Conférence anniversaire : la liste des achats à prévoir

Pour une conférence anniversaire, les achats ne se limitent pas au buffet. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, le service des boissons, les supports de présentation et le matériel de salle. Comptez la vaisselle et les boissons selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez une petite marge pour les oublis et les invités de dernière minute. Cette liste vous aide à vérifier vos courses avant l’ouverture des portes.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 100
Tablesqté 14
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Lutrin
Éléments de podiumqté 4
Portantsqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 110
Assiettes à dessertqté 110
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 110
Cuillères à caféqté 110
Sets de couverts pour le dînerqté 110
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 10
Petits bolsqté 20

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Paperboardqté 2
Feutres pour paperboardqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Pieds de ballonsqté 4
Bannière d’anniversaireqté 2
Chemins de tableqté 14
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 100
Supports de badges nominatifsqté 100
Panneaux indicateursqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Sets de balaiqté 2
Aspirateur

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau minérale plate - 60 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 48 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Ginger ale - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière - 96 bouteilles
- Bière sans alcool - 36 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin sans alcool - 4 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Glaçons - 15 kilogrammes
- Beurre - 1 kilogramme
- Baguettes - 12 pièces
- Mini croissants - 100 pièces
- Mini petits pains au chocolat - 100 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 100 pièces
- Petits pains complets - 80 pièces
- Jambon - 3 kilogrammes
- Fromage - 4 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Tranches de jeune fromage - 2 kilogrammes
- Confiture - 4 pots
- Vermicelles en chocolat - 2 paquets
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilogrammes
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Oignons rouges - 1 kilogramme
- Olives - 2 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mandarines - 60 pièces
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Raisins secs - 1 kilogramme
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Biscuits salés - 8 paquets
- Crackers de riz - 6 paquets
- Mélange apéritif - 6 sachets
- Bitterballen - 300 pièces
- Mini nems - 200 pièces
- Bouchées végétariennes - 200 pièces
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Mayonnaise - 3 pots
- Ketchup - 3 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Salade de pâtes - 10 kilogram
- Salade de pommes de terre - 8 kilogrammes
- Salade verte mixte - 8 kilogrammes
- Légumes grillés - 6 kilogrammes
- Brochettes de poulet - 100 pièces
- Brochettes de légumes végétariennes - 60 pièces
- Parts de quiche - 100 pièces
- Petits pains - 100 pièces
- Lasagne végétarienne - 6 kilogrammes
- Coupelles à dessert - 100 pièces
- Mousse au chocolat - 8 kilogrammes
- Fruits frais - 8 kilogrammes
- Gâteau d’anniversaire - 1 gâteau pour 100 personnes
- Crème chantilly - 2 liter
- Mini petits fours - 120 pièces
- Chocolat au lait - 2 kilogrammes
- Serviettes - 500 pièces
- Filtres à café en papier - 3 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons de nettoyage - 12 pièces

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 verres de boisson par personne pendant la première heure, puis 1 verre par heure supplémentaire. Gardez une partie des boissons au frais et sortez-les par petites quantités.
Pour le buffet, comptez une assiette par personne et ajoutez 10 % de réserve. Prévoyez aussi des assiettes à dessert, des petits bols et des planches de service si plusieurs formats sont proposés.
Préparez les badges nominatifs et la liste des participants au moins la veille. À l’accueil, gardez une dizaine de badges vierges et quelques stylos pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les câbles au minimum 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi que les rallonges et multiprises atteignent chaque poste sans passage dangereux.
Réservez une table pour l’inscription et une autre pour le buffet. Installez le lutrin, le podium et les pieds de micro avant le test technique afin de contrôler le cadrage, les distances et la circulation dans la salle.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une conférence anniversaire ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de marge, surtout si l’événement comprend un buffet ou se prolonge après les interventions.
Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter pour 50 personnes ?: Prévoyez au minimum 55 assiettes, verres et couverts pour 50 participants, soit une réserve de 10 %. Pour un repas avec dessert et café, ajoutez 55 assiettes à dessert, tasses et cuillères à café.
Quand préparer les badges et les documents de conférence ?: Imprimez les badges, la liste des participants et le déroulé la veille. Gardez 10 % de badges vierges et imprimez quelques exemplaires supplémentaires du programme pour les inscriptions tardives.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel technique ?: Faites un premier test la veille si possible, puis un contrôle complet au moins 2 heures avant l’accueil. Vérifiez chaque microphone, le son, la projection, le câble HDMI et le cliqueur avec les présentations finales.

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