Wat heb je nodig voor een jubileumconferentie?

Voor een jubileumconferentie heb je meer nodig dan alleen stoelen en koffie. Denk aan een complete registratieplek, een werkende presentatieopstelling en genoeg servies voor ontvangst, pauzes en diner. Stem aantallen af op het definitieve deelnemersaantal en tel voor techniek minstens één reservekabel mee. De boodschappenlijst op deze pagina helpt je controleren of zaal, catering, sprekers en deelnemers op de dag zelf zonder onderbreking kunnen doorwerken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 100
Tafelsaantal 14
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Lessenaar
Podiumdelenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 110
Dessertbordenaantal 110
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 110
Koffielepelsaantal 110
Dinerbesteksetsaantal 110
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 10
Schaaltjesaantal 20

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikker
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenstandaardsaantal 4
Jubileumbanneraantal 2
Tafellopersaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Naambadgehoudersaantal 100
Pijlbordenaantal 10

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Groene thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Plat mineraalwater - 60 flessen
- Bruisend mineraalwater - 48 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ginger ale - 6 flessen
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Bier - 96 flesjes
- Alcoholvrij bier - 36 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Alcoholvrije wijn - 4 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- IJsblokjes - 15 kilogram
- Roomboter - 1 kilogram
- Stokbroden - 12 stuks
- Mini croissants - 100 stuks
- Mini chocoladebroodjes - 100 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Witte broodjes - 100 stuks
- Volkoren broodjes - 80 stuks
- Ham - 3 kilogram
- Kaas - 4 kilogram
- Gerookte kipfilet - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Jonge kaasplakken - 2 kilogram
- Jam - 4 potten
- Hagelslag - 2 pakken
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 4 kilogram
- Sla - 8 kroppen
- Paprika's - 3 kilogram
- Rucola - 1 kilogram
- Cherrytomaten - 3 kilogram
- Rode uien - 1 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 80 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Mandarijnen - 60 stuks
- Gemengde noten - 2 kilogram
- Rozijnen - 1 kilogram
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoute koekjes - 8 pakken
- Rijstcrackers - 6 pakken
- Borrelnootjes - 6 zakken
- Bitterballen - 300 stuks
- Mini loempia's - 200 stuks
- Vegetarische hapjes - 200 stuks
- Knoflooksaus - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Mayonaise - 3 potten
- Ketchup - 3 flessen
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Olijfolie - 2 liter
- Zout - 1 pak
- Zwarte peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Italiaanse kruiden - 1 pot
- Pastasalade - 10 kilogram
- Aardappelsalade - 8 kilogram
- Gemengde groene salade - 8 kilogram
- Gegrilde groenten - 6 kilogram
- Kipspiesjes - 100 stuks
- Vegetarische groentespiesjes - 60 stuks
- Quichepunten - 100 stuks
- Mini broodjes - 100 stuks
- Vegetarische lasagne - 6 kilogram
- Dessertglaasjes - 100 stuks
- Chocolademousse - 8 kilogram
- Vers fruit - 8 kilogram
- Jubileumtaart - 1 taart voor 100 personen
- Slagroom - 2 liter
- Mini petit fours - 120 stuks
- Melkchocolade - 2 kilogram
- Servetten - 500 stuks
- Papieren koffiefilters - 3 pakken
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Vloeibare handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectie - 6 flacons
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Poetsdoeken - 12 stuks

Tips

Reken per deelnemer op één dinerbord, één dessertbord, één dinerbestekset, één waterglas en één koffiekopje. Leg voor servies en glazen 5 tot 10% reserve klaar, omdat er tijdens een conferentie altijd iets valt of blijft staan.
Plan voor de registratie één tafel, stoelen voor het team en naambadges voor alle aangemelde deelnemers plus 5% extra. Leg de deelnemerslijst en badges uiterlijk de dag vóór de conferentie klaar, zodat de ontvangst niet ophoudt bij zoekwerk.
Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, presentatieklikker, microfoons en speakers minimaal 2 uur vóór de eerste sessie. Neem minstens één extra HDMI-kabel, verlengsnoer en stekkerdoos mee; juist die kleine aansluitmaterialen ontbreken vaak op locatie.
Zet voor iedere spreker een eigen microfoon of microfoonstandaard klaar en controleer vooraf of het mengpaneel alle kanalen aankan. Verzamel presentaties uiterlijk 24 uur van tevoren op één laptop en open elk bestand kort tijdens de technische test.
Koel dranken en zet buffettafels, serveerplanken en schaaltjes vóór de ontvangst klaar. Houd bij water rekening met ongeveer 0,5 liter per deelnemer voor een dagprogramma, naast koffie, thee en eventuele wijn bij het diner.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een jubileumconferentie van 100 personen?: Voor 100 deelnemers heb je minimaal 100 congresstoelen, 100 waterglazen, 100 koffiekopjes, 100 dinerborden en 100 dinerbesteksets nodig. Bestel of zet voor servies en badges ongeveer 105 stuks klaar als reserve. Voor presentaties heb je ten minste een beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels en een presentatieklikker nodig.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een jubileumconferentie?: Reken voor een dagprogramma op ongeveer 0,5 liter water per deelnemer, aangevuld met koffie en thee tijdens ontvangst en pauzes. Bij een aansluitend diner kun je voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon rekenen. Controleer het aantal dieetwensen en alcoholvrije voorkeuren uiterlijk 1 week vooraf met de cateraar.
Welke techniek moet ik meenemen naar een jubileumconferentie?: Neem een beamer, projectiescherm, laptop, draadloze microfoons, microfoonstandaards, speakers, mengpaneel, HDMI-kabels, verlengsnoeren, stekkerdozen en een presentatieklikker mee. Test alles minimaal 2 uur vóór de start en zorg voor minstens één reserve-HDMI-kabel en één extra stekkerdoos.
Hoeveel extra spullen moet ik kopen voor een conferentie?: Houd voor naambadges, servies en waterglazen 5 tot 10% reserve aan boven het bevestigde deelnemersaantal. Neem voor techniek minimaal één extra HDMI-kabel, verlengsnoer en stekkerdoos mee. Bestel ontbrekende catering- en zaalbenodigdheden uiterlijk 1 week voor de conferentie, zodat je nog kunt bijsturen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.