Checklist para organizar tu congreso de aniversario

Un congreso de aniversario combina programa, ponentes, registro de asistentes, catering y bastante coordinación técnica. Empieza fijando la fecha, el programa y la sede; después confirma a los ponentes y abre las inscripciones. Durante las semanas previas tendrás que cerrar las preferencias dietéticas, recopilar las presentaciones y comprobar sonido, proyector y conexiones. El día anterior, deja impresos los nombres, el plan de trabajo y la información de acceso.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Reservar el catering
Confirmar ponentes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar el programa
Inventariar la técnica
2 personas
Recopilar las presentaciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Diseñar tarjetas de nombre
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
Imprimir las tarjetas con nombres
Compartir la ruta y el aparcamiento
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
Confirmar entregas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Reunir los materiales
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Decorar la zona de recepción
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar el proyector y la pantalla
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Montar el bufé de almuerzo
4 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas
Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Servir café de bienvenida
3 personas
Dar la bienvenida
Coordinar el programa del congreso
2 personas
Asistir a los ponentes
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Recoger la basura durante el descanso
2 personas
Servir el bufé de almuerzo
4 personas
Reponer el buffet durante el evento
3 personas
Retirar la vajilla y los vasos
3 personas
Preparar el programa del aniversario
3 personas
Pronunciar el discurso de aniversario
Tomar la foto de aniversario
2 personas
Presentar aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
4 personas
Reponer bebidas durante el cóctel
2 personas
Recoger vasos y vajilla
3 personas
Gestionar la despedida y el guardarropa
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Guardar los restos de forma segura
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla y la cristalería
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 10
Mesas de buffetcant. 8
Sillas de congresocant. 90
Mesa de oradores
Percheroscant. 3
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Cucharillas de cafécant. 100
Juegos de cubiertos para cenacant. 100
Cucharones de servircant. 12
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4

Catering

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Termos de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Chafing dishescant. 6
Cuencos para buffetcant. 12
Cestas de pancant. 8
Dispensadores de bebidascant. 3
Sacacorchoscant. 4
Abrebotellascant. 4
Bandejas de serviciocant. 8

Registro

Mesas de registrocant. 2
Portanombrescant. 4
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Portabadgescant. 100
Números de mesacant. 12

Decoración

Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 10
Ramos de globoscant. 6
Banner de aniversario
Photowall
Props para photowallcant. 20
Velas LEDcant. 24
Plantascant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Bateríascant. 24

Limpieza

Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Compras

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la sede antes de enviar invitaciones. Reserva también el catering con antelación y calcula las necesidades a partir del número de inscritos, no de una estimación general.
Abre el formulario de inscripción en cuanto el programa tenga una primera versión. Incluye una fecha límite para recoger preferencias dietéticas y revisa la lista de visitantes al menos una vez antes del congreso.
Pide las presentaciones antes del montaje y pruébalas en el portátil que se utilizará. Comprueba el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos, los altavoces, la mesa de mezclas, los cables HDMI y las regletas.
Imprime las tarjetas con nombres y el plan de trabajo el día anterior. Lleva algunas tarjetas en blanco para cambios de última hora y comparte antes la ruta y el aparcamiento con los asistentes.
Abre la sede con tiempo suficiente para comprobar los espacios y colocar mesas, sillas, escenario y mesa de oradores. En la zona de catering, deja preparados los termos, las máquinas de café, la vajilla, los vasos y las bandejas antes de recibir al primer grupo.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo empezar a organizar un congreso de aniversario?: Empieza al menos 8-12 semanas antes. Ese margen permite reservar la sede y el catering, confirmar ponentes, publicar el programa y gestionar las inscripciones sin concentrar todo en los últimos días.
¿Cuándo cerrar las inscripciones de un congreso?: Cierra el formulario entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes confirmar el número de comidas, revisar las preferencias dietéticas e imprimir la lista de visitantes y las tarjetas con nombres.
¿Cuándo pedir las presentaciones a los ponentes?: Solicítalas entre 7 y 10 días antes y fija una hora límite concreta. Haz una prueba completa el día anterior para detectar problemas de formato, sonido, proyección o cables.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala del congreso?: Abre la ubicación entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los asistentes. Ese tiempo permite comprobar los espacios, montar las mesas y sillas, colocar el escenario y probar toda la técnica.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.