Checklist para organizar tu concierto de aniversario

Un concierto de aniversario necesita más coordinación que una celebración con música de fondo: hay artistas, ensayos, repertorio, sonido, público y horarios que deben encajar. Esta checklist te guía desde la confirmación de la fecha y el lugar hasta la apertura de puertas y el desmontaje. Incluye los puntos que suelen quedarse para el último momento, como las preferencias alimentarias, el transporte de los grupos, las pruebas de micrófonos y la asignación de voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Confirmar los grupos que actúan
2 personas
Reunir repertorio y partituras
3 personas
Fijar el horario de ensayos
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Gestionar el transporte de los artistas
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reservar equipo
2 personas
Comprobar instrumentos
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Comprobar los cables alargadores
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Crear la señalización
2 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Preparar las pulseras de entrada
2 personas
Preparar la bandeja de caja
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Redactar la charla informativa
2 personas
Definir la distribución del escenario
3 personas
Desarrollar el plan de iluminación
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Escribir los textos de presentación
2 personas
Preparar la decoración
3 personas
Preparar el guardarropa
2 personas
Preparar el botiquín de primeros auxilios

Evento

Despejar la zona de montaje
4 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Colocar sillas
5 personas
Montar mesas
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Preparar los instrumentos
4 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Realizar la comprobación de luces
2 personas
Preparar la restauración
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Abrir la entrada
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir los programas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Presentar el concierto
Coordinar las actuaciones
3 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Coordinar la última actuación
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar el guardarropa
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Empacar instrumentos
4 personas
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Desmontar la instalación de luces
2 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Recoger sillas
4 personas
Recoger las mesas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Empacar lo sobrante
2 personas
Separar residuos
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Contar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 120
Mesascant. 12
Percheroscant. 3
Mesas plegablescant. 4
Papeleracant. 8
Taburetescant. 6

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 3
Atrilescant. 35
Portátil
Baterías de repuestocant. 24
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Bridascant. 100

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 8
Filtros de luzcant. 6

Vajilla

Vasoscant. 140
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Cucharonescant. 8
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Banners de aniversariocant. 3
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Ramos de globoscant. 6
Guirnaldascant. 8
Photowall
Decoración de mesacant. 12
Atril

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los grupos con varias semanas de margen. Después fija el programa y el calendario de ensayos para que cada formación sepa qué repertorio y partituras necesita preparar.
No dejes las invitaciones y las inscripciones para la última semana. Recoge también las preferencias dietéticas con antelación suficiente para ajustar las reservas y el pedido de catering.
Haz una prueba técnica completa antes de recibir al público: mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, cajas DI, portátil y cables. Comprueba cada conexión y lleva baterías de repuesto.
Reserva tiempo para revisar el espacio, no solo el escenario. Comprueba salidas de emergencia, baños, iluminación, señalización, sillas, percheros y la circulación de cables por el suelo.
Asigna voluntarios a funciones concretas y entrégales instrucciones antes de la apertura. La entrada, las pulseras, la bandeja de caja, los folletos del programa y la atención a artistas no deberían depender de una sola persona.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de aniversario?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para confirmar la fecha, el lugar y los grupos. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, catering, transporte, materiales impresos y comprobaciones técnicas.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Programa la prueba al menos 2 horas antes de la llegada del público y reserva otros 30 minutos para corregir problemas. Comprueba micrófonos, monitores, altavoces, mesa de mezclas, cables y conexiones de cada grupo.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto de aniversario?: Para un evento pequeño, asigna como mínimo 3 funciones: entrada y pulseras, apoyo a los artistas y coordinación del espacio. Si hay caja, catering o varios accesos, añade una persona por cada tarea adicional.
¿Cuándo se imprime el programa del concierto?: Imprime los folletos entre 3 y 5 días antes, cuando el repertorio, los horarios y los nombres de los grupos estén confirmados. Prepara también algunas copias extra para cubrir cambios de última hora y pérdidas.

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