Que faut-il prévoir pour un congrès anniversaire ?

Un congrès anniversaire demande plus qu’un buffet et quelques chaises : les participants doivent pouvoir s’orienter, écouter les intervenants et se restaurer sans attente. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, le matériel audiovisuel et les équipements de service à prévoir. Comptez la vaisselle pour chaque participant, plus 10 % de réserve. Vérifiez aussi les câbles, les prises et les présentations au moins la veille, car ce sont les oublis les plus difficiles à corriger le jour même.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 10
Tables de buffetqté 8
Chaises de conférenceqté 90
Table de prise de parole
Portantsqté 3
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 100
Sets de couverts pour le dînerqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Catering

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Percolateurs à caféqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Bains-marieqté 6
Saladiers pour buffetqté 12
Corbeilles à painqté 8
Distributeurs de boissonsqté 3
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Plateaux de serviceqté 8

Inscription

Tables d’inscriptionqté 2
Porte-nomsqté 4
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Porte-badgesqté 100
Numéros de tableqté 12

Décoration

Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 10
Bouquets de ballonsqté 6
Bannière d’anniversaire
Mur photo
Accessoires pour le mur photoqté 20
Bougies LEDqté 24
Plantesqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Courses

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Sachets de thé - 250 pièces
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Café décaféiné - 1 kilo
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau minérale plate - 60 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 40 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 36 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Croissants - 100 pièces
- Petits pains aux raisins - 100 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Confiture de fraises - 4 pots
- Tranches de fromage - 3 kilos
- Jambon - 2 kilos
- Filet de dinde - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Petits pains multigrains - 100 pièces
- Salade de poulet - 2 kilos
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Salade de thon - 2 kilos
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Melons - 6 pièces
- Yaourt - 8 kilos
- Granola - 3 kilos
- Mini-muffins - 120 pièces
- Brownies - 100 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange de snacks salés - 6 sachets
- Noix mélangées - 4 kilos
- Olives - 3 kilos
- Dés de fromage - 4 kilos
- Bitterballen - 250 pièces
- Bitterballen végétariens - 100 pièces
- Mini-nems - 150 pièces
- Mini-saté - 150 pièces
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sauce chili douce - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Gants en nitrile - 4 boîtes
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Étiquettes - 2 paquets
- Marqueurs permanents - 12 pièces

Conseils

Prévoyez au moins 10 % de vaisselle supplémentaire par rapport au nombre d’inscrits : assiettes, verres, tasses et couverts se perdent facilement entre les différentes salles.
Pour la partie audiovisuelle, testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones, les enceintes et la table de mixage au moins 24 heures avant l’ouverture. Gardez deux câbles HDMI et plusieurs rallonges en réserve.
Installez une table de buffet par zone de service plutôt qu’une seule longue file. Placez les plats de présentation et les cuillères de service avant l’arrivée des participants pour éviter de chercher du matériel pendant la pause.
Prévoyez un verre à eau par personne et ajoutez 10 % de réserve. Les verres à vin, les tasses à café et les thermos doivent être répartis près des espaces où ils seront utilisés, pas uniquement déposés en cuisine.
N’oubliez pas les équipements souvent réglés trop tard : portants pour le vestiaire, poubelles, multiprises, batteries externes et présentoirs pour les supports. Contrôlez leur emplacement lors de la visite des salles, au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle prévoir pour un congrès anniversaire ?: Prévoyez une pièce par participant pour chaque type de vaisselle utilisé, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 100 personnes, cela représente par exemple 110 assiettes, 110 verres à eau et 110 couverts concernés par le service.
Quand tester le matériel audiovisuel du congrès ?: Faites un premier contrôle 48 heures avant, puis un test complet au moins 24 heures avant l’accueil. Vérifiez les présentations, les connexions HDMI, les microphones, les enceintes et l’alimentation électrique dans chaque salle.
Combien de câbles et de multiprises faut-il acheter ?: Prévoyez au minimum une rallonge et une multiprise par poste technique, plus 2 rallonges et 2 câbles HDMI de secours. Le nombre exact dépend des salles, mais chaque projecteur, ordinateur et table de mixage doit disposer d’une prise accessible.
Que faut-il prévoir pour le café pendant un congrès anniversaire ?: Prévoyez les tasses, les cuillères, les cafetières, les bouilloires et les thermos pour chaque espace de pause. Installez le matériel au moins 30 minutes avant le début de la pause afin que le café et l’eau chaude soient prêts à l’arrivée des participants.

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