Qué comprar para un congreso de aniversario

Organizar un congreso de aniversario exige comprar y llevar mucho más que comida y bebidas. Necesitarás preparar la zona de ponencias, el servicio de café, las mesas, la vajilla y todo el equipo para las presentaciones. Esta lista reúne los elementos del plan, desde micrófonos y cables hasta copas, termos y percheros. Úsala junto con el número de asistentes, los ponentes y la duración del programa para calcular cantidades sin improvisar el día del evento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 10
Mesas de buffetcant. 8
Sillas de congresocant. 90
Mesa de oradores
Percheroscant. 3
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Cucharillas de cafécant. 100
Juegos de cubiertos para cenacant. 100
Cucharones de servircant. 12
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4

Catering

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Termos de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Chafing dishescant. 6
Cuencos para buffetcant. 12
Cestas de pancant. 8
Dispensadores de bebidascant. 3
Sacacorchoscant. 4
Abrebotellascant. 4
Bandejas de serviciocant. 8

Registro

Mesas de registrocant. 2
Portanombrescant. 4
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Portabadgescant. 100
Números de mesacant. 12

Decoración

Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 10
Ramos de globoscant. 6
Banner de aniversario
Photowall
Props para photowallcant. 20
Velas LEDcant. 24
Plantascant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Bateríascant. 24

Limpieza

Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Compras

Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Bolsitas de té - 250 unidades
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Café descafeinado - 1 kilo
- Azúcar - 3 kilos
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 12 unidades
- Agua mineral sin gas - 60 botellas
- Agua mineral con gas - 40 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza - 120 botellas
- Cerveza sin alcohol - 36 botellines
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Bitter lemon - 4 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Croissants - 100 unidades
- Mini bollos con pasas - 100 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Mermelada de fresa - 4 frascos
- Lonchas de queso - 3 kilos
- Jamón - 2 kilos
- Pechuga de pavo - 2 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 1 kilo
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 8 panes
- Panecillos multicereales - 100 unidades
- Ensalada de pollo - 2 kilos
- Ensalada de huevo - 2 kilos
- Ensalada de atún - 2 kilos
- Ingredientes veganos para untar - 2 kilos
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Lechuga - 8 unidades
- Pimientos - 12 unidades
- Zanahorias - 3 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Melones - 6 unidades
- Yogur - 8 kilos
- Granola - 3 kilo
- Mini muffins - 120 unidades
- Brownies - 100 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Mezcla de aperitivos salados - 6 bolsas
- Frutos secos mixtos - 4 kilos
- Aceitunas - 3 kilos
- Cubos de queso - 4 kilo
- Bitterballen - 250 piezas
- Croquetas vegetarianas - 100 unidades
- Mini rollitos de primavera - 150 unidades
- Mini satay - 150 unidades
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Salsa chili dulce - 2 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Pastillas para lavavajillas - 50 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Guantes de nitrilo - 4 cajas
- Jabón de manos - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Bolsas de congelación - 2 cajas
- Etiquetas - 2 paquetes
- Rotuladores permanentes - 12 unidades

Consejos

Calcula la vajilla para el número máximo de asistentes y añade un 10 % de margen: así tendrás platos, vasos y cubiertos de reserva si algo se cae o se ensucia.
Para el café, prepara al menos una taza por asistente y prevé una segunda ronda si el programa incluye una pausa. Deja las máquinas de café, las teteras y los termos listas antes de abrir la ubicación.
Comprueba el equipo técnico como mínimo 24 horas antes: proyector, pantalla, portátil, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI, regletas y alargadores deben probarse juntos.
Compra o reúne las bebidas y enfríalas varias horas antes de la recepción. Calcula aproximadamente 0,5 litros de agua por persona durante la jornada, además de las bebidas previstas para el catering.
No dejes para el último momento los elementos de circulación: coloca un perchero y una papelera por cada zona principal, y prepara las tarjetas de nombre, las bandejas y los cucharones antes de que lleguen los visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos y platos necesito para un congreso de aniversario?: Calcula una unidad por asistente para cada servicio y añade un 10 % de reserva. Si habrá comida, postre y café, prepara platos de cena, platos de postre y tazas de café por separado para evitar quedarte corto durante los cambios de servicio.
¿Cuánta agua debo comprar para un congreso?: Cuenta al menos 0,5 litros de agua por persona para una jornada completa y añade un margen del 10 %. Coloca vasos para agua en la sala y repón las bebidas antes de cada pausa.
¿Cuándo hay que probar el equipo de un congreso?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repítela al abrir el lugar. Conecta el proyector, la pantalla, el portátil, los micrófonos, los altavoces, la mesa de mezclas y todos los cables que se usarán.
¿Cuándo debo preparar las tarjetas de nombre y el material impreso?: Imprime las tarjetas de nombre después de cerrar la lista de visitantes y revisa los cambios al menos 24 horas antes. El plan de trabajo y las presentaciones deberían estar reunidos y comprobados antes de abrir la ubicación.

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