Jubileumconcert organiseren: checklist en planning
Een jubileumconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een zaal vastleggen. Je moet programma, repertoire, techniek, catering en publieksontvangst op elkaar afstemmen. Begin met de datum, de locatie en de bevestigingen van alle artiesten; werk daarna toe naar een draaiboek met duidelijke tijden en verantwoordelijkheden. Deze checklist bevat 72 taken en 84 spullen, van muziekstandaards en microfoons tot naamkaartjes, bewegwijzering en servies.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiestenbevestigingen controleren
Repertoire en tijden afstemmen
2 personen
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Zaalindeling uitwerken
2 personen
Reserveringen bevestigen
Catering bestellen
Techniekbehoefte inventariseren
2 personen
Lichtplan maken
2 personen
Presentatieteksten schrijven
Programma afdrukken
Bewegwijzering maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Vrijwilligers indelen
Noodcontacten afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Apparatuur testen
3 personen
Artiesteninformatie versturen
Locatiesleutels ophalen
Leveringen aannemen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Podiumdoek ophangen
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Programma bij entree leggen
Laatste zaalronde uitvoeren
2 personen
Pauzecatering klaarzetten
3 personen
Entreepersoneel instrueren
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Jubileumprogramma openen
Eerste concertdeel begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet serveren
4 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
4 personen
Jubileumtoespraak verzorgen
2 personen
Finale begeleiden
4 personen
Afscheid en bedankwoord verzorgen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Nazorg
Restanten veilig opbergen
2 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
Instrumenten veilig inpakken
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Techniek compleet controleren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Foto- en videomateriaal veiligstellen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 180
- Tafelsaantal 12
- Klaptafelsaantal 4
- Barkrukkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 100
- Podiumdelenaantal 12
- Lessenaarsaantal 8
- Muziekstandaardsaantal 30
- Kleedkamerstoelenaantal 12
Servies
- Waterglazenaantal 200
- Wijnglazenaantal 180
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 220
- Gebaksvorkjesaantal 220
- Theelepelsaantal 120
- Koffielepelsaantal 120
- Serveerbestekaantal 20
- Karaffenaantal 20
Apparatuur
- Mengtafel
- Luidsprekersaantal 4
- Podiummonitorenaantal 4
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Bedrade microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 10
- Diossenaantal 8
- DI-boxenaantal 4
- XLR-kabelsaantal 20
- Jackkabelsaantal 12
- Verlenghaspelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 12
- Laptop
- Muziekstandaardlampenaantal 10
Verlichting
- LED-spotsaantal 12
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 12
- Batterijenaantal 24
Decoratie
- Jubileumbanneraantal 2
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Tafellopersaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Fotowand
- Fotolijstenaantal 8
- Plakgumaantal 4
- Tie-wrapsaantal 100
Catering
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Buffetkommenaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
- Broodmandenaantal 6
- Drankdispensersaantal 4
- IJslepelsaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- Kurketrekkersaantal 3
- Koelkastenaantal 2
- Boodschappen
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Schalenaantal 12
- Maatbekersaantal 3
- Keukentangenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 3
- Vershoudfolieaantal 3
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stofzuiger
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Overig
- Programma'saantal 200
- Naamkaartjesaantal 40
- Pennenaantal 20
- Kassadoos
- Pinautomaat
- Contantgeldkistje
- Polsbandjesaantal 200
- EHBO-koffer
- Zaklampenaantal 4
- Portofoonsaantal 6
- Gaffer tapeaantal 6
Tips
- Plan het locatiebezoek uiterlijk 6 tot 8 weken voor het concert. Controleer daar de podiumdelen, kleedkamerstoelen, garderoberekken, stroompunten en de ruimte voor catering en ontvangst.
- Leg repertoire, speeltijden en presentatieteksten minimaal 3 weken vooraf vast. Zo kunnen programma’s worden afgedrukt en ontvangen artiesten op tijd hun informatie.
- Test de volledige geluidsketen uiterlijk 1 dag vooraf: mengtafel, luidsprekers, podiummonitoren, microfoons, DI-boxen, XLR-kabels en verlenghaspels. Een losse kabel of ontbrekende adapter ontdek je liever vóór de zaal opengaat.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en geef het definitieve aantal door aan de catering. Tel daarnaast waterglazen, wijnglazen, koffiekopjes, borden en gebaksvorkjes per gepland gebruiksmoment.
- Maak voor de concertdag een bezettingsschema met tijden voor locatiesleutels, leveringen, techniek, vrijwilligers en de zaalcontrole. Laat minstens één persoon verantwoordelijk zijn voor noodcontacten en last-minute wijzigingen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, locatie en artiesten. Plan de technische inventarisatie en het locatiebezoek uiterlijk 6 tot 8 weken voor de concertdatum.
- Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een jubileumconcert?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen met een duidelijke deadline, bijvoorbeeld 2 weken voor het concert, zodat catering en zaalindeling kunnen worden bevestigd.
- Wanneer moet de techniek voor een jubileumconcert getest worden?
- Controleer alle apparatuur tijdens het locatiebezoek en voer een volledige test uit uiterlijk 1 dag voor het concert. Test ook microfoonstatieven, kabels, DI-boxen en podiummonitoren, niet alleen de mengtafel en luidsprekers.
- Wat moet ik op de dag van een jubileumconcert als eerste controleren?
- Begin met sleutels, leveringen en de staat van de zaal voordat publiek of artiesten arriveren. Controleer daarna podium, stoelen, bewegwijzering, garderobe, programma’s, catering en de complete geluidsopstelling.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!