Organiser un concert anniversaire sans rien oublier

Un concert anniversaire demande plus qu’une date et quelques musiciens. Il faut coordonner les groupes, les répétitions, les invitations, le catering, le transport et toute la technique le même jour. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre où elles deviennent utiles, des premières confirmations jusqu’à l’accueil du public. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard : partitions, besoins alimentaires, sorties de secours, câbles, bracelets d’entrée et répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Confirmer les groupes participants
2 personnes
Rassembler le répertoire et les partitions
3 personnes
Établir le planning des répétitions
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Organiser le transport des artistes
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Réserver l’équipement
2 personnes
Vérifier les instruments
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Vérifier les rallonges
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Créer la signalisation
2 personnes
Imprimer les livrets de programme
2 personnes
Préparer les bracelets d'entrée
2 personnes
Préparer la salade de la caisse
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rédiger le briefing
2 personnes
Élaborer la configuration de la scène
3 personnes
Élaborer le plan d'éclairage
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Rédiger les textes de présentation
2 personnes
Préparer la décoration
3 personnes
Préparer le vestiaire
2 personnes
Préparer la trousse de premiers secours

Événement

Libérer la zone de montage
4 personnes
Monter les éléments de scène
4 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ouvrir l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Assurer le vestiaire
2 personnes
Présenter le concert
Accompagner les spectacles
3 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Fermer le vestiaire
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les instruments
4 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Démonter l’installation lumineuse
2 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger les chaises
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Portantsqté 3
Tables pliantesqté 4
Poubellesqté 8
Tabouretsqté 6

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 3
Pieds de microqté 35
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8
Filtres de lumièreqté 6

Vaisselle

Verres à boireqté 140
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Louchesqté 8
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Bannières d'anniversaireqté 3
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Bouquets de ballonsqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Mur photo
Décoration de tableqté 12
Lutrin

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque d’abord la date et le lieu, puis confirme rapidement les groupes participants : le programme, les répétitions et le transport dépendent de ces deux réponses. Garde une version écrite des horaires validés.
Prévois un calendrier de répétitions avec les morceaux, les partitions et les responsables. Une dernière répétition technique séparée, au moins quelques jours avant le concert, évite de découvrir les problèmes de microphones le jour même.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et transmets le nombre final au traiteur avant sa date limite. Ajoute une marge pour les artistes, les bénévoles et les invités qui n’ont pas encore répondu.
Teste la table de mixage, les haut-parleurs, les retours, les microphones et les boîtiers DI avec les vrais instruments. Vérifie aussi les rallonges, multiprises, piles de rechange et goulottes de câbles avant l’installation.
Répartis les bénévoles par créneau et par poste : accueil, caisse, artistes, catering et rangement. Prépare la signalisation, les bracelets d’entrée et les livrets de programme avant l’ouverture des portes, pas pendant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert anniversaire ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date. Les confirmations des groupes, du lieu, du programme et du catering doivent précéder les invitations et le planning des répétitions.
Combien de temps prévoir pour les répétitions d’un concert anniversaire ?: Prévois plusieurs créneaux selon le nombre de groupes, puis réserve au moins 2 heures pour une répétition ou un test technique final. Ce créneau doit inclure les microphones, les retours, les changements de plateau et les branchements.
Quand envoyer les invitations pour un concert anniversaire ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant le concert et fixe une date limite de réponse 10 à 14 jours avant. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et la capacité de la salle.
Que faut-il vérifier dans la salle avant un concert anniversaire ?: Vérifie les sorties de secours, les toilettes, l’alimentation électrique et le passage des câbles au plus tard la semaine précédente. Le jour du concert, refais un contrôle après l’installation de la scène, des tables et de la sonorisation.

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