Checklist para organizar un concierto de aniversario sin olvidos
Un concierto de aniversario combina actuaciones, invitados, catering y necesidades técnicas que deben encajar en el mismo horario. Empieza fijando la fecha y el programa, y deja cerrados cuanto antes los artistas, el recinto y las reservas. Durante las últimas semanas tendrás que coordinar repertorio, distribución de la sala, sonido, iluminación, señalización y voluntarios. Esta checklist reúne 72 tareas y 84 artículos para avanzar en orden y llegar al día del concierto con cada detalle comprobado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar las confirmaciones de los artistas
Coordinar el repertorio y los horarios
2 personas
Realizar una visita al lugar
2 personas
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
Confirmar las reservas
Pedir el catering
Inventariar las necesidades técnicas
2 personas
Hacer el plan de iluminación
2 personas
Escribir los textos de presentación
Imprimir el programa
Crear la señalización
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Asignar voluntarios
Imprimir los contactos de emergencia
Hacer la compra
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Probar el equipo
3 personas
Enviar la información de los artistas
Recoger las llaves del recinto
Recibir las entregas
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Colgar el telón del escenario
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Montar el camerino de los artistas
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Colocar el programa en la entrada
Realizar la última ronda por la sala
2 personas
Preparar el catering del descanso
3 personas
Instruir al personal de entrada
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Abrir el programa del aniversario
Coordinar la primera parte del concierto
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir el buffet del descanso
4 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
4 personas
Pronunciar el discurso de aniversario
2 personas
Coordinar la final
4 personas
Organizar la despedida y el discurso de agradecimiento
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
Empaquetar los instrumentos de forma segura
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar toda la técnica
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Repartir el catering sobrante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Asegurar el material fotográfico y de vídeo
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 180
- Mesascant. 12
- Mesas plegablescant. 4
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 100
- Piezas de escenariocant. 12
- Atrilescant. 8
- Atrilescant. 30
- Sillas del vestuariocant. 12
Vajilla
- Vasos para aguacant. 200
- Copas de vinocant. 180
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 220
- Tenedores de postrecant. 220
- Cucharillascant. 120
- Cucharillas de cafécant. 120
- Cubiertos de serviciocant. 20
- Jarrascant. 20
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Monitores de escenariocant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Micrófonos con cablecant. 6
- Soportes de micrófonocant. 10
- Dadoscant. 8
- Cajas DIcant. 4
- Cables XLRcant. 20
- Cables jackcant. 12
- Enrollacablescant. 8
- Regletascant. 12
- Portátil
- Lámparas de atrilcant. 10
Iluminación
- Focos LEDcant. 12
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Iluminación ambientalcant. 12
- Bateríascant. 24
Decoración
- Banner de aniversariocant. 2
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Manteles runnerscant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Photowall
- Marcos de fotoscant. 8
- Masilla adhesivacant. 4
- Bridascant. 100
Catering
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Cuencos para buffetcant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 12
- Cestas de pancant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Cucharillas para heladocant. 4
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 3
- Neverascant. 2
- Compras
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Bandejascant. 12
- Jarras medidorascant. 3
- Pinzas de cocinacant. 6
- Papel de aluminiocant. 3
- Film transparentecant. 3
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 8
Otros
- Programascant. 200
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Bolígrafoscant. 20
- Caja registradora
- Cajero automático
- Cajita para efectivo
- Pulserascant. 200
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 4
- Walkie-talkiescant. 6
- Cinta gaffercant. 6
Consejos
- Cierra las confirmaciones de los artistas y el repertorio antes de imprimir el programa. Reserva al menos 7 días para corregir nombres, horarios y textos de presentación.
- Haz una visita técnica al recinto entre 2 y 4 semanas antes. Comprueba dónde irán el escenario, los atriles, los monitores, la mesa de mezclas, los altavoces y los cables, en lugar de descubrirlo el mismo día.
- Calcula el catering según las confirmaciones recibidas y separa las preferencias dietéticas al hacer el pedido. Deja preparado el catering no perecedero como mínimo 24 horas antes del concierto.
- Prueba todo el equipo de sonido y los micrófonos 1 o 2 días antes, incluidos los inalámbricos, las cajas DI, los cables XLR y los enrollacables. Una prueba breve permite detectar conectores, pilas o soportes que faltan.
- Prepara la operación del día con una hoja de contactos de emergencia y turnos de voluntarios. Recoge las llaves, recibe las entregas y revisa la sala al menos 2 horas antes de la llegada del público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de aniversario?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar fecha, artistas, recinto, invitaciones y reservas. Reserva las 2 últimas semanas para confirmar asistentes, cerrar el repertorio, probar el equipo y preparar la señalización.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los artistas y el repertorio?
- Confirma la disponibilidad de los artistas al menos 6 semanas antes. El repertorio y los horarios deberían quedar cerrados 2 o 3 semanas antes, para poder escribir e imprimir el programa sin prisas.
- ¿Cuándo se debe probar el sonido del concierto?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repite una comprobación en el recinto el mismo día, unas 2 horas antes de abrir las puertas. Revisa micrófonos, monitores, altavoces, mesa de mezclas y cableado.
- ¿Cuánto catering necesito para un concierto de aniversario?
- Calcula las raciones a partir del número de confirmaciones y añade un margen del 10 % para imprevistos. Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y prepara los productos no perecederos el día anterior.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!