Jubileumconcert organiseren: checklist van datum tot applaus
Een jubileumconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een podium. Je legt eerst datum, locatie, groepen en repertoire vast en werkt daarna toe naar repetities, uitnodigingen en reserveringen. In de laatste weken verschuift de aandacht naar catering, vervoer, programmaboekjes en techniek. Op de concertdag zelf bepalen geluidscheck, bewegwijzering, vrijwilligers en nooduitgangen of alles rustig verloopt. Gebruik deze checklist als volgorde voor de voorbereiding; de volledige taken- en spullenlijst staat eronder.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Optredende groepen bevestigen
2 personen
Repertoire en partituren verzamelen
3 personen
Repetitierooster vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Artiestenvervoer regelen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur reserveren
2 personen
Instrumenten controleren
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlengkabels controleren
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Bewegwijzering maken
2 personen
Programmaboekjes drukken
2 personen
Entreebandjes klaarmaken
2 personen
Kassalade voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing uitschrijven
2 personen
Podiumindeling uitwerken
3 personen
Lichtplan uitwerken
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Presentatieteksten schrijven
2 personen
Decoratie voorbereiden
3 personen
Garderobe voorbereiden
2 personen
EHBO-koffer klaarzetten
Event
Opbouwlocatie vrijmaken
4 personen
Podiumdelen opbouwen
4 personen
Stoelen neerzetten
5 personen
Tafels opstellen
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Instrumenten klaarzetten
4 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Entree openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Garderobe bedienen
2 personen
Concert presenteren
Optredens begeleiden
3 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste optreden begeleiden
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Garderobe afsluiten
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten inpakken
4 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Lichtinstallatie afbreken
2 personen
Podium afbreken
4 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Tafels opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Restanten verpakken
2 personen
Afval scheiden
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrappenaantal 2
- Stoelenaantal 120
- Tafelsaantal 12
- Garderoberekkenaantal 3
- Klaptafelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
- Krukkenaantal 6
Apparatuur
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Podiummonitorenaantal 2
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 3
- Muziekstandaardsaantal 35
- Laptop
- Reservebatterijenaantal 24
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
- Kabelbindersaantal 100
Verlichting
- Podiumspotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerverlichtingaantal 8
- Lichtfiltersaantal 6
Servies
- Drinkglazenaantal 140
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 140
- Besteksetsaantal 140
- Opscheplepelsaantal 8
- Schenkkanenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
Decoratie
- Jubileumbannersaantal 3
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Ballonnenboekettenaantal 6
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Fotowand
- Tafeldecoratieaantal 12
- Lessenaar
Schoonmaak
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Schoonmaakkarrenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de repetities zodra de optredende groepen en het repertoire bevestigd zijn. Reserveer per repetitie voldoende tijd om partituren, opstelling en overgangen tussen de groepen door te nemen.
- Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers en podiummonitoren uiterlijk tijdens de laatste technische voorbereiding samen. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten; een ontbrekende kabelbinder valt vaak pas bij de opbouw op.
- Verwerk dieetwensen vóór je catering bestelt en tel daarna servies per eetmoment. Reken niet alleen drinkglazen en wijnglazen, maar ook koffiekopjes, borden en besteksets mee voor medewerkers en artiesten.
- Maak de publieksstroom vooraf zichtbaar met bewegwijzering, entreebandjes en programmaboekjes. Controleer daarnaast garderoberekken, toiletten en nooduitgangen voordat bezoekers binnenkomen.
- Geef vrijwilligers een concrete plek en begintijd, inclusief kassalade, garderobe en publieksontvangst. Laat artiestenvervoer niet op dezelfde minuut als de inloop aankomen; houd minimaal 30 minuten speling voor parkeren en lossen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie, programma en optredende groepen. Plan de uitnodigingen en reserveringen enkele maanden later, zodat je eerst de inhoud en capaciteit kunt bevestigen.
- Wanneer moet ik het repetitierooster voor een jubileumconcert vastleggen?
- Leg het rooster vast zodra alle groepen en het repertoire bekend zijn, idealiter 8 tot 12 weken voor het concert. Reserveer daarnaast een laatste gezamenlijke repetitie of technische doorloop in de laatste 2 weken.
- Wanneer moet de techniek van een jubileumconcert worden getest?
- Controleer apparatuur en bekabeling uiterlijk 1 week vooraf en test alles nogmaals tijdens de opbouw op de concertdag. Plan voor microfoons, monitoren en licht minimaal 60 minuten voor de ontvangst van het publiek.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een jubileumconcert?
- Reken minimaal 3 uur voor podiumdelen, stoelen, tafels, geluid, verlichting en bewegwijzering. Voeg minstens 30 minuten toe voor een volledige geluidscheck en controle van nooduitgangen en toiletten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!