Jubiläumskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jubiläumskonzert verbindet musikalische Planung mit vielen praktischen Abläufen. Neben Datum, Ort und Programm müssen Gruppen, Noten und Proben frühzeitig feststehen. Später kommen Einladungen, Anmeldungen, Catering, Technik, Beschilderung und die Einteilung der Helfenden hinzu. Diese Checkliste führt Sie in sinnvoller Reihenfolge durch die Vorbereitung und hilft dabei, typische Engpässe kurz vor dem Konzert zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Programm zusammenstellen
3 Personen
auftretende Gruppen bestätigen
2 Personen
Repertoire und Noten zusammentragen
3 Personen
Probenplan festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Künstlerttransport organisieren
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Ausrüstung reservieren
2 Personen
Instrumente prüfen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Verlängerungskabel prüfen
2 Personen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Beschilderung erstellen
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Einlassbänder vorbereiten
2 Personen
Kassenschublade vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Briefing ausarbeiten
2 Personen
Bühnenaufteilung ausarbeiten
3 Personen
Lichtkonzept ausarbeiten
2 Personen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Präsentationstexte schreiben
2 Personen
Dekoration vorbereiten
3 Personen
Garderobe vorbereiten
2 Personen
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen

Event

Aufbaubereich freimachen
4 Personen
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
Stühle aufstellen
5 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Instrumente bereitstellen
4 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Lichtcheck durchführen
2 Personen
Catering bereitstellen
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Eingang öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Garderobe betreuen
2 Personen
Konzert präsentieren
Auftritte betreuen
3 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Garderobe abschließen
2 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Instrumente einpacken
4 Personen
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
Lichtanlage abbauen
2 Personen
Bühne abbauen
4 Personen
Stühle aufräumen
4 Personen
Tische aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Restbestände verpacken
2 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Materialien zählen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
StühleAnz. 120
TischeAnz. 12
GarderobenständerAnz. 3
KlappischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
HockerAnz. 6

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 2
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 3
NotenständerAnz. 35
Laptop
ErsatzbatterienAnz. 24
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
LichtfilterAnz. 6

Geschirr

TrinkgläserAnz. 140
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 140
BestecksetsAnz. 140
ServierlöffelAnz. 8
KaraffenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 12
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

JubiläumsbannerAnz. 3
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
BallonbouquetsAnz. 6
WimpelkettenAnz. 8
Fotowand
TischdekorationAnz. 12
Pult

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätigen Sie Datum und Veranstaltungsort möglichst früh und legen Sie danach sofort Programm, auftretende Gruppen und Repertoire fest. So bleibt ausreichend Zeit, Noten zusammenzutragen und einen realistischen Probenplan aufzustellen.
Planen Sie den Versand der Einladungen mit einer Rückmeldefrist von etwa 14 Tagen. Erfassen Sie Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend, statt kurz vor dem Konzert mehrere Listen abgleichen zu müssen.
Testen Sie Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Bühnenmonitore und Laptop spätestens 7 Tage vorher gemeinsam. Prüfen Sie dabei auch Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Ersatzbatterien – fehlendes Zubehör lässt sich am Veranstaltungstag nur schwer ersetzen.
Bestellen Sie Catering und Getränke erst nach der aktuellen Anmeldungszahl, aber spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Konzert. Rechnen Sie Sitzplätze, Tische, Gläser, Tassen, Teller und Besteck getrennt nach Empfang, Konzert und anschließendem Zusammensein.
Führen Sie am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem Einlass eine Sicherheits- und Raumkontrolle durch. Kontrollieren Sie Notausgänge und Toiletten, bringen Sie die Beschilderung an und teilen Sie Freiwillige klar für Einlass, Kasse, Garderobe und Betreuung ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläumskonzert organisieren?: Beginnen Sie idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Datum, Ort, auftretende Gruppen und Programm sollten spätestens 8 Wochen vor dem Konzert bestätigt sein.
Wann sollte man die Einladungen für ein Jubiläumskonzert verschicken?: Verschicken Sie die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und setzen Sie eine Rückmeldefrist von ungefähr 14 Tagen. So bleibt Zeit, Anmeldungen und Ernährungswünsche für Reservierungen und Catering auszuwerten.
Wie lange vor dem Jubiläumskonzert muss die Technik getestet werden?: Ein gemeinsamer Techniktest sollte spätestens 7 Tage vorher stattfinden. Am Veranstaltungstag brauchen Sie zusätzlich einen kurzen Funktionstest von Mikrofonen, Mischpult, Lautsprechern und Bühnenmonitoren, idealerweise 2 Stunden vor dem Einlass.
Was muss man am Tag des Jubiläumskonzerts zuerst erledigen?: Beginnen Sie etwa 2 Stunden vor dem Einlass mit dem Aufbau und der Raumkontrolle. Danach folgen Techniktest, Beschilderung, Programmhefte, Einlassbänder, Kassenschublade und die letzte Einteilung der Freiwilligen.

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