Einkaufsliste für deine Jubiläumskonferenz

Für eine Jubiläumskonferenz brauchst du mehr als Stühle, Tische und einen Beamer. Plane Registrierung, Vorträge, Pausen und den anschließenden Empfang gemeinsam, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt. Besonders Namensschilder, Verlängerungskabel, Präsentationsklicker und passende Gläser werden häufig zu spät besorgt. Mit dieser Einkaufsliste kannst du Ausstattung, Geschirr und Verbrauchsmaterialien nach Teilnehmerzahl und Programmablauf einplanen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 100
TischeAnz. 14
BuffetischeAnz. 4
Registrierungstisch
Pult
BühnenelementeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 110
DesserttellerAnz. 110
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 110
KaffeelöffelAnz. 110
Abendbesteck-SetsAnz. 110
ServierlöffelAnz. 12
ServierbretterAnz. 10
SchälchenAnz. 20

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 3
Präsentationsklicker
FlipchartAnz. 2
Flipchart-MarkerAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonständerAnz. 4
JubiläumsbannerAnz. 2
TischläuferAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 100
NamensschildhalterAnz. 100
WegweiserAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-SpotsAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischsetsAnz. 2
BesensetsAnz. 2
Staubsauger

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Grüner Tee - 1 Schachtel
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Stilles Mineralwasser - 60 Flaschen
- Sprudelwasser - 48 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ginger Ale - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Liter
- Orangensaft - 8 Liter
- Bier - 96 Fläschchen
- Alkoholfreies Bier - 36 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 4 Flaschen
- Sekt - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 15 Kilogramm
- Butter - 1 Kilogramm
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Croissants - 100 Stück
- Mini-Schokobrötchen - 100 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Weiße Brötchen - 100 Stück
- Vollkornbrötchen - 80 Stück
- Schinken - 3 Kilogramm
- Käse - 4 Kilogramm
- Geräuchertes Hähnchenbrustfilet - 2 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Junge Käsescheiben - 2 Kilogramm
- Marmelade - 4 Gläser
- Streusel - 2 Packungen
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 4 Kilogramm
- Kopfsalat - 8 Köpfe
- Paprika - 3 Kilogramm
- Rucola - 1 Kilogramm
- Cherrytomaten - 3 Kilogramm
- Rote Zwiebeln - 1 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Trauben - 5 Kilogramm
- Äpfel - 80 Stück
- Bananen - 60 Stück
- Mandarinen - 60 Stück
- Gemischte Nüsse - 2 Kilogramm
- Rosinen - 1 Kilogramm
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salzige Kekse - 8 Packungen
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Knabbermischung - 6 Tüten
- Bitterballen - 300 stuks
- Mini-Frühlingsrollen - 200 Stück
- Vegetarische Häppchen - 200 Stück
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Mayonnaise - 3 Gläser
- Ketchup - 3 Flaschen
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Olivenöl - 2 Liter
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Italienische Kräuter - 1 Glas
- Nudelsalat - 10 kilogram
- Kartoffelsalat - 8 Kilogramm
- Gemischter grüner Salat - 8 Kilogramm
- Gegrilltes Gemüse - 6 Kilogramm
- Hähnchenspieße - 100 Stück
- Vegetarische Gemüsespieße - 60 Stück
- Quiche-Stücke - 100 Stück
- Mini-Brötchen - 100 Stück
- Vegetarische Lasagne - 6 Kilogramm
- Dessertgläser - 100 Stück
- Schokoladenmousse - 8 Kilogramm
- Frisches Obst - 8 Kilogramm
- Jubiläumstorte - 1 Torte für 100 Personen
- Schlagsahne - 2 Liter
- Mini-Petit-Fours - 120 Stück
- Milchschokolade - 2 kilogram
- Servietten - 500 Stück
- Papierkaffeefilter - 3 Packungen
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Flüssige Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 6 flacons
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Putztücher - 12 Stück

Tipps

Plane bei Kongressstühlen und Wassergläsern mindestens 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 100 erwarteten Gästen sind das 105 bis 110 Sitzplätze und Gläser.
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser für jeden Vortrag bereit. Getränke sollten spätestens am Vorabend gekühlt werden.
Lege pro angemeldeter Person ein Namensschild bereit und drucke die Teilnehmerliste zweimal aus: eine Version für die Registrierung und eine als Reserve.
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpult mindestens 60 Minuten vor Einlass. Lege außerdem mindestens ein HDMI-Kabel und zwei Verlängerungskabel als Reserve bereit.
Bestelle Geschirr nicht nur für das Buffet: Plane pro Person einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, eine Kaffeetasse, ein Wasserglas und das passende Besteck ein. Für den Empfang kommen Weingläser und Serviergeschirr hinzu.

Häufige Fragen

Wie viele Stühle brauche ich für eine Jubiläumskonferenz?: Plane einen Kongressstuhl pro angemeldeter Person plus 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 80 Teilnehmern solltest du daher 84 bis 88 Stühle bereitstellen.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Konferenz?: Kalkuliere für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 bis 2 Getränke je weiterer Stunde. Für 100 Gäste und eine vierstündige Konferenz entspricht das ungefähr 500 bis 700 Getränken, abhängig von Wasser, Kaffee und Empfang.
Wann muss ich Technik und Präsentationen prüfen?: Sammle die Präsentationen spätestens 3 Tage vor der Konferenz ein und prüfe sie auf dem Veranstaltungs-Laptop. Einen vollständigen Techniktest solltest du mindestens 60 Minuten vor dem Einlass durchführen.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Teilnehmer?: Plane je Person einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, eine Kaffeetasse, ein Wasserglas und ein Besteck-Set ein. Bei 100 Gästen sind jeweils 105 bis 110 Stück sinnvoll, damit Bruch, Nachschub und zusätzliche Helfer abgedeckt sind.

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