Wat heb je nodig voor een jubileumcongres?

Voor een jubileumcongres heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. Denk aan ontvangst, presentaties, koffie, lunch, garderobe en een snelle oplossing voor technische problemen. Op deze boodschappenlijst staan onder meer congresstoelen, naamkaartjes, waterglazen, microfoons, HDMI-kabels en koffievoorzieningen. Stem de aantallen af op het aantal deelnemers en bestel of leen apparatuur minimaal één week vooraf, zodat je ontbrekende materialen nog kunt regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 8
Congresstoelenaantal 90
Spreektafel
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Koffielepelsaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Catering

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koffieurnenaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Chafing dishesaantal 6
Buffetkommenaantal 12
Broodmandenaantal 8
Drankdispensersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Serveerbladenaantal 8

Registratie

Registratietafelsaantal 2
Naamkaartjeshoudersaantal 4
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Badgehoudersaantal 100
Tafelnummersaantal 12

Decoratie

Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 10
Ballonnenboekettenaantal 6
Jubileumbanner
Fotowand
Fotowandpropsaantal 20
Ledkaarsenaantal 24
Plantenaantal 8

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Boodschappen

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilo
- Theezakjes - 250 stuks
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Cafeïnevrije koffie - 1 kilo
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Mineraalwater plat - 60 flessen
- Mineraalwater bruisend - 40 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Bier - 120 flesjes
- Alcoholvrij bier - 36 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- Bitter lemon - 4 flessen
- Tonic - 4 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Croissants - 100 stuks
- Mini-krentenbollen - 100 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Aardbeienjam - 4 potten
- Kaasplakken - 3 kilo
- Ham - 2 kilo
- Kalkoenfilet - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witbrood - 8 broden
- Meergranenbroodjes - 100 stuks
- Kipsalade - 2 kilo
- Eiersalade - 2 kilo
- Tonijnsalade - 2 kilo
- Vegan beleg - 2 kilo
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Sla - 8 kroppen
- Paprika's - 12 stuks
- Wortels - 3 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 80 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Meloenen - 6 stuks
- Yoghurt - 8 kilo
- Granola - 3 kilo
- Mini-muffins - 120 stuks
- Brownies - 100 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjesmix - 6 zakken
- Gemengde noten - 4 kilo
- Olijven - 3 kilo
- Kaasblokjes - 4 kilo
- Bitterballen - 250 stuks
- Vegetarische bitterballen - 100 stuks
- Mini-loempia's - 150 stuks
- Mini-saté - 150 stuks
- Knoflooksaus - 2 flessen
- Zoete chilisaus - 2 flessen
- Mosterd - 2 flessen
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Vaatwastabletten - 50 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Nitril handschoenen - 4 dozen
- Handzeep - 6 flessen
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Diepvrieszakken - 2 dozen
- Etiketten - 2 pakken
- Permanentmarkers - 12 stuks

Tips

Reken per deelnemer op één dinerbord, één dessertbord, één waterglas en één complete bestekset. Voeg voor servies en glazen 10% reserve toe; bij 100 gasten zijn dat bijvoorbeeld 110 exemplaren per onderdeel.
Plan voor koffie minstens één koffiekopje per koffieronde per deelnemer. Bij drie koffierondes en 100 bezoekers heb je dus 300 kopjes nodig, tenzij je tussendoor afwast.
Neem voor presentaties altijd een reserve-setup mee: minimaal één extra HDMI-kabel, twee verlengkabels en één extra stekkerdoos. Test laptop, beamer, projectiescherm en presentatieklikker samen vóór de ontvangst.
Zet per spreker een draadloze microfoon klaar en houd een tweede microfoon achter de hand voor vragen uit de zaal. Controleer batterijen en laad powerbanks uiterlijk de avond ervoor.
Bestel of verzamel garderoberekken en afvalbakken vóór de opbouwdag. Plaats afvalbakken bij de catering, ingang en uitgang; zo voorkom je volle bakken tijdens de lunch en borrel.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een jubileumcongres?: Neem voor iedere aangemelde bezoeker één congresstoel. Bij 120 deelnemers zet je dus 120 stoelen klaar, plus ongeveer 5% reserve als de ruimte dat toelaat.
Hoeveel microfoons zijn nodig bij een congres?: Gebruik minimaal één microfoon voor de presentator of spreker en één extra microfoon voor vragen uit de zaal. Bij een panel met vier gelijktijdige sprekers heb je minimaal vijf microfoons nodig.
Hoeveel servies moet ik bestellen voor 100 congresbezoekers?: Reken per bezoeker op één dinerbord, één dessertbord, één waterglas en één dinerbestekset. Voor 100 bezoekers bestel je van elk onderdeel 110 stuks als je 10% reserve aanhoudt.
Wanneer moet ik de congresapparatuur testen?: Test beamer, projectiescherm, laptop, microfoons, speakers, mengpaneel en kabels uiterlijk één werkdag vóór het congres. Controleer op de ochtend zelf opnieuw het geluid en de eerste presentatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.