Checklist voor een jubileumawardshow organiseren

Een jubileumawardshow vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie, een podium en een paar prijzen. Je moet tegelijk de gasten, nominaties, jury, presentatoren, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met de gastenlijst en locatie, leg daarna het programma en de awardcategorieën vast en werk vervolgens de productie uit. Deze checklist helpt je om deadlines te bepalen en voorkomt dat winnaars, spreekteksten, microfoons of awardbekers pas op het laatste moment geregeld zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Audiovisuele apparatuur reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Awardcategorieën vastleggen
2 personen
Genomineerden verzamelen
2 personen
Juryleden bevestigen
Jurybeoordelingen verwerken
2 personen
Winnaars geheimhouden
Presentatoren bevestigen
Spreekteksten schrijven
2 personen
Muziekselectie samenstellen
Presentatie maken
2 personen
Awardbekers bestellen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Awardbekers ophalen
Techniek testen
2 personen
Presentatie controleren
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Podium opbouwen
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Projector aansluiten
Servies klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Awards klaarleggen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Briefing medewerkers geven
3 personen
Technische generale repetitie
4 personen

Event

Gasten registreren
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
Achtergrondmuziek afspelen
Opening presenteren
2 personen
Jubileumvideo tonen
Eerste awardronde presenteren
3 personen
Pauzedrankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Tafels afruimen
3 personen
Tweede awardronde presenteren
3 personen
Winnaars fotograferen
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hoofdaward presenteren
3 personen
Dankwoord uitspreken
Vrije netwerkborrel begeleiden
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Dranken en etenswaren opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Podium en decoratie afbouwen
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Foto's en video veiligstellen
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Podiumdelenaantal 4
Krukkenaantal 4
Kledingrek

Servies

Dinerbordenaantal 110
Dessertbordenaantal 110
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 110
Messenaantal 110
Vorkenaantal 110
Lepelsaantal 110
Koffielepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Projector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Ballonnenbogenaantal 2
Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Menukaartenaantal 100
Naamkaartjesaantal 100
Fotowand
Fotowandaccessoiresaantal 20
Awardbekersaantal 8
Awardenveloppenaantal 8
Standaards voor winnaarsaantal 2

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakkenaantal 80
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletpapieraantal 24
Papieren handdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg awardcategorieën, juryleden en nominaties uiterlijk 6 weken vooraf vast. Zo houd je tijd over om beoordelingen te verwerken en winnaars geheim te houden.
Stuur uitnodigingen ongeveer 5 weken voor de show en sluit aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf. Vraag daarbij direct dieetwensen op, zodat de catering aantallen en menu’s kan vastzetten.
Plan een technische doorloop van minimaal 2 uur. Test draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop, projector, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen met het echte programma.
Maak de tafelschikking en naambadges pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Houd voor de opbouw rekening met aparte plekken voor rechthoekige tafels, buffettafels, podiumdelen en het kledingrek.
Controleer 2 dagen vooraf alle fysieke spullen: awardbekers, servies, glazen, serveerschalen, serveertangen, LED-spots, sfeerverlichting en de jubileumbanner. Haal de awardbekers niet pas op de showdag op; plan dat als aparte controle in.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumawardshow organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, catering en audiovisuele apparatuur; plan daarna de nominaties, jury en uitnodigingen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumawardshow?: Verstuur ze ongeveer 5 weken voor de show en geef gasten 2 tot 3 weken om te reageren. Sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je catering, dieetwensen, badges en tafelschikking kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek van een awardshow?: Plan minimaal 2 uur voor de technische opbouw en test daarnaast het volledige programma één keer. Controleer microfoons, geluid, presentatie, projectie en verlichting vóórdat de gasten binnenkomen.
Wanneer bestel je awardbekers voor een jubileumawardshow?: Bestel de awardbekers zodra de awardcategorieën definitief zijn, bij voorkeur uiterlijk 4 weken vooraf. Controleer de aantallen en haal ze minimaal 2 dagen voor de show op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.