Checklist pour organiser un congrès anniversaire

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par fixer la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Réservez ensuite le lieu et le traiteur, puis confirmez les intervenants afin de disposer d’un cadre fiable pour les invitations.
• Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme est suffisamment stable. Demandez les régimes alimentaires et vérifiez la liste des visiteurs avant d’imprimer les badges, idéalement quelques jours avant le congrès.
• Ne gardez pas les présentations pour la veille : récupérez-les en amont et testez chaque fichier sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur. Vérifiez aussi les microphones sans fil, les enceintes, la table de mixage, les câbles HDMI et les multiprises.
• Partagez l’itinéraire et les informations de stationnement avec les invités avant leur arrivée. Sur place, prévoyez un contrôle des espaces, des livraisons et de la signalétique avant l’installation des tables et des chaises.
• Organisez les boissons avant l’ouverture : mettez l’eau et les autres boissons au frais et vérifiez les équipements de pause, notamment les cafetières, bouilloires et thermos. Imprimez également le déroulé pour l’équipe, afin que chacun sache quoi faire sans rechercher l’information.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès anniversaire ?

Commencez dès que la date et le programme sont envisagés, car le lieu, le traiteur et les intervenants doivent être réservés avant les invitations. Prévoyez au minimum plusieurs semaines pour traiter les inscriptions, les présentations et les besoins alimentaires.

Quand envoyer les invitations pour un congrès anniversaire ?

Envoyez-les dès que la date, le lieu et les grandes lignes du programme sont confirmés. Laissez ensuite au moins 2 à 3 semaines aux participants pour s’inscrire et transmettre leurs contraintes alimentaires.

Quand imprimer les badges des participants ?

Imprimez les badges après avoir contrôlé la liste des visiteurs et les inscriptions définitives. Faites-le quelques jours avant l’événement, puis gardez une petite réserve vierge pour les changements de dernière minute.

Que tester la veille d’un congrès anniversaire ?

Testez les présentations, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les enceintes et les connexions HDMI. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et l’ordinateur afin de ne pas découvrir un problème technique à l’ouverture.

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