Checklist pour organiser une soirée de remise des prix du jubilé

Une soirée de remise des prix du jubilé demande plus qu’un programme et quelques discours. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, le jury, les récompenses et la technique, tout en gardant les résultats confidentiels jusqu’au bon moment. Cette checklist de 77 tâches et 61 fournitures vous aide à avancer dans l’ordre, de la réservation du lieu au retrait des coupes. Prévoyez aussi une répétition complète avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver le matériel audiovisuel
Établir le programme
2 personnes
Définir les catégories de prix
2 personnes
Rassembler les nominés
2 personnes
Confirmer les jurés
Traiter les évaluations du jury
2 personnes
Garder les gagnants secrets
Confirmer les présentateurs
Rédiger les discours
2 personnes
Composer la sélection musicale
Préparer la présentation
2 personnes
Commander les coupes de récompense
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les coupes de récompense
Tester la technique
2 personnes
Vérifier la présentation
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la scène
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Brancher le projecteur
Préparer la vaisselle
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Préparer les trophées
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Briefer les collaborateurs
3 personnes
Répétition générale technique
4 personnes

Événement

Enregistrer les invités
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Accompagner les invités à leur place
2 personnes
Diffuser de la musique d’ambiance
Présenter l’ouverture
2 personnes
Diffuser la vidéo d’anniversaire
Présenter le premier tour des récompenses
3 personnes
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Présenter le deuxième tour de remise de prix
3 personnes
Photographier les gagnants
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Présenter le prix principal
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Encadrer le cocktail de réseautage libre
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Ranger les boissons et les aliments
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter la scène et la décoration
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Sécuriser les photos et vidéos
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 12
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 4
Éléments de podiumqté 4
Tabouretsqté 4
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 110
Assiettes à dessertqté 110
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Verres à champagneqté 110
Couteauxqté 110
Fourchettesqté 110
Cuillèresqté 110
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Bannière d’anniversaireqté 2
Arches de ballonsqté 2
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Cartes de menuqté 100
Badges nominatifsqté 100
Mur photo
Accessoires de fond photoqté 20
Coupes de récompenseqté 8
Enveloppes des récompensesqté 8
Pieds pour les gagnantsqté 2

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sacs poubelleqté 80
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Papier toiletteqté 24
Essuie-toutqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et le traiteur dès que la date est fixée. Pour le repas, comptez les quantités à partir des inscriptions confirmées et ajoutez une marge de 5 à 10 % pour les imprévus.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la soirée. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les allergies, régimes particuliers et besoins d’accessibilité avant de confirmer le catering.
Faites valider les catégories de prix, les nominés et les jurés au moins 3 semaines à l’avance. Conservez les résultats dans un document à accès limité et préparez les enveloppes ou fiches gagnantes séparément.
Répétez le déroulé avec les présentateurs 3 à 5 jours avant l’événement. Testez chaque microphone sans fil, le projecteur, la présentation, les haut-parleurs et les rallonges dans la configuration réelle de la salle.
Récupérez les coupes de récompense et préparez les badges nominatifs la veille. Disposez les tables, les chaises, le podium et le plan de table suffisamment tôt pour garder au moins 60 minutes avant l’ouverture aux derniers contrôles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée de remise des prix du jubilé ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les réservations du lieu, du traiteur et du matériel audiovisuel doivent être lancées en premier, puis le jury, les nominés et les récompenses peuvent être finalisés.
Quand envoyer les invitations pour une remise des prix du jubilé ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la soirée et fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement. Ce délai permet de confirmer les quantités du traiteur et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour les discours et la remise des prix ?: Réservez 2 à 4 minutes par récompense, présentation comprise, puis ajoutez 10 à 15 minutes pour les discours d’ouverture et de clôture. Pour 10 catégories, le programme peut donc nécessiter 45 à 60 minutes.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Faites un premier test 3 à 5 jours avant, puis un contrôle final le jour même, au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Vérifiez notamment les microphones, le son, le projecteur, l’écran et les câbles de secours.

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