabel. So fallen inkompatible Formate oder fehlende Schriftarten rechtzeitig auf.
  • Drucke Namensschilder und das Ablaufdokument am Vortag. Halte außerdem Route, Parkmöglichkeiten und Raumaufteilung bereit, damit Ankommende nicht nach dem Weg oder dem richtigen Saal suchen müssen.
  • Plane den Aufbau mit mindestens 2 Stunden Zeit vor dem Einlass. Kontrolliere Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Stromversorgung, Sitzreihen, Buffet- und Cocktailtische sowie gekühlte Getränke vor der Türöffnung.

Häufige Fragen

Wann sollte man einen Jubiläumskongress organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Datum, Location und Programm. Catering, Referenten und Technik sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin angefragt und bestätigt sein.
Wann sollte die Anmeldung für einen Jubiläumskongress öffnen?
Öffne die Anmeldung etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress. Schließe sie 3 bis 5 Tage vorher, damit Besucherliste, Namensschilder und Diätwünsche noch geprüft werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Jubiläumskongresses?
Plane mindestens 2 Stunden für Möbel, Bühne, Technik, Beschilderung und Catering ein. Für einen Kongress mit mehreren Räumen oder umfangreicher Präsentationstechnik sind 3 bis 4 Stunden sicherer.
Wann müssen die Präsentationen für einen Jubiläumskongress vorliegen?
Fordere die Dateien spätestens 3 bis 5 Tage vorher an. Teste sie anschließend auf dem Veranstaltungs-Laptop und speichere eine Sicherungskopie auf einem zweiten Datenträger.

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