Checklist pour organiser un concert anniversaire

Un concert anniversaire demande de coordonner les invités, les artistes, la salle et la technique dans le bon ordre. Commencez par fixer la date et le programme, puis verrouillez les confirmations, les réservations et les besoins alimentaires. La visite du site permet ensuite d’ajuster la disposition, l’éclairage et le matériel. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs jusqu’à la vérification de la salle et des livraisons le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les confirmations des artistes
Coordonner le répertoire et les horaires
2 personnes
Effectuer une visite du site
2 personnes
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
Confirmer les réservations
Commander le catering
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
Rédiger les textes de présentation
Imprimer le programme
Créer la signalisation
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Répartir les bénévoles
Imprimer les contacts d’urgence
Faire les courses
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Tester l'équipement
3 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
Récupérer les clés du lieu
Recevoir les livraisons
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Accrocher le rideau de scène
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Déposer le programme à l’entrée
Effectuer le dernier tour de salle
2 personnes
Préparer la collation de la pause
3 personnes
Briefer le personnel d’entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Ouvrir le programme d’anniversaire
Accompagner la première partie du concert
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet de pause
4 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
4 personnes
Prononcer le discours d’anniversaire
2 personnes
Encadrer la finale
4 personnes
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
Emballer les instruments en toute sécurité
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier complètement le matériel technique
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Répartir le catering restant
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Sécuriser les photos et vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 12
Tables pliantesqté 4
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 100
Éléments de podiumqté 12
Pupitresqté 8
Pieds de microqté 30
Chaises des vestiairesqté 12

Vaisselle

Verres à eauqté 200
Verres à vinqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 220
Fourchettes à gâteauqté 220
Cuillères à caféqté 120
Cuillères à caféqté 120
Couverts de serviceqté 20
Carafesqté 20

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 6
Pieds de microqté 10
Diossenqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 20
Câbles jackqté 12
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Ordinateur portable
Lampes de pupitreqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Pilesqté 24

Décoration

Bannière d’anniversaireqté 2
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Cadres photoqté 8
Colle repositionnableqté 4
Attaches-câblesqté 100

Catering

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Saladiers pour buffetqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Cuillères à glaceqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Réfrigérateursqté 2
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 12
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8

Autre

Programmesqté 200
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 20
Caisse
Terminal de paiement
Caisse à espèces
Braceletsqté 200
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Ruban gafferqté 6

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations : les artistes doivent confirmer leur présence et leurs horaires avant l’impression du programme.
Prévoyez une visite du site plusieurs semaines avant le concert. Vérifiez l’accès aux prises, l’espace réservé aux éléments de podium, la circulation du public et l’emplacement des vestiaires.
Centralisez les besoins techniques avant de commander ou de louer le matériel : table de mixage, haut-parleurs, moniteurs de scène, microphones, boîtiers DI, câbles et rallonges doivent être testés ensemble.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant la réception. Cela vous donne le temps d’ajuster le catering, la vaisselle et les quantités de repas longue conservation.
Le jour J, récupérez les clés, recevez les livraisons et testez l’équipement avant l’arrivée des invités. Gardez les contacts d’urgence imprimés et répartissez les bénévoles avec des rôles précis.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un concert anniversaire ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant le concert. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement afin de finaliser les inscriptions, les besoins alimentaires et le catering.
Combien de temps prévoir pour installer la technique d’un concert ?: Réservez au moins 3 heures avant l’ouverture des portes pour installer et tester la table de mixage, les haut-parleurs, les moniteurs, les microphones et les câbles. Ajoutez du temps si plusieurs artistes ou changements de plateau sont prévus.
Quand confirmer les artistes et le répertoire ?: Demandez une confirmation définitive au moins 2 semaines avant le concert. Le répertoire, les horaires de passage et les besoins techniques doivent être transmis avant cette échéance pour préparer la scène et les textes de présentation.
Que vérifier dans la salle le jour du concert anniversaire ?: Faites une vérification complète 2 à 3 heures avant l’arrivée du public : disposition des chaises et tables, éclairage, signalisation, vestiaire, podium, prises électriques, matériel audio, livraisons et accès aux clés.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.