Jubiläumskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm zuerst fest und stimme danach Repertoire, Auftrittszeiten und Künstlerbestätigungen ab. So verschickst du Einladungen mit belastbaren Angaben und musst später keine Zeiten korrigieren.
• Führe mindestens einen Ortstermin durch und zeichne Raumaufteilung, Bühne, Sitzplätze, Garderobe und Cateringbereich ein. Prüfe dabei auch, wo Stromanschlüsse und Wege für Lieferungen liegen.
• Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Personenzahl dem Catering spätestens 7 Tage vorher. Plane zusätzlich lagerfähige Speisen und Getränke für den Aufbau ein.
• Teste Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone und Kabel nicht erst beim Einlass, sondern während des Aufbaus mit allen Signalwegen. Lege für wichtige Verbindungen Ersatzkabel bereit und kennzeichne sie.
• Teile Freiwillige mit klaren Uhrzeiten für Einlass, Garderobe, Künstlerbetreuung und Abbau ein. Hole den Standortschlüssel frühzeitig ab, nimm Lieferungen persönlich an und kontrolliere den Saal vor dem Publikumseinlass einmal vollständig.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläumskonzert planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Künstlern. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert starten, damit Catering und Sitzordnung planbar bleiben.

Wann muss das Catering für ein Jubiläumskonzert bestellt werden?

Bestelle das Catering mindestens 2 Wochen vorher und bestätige die endgültige Gästezahl etwa 7 Tage vor dem Termin. Ernährungswünsche solltest du bereits bei der Anmeldung erfassen und gesammelt weitergeben.

Wann sollte die Konzerttechnik getestet werden?

Führe einen vollständigen Techniktest beim Aufbau durch, mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. Prüfe dabei Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Funk- und Kabelmikrofone sowie alle XLR-, Klinken- und Verlängerungskabel.

Wie viele Helfer braucht man für ein Jubiläumskonzert?

Plane mindestens 1 Person für den Einlass, 1 für Garderobe, 1 für die Künstlerbetreuung und 1 verantwortliche Person für Technik oder Ablauf ein. Bei mehr als 100 Gästen sind 2 Personen am Einlass und eine zusätzliche Aufbauhilfe sinnvoll.

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