Jubiläums-Awardshow organisieren: die komplette Checkliste

Eine Jubiläums-Awardshow braucht mehr als Pokale und eine Bühne. Du koordinierst Einladungen, Nominierungen, Jury, Moderation, Catering und Technik in einer festen Reihenfolge. Beginne mehrere Wochen vorher mit Gästeliste, Location und Awardkategorien; kurz vor der Show zählen Proben, Mengenprüfung und die geheime Aufbewahrung der Gewinner. Die Checkliste bündelt 77 Aufgaben und 61 benötigte Dinge, damit am Veranstaltungstag nichts zwischen Mikrofon, Buffet und Preisübergabe fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Gästeliste erstellen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Location reservieren
Catering reservieren
Audiovisuelle Ausrüstung reservieren
Programm zusammenstellen
2 Personen
Awardkategorien festlegen
2 Personen
Nominierte sammeln
2 Personen
Jurymitglieder bestätigen
Jurybewertungen verarbeiten
2 Personen
Gewinner geheim halten
Moderatoren bestätigen
Redetexte schreiben
2 Personen
Musikauswahl zusammenstellen
Präsentation erstellen
2 Personen
Awardpokale bestellen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Awardpokale abholen
Technik testen
2 Personen
Präsentation prüfen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Bühne aufbauen
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung anbringen
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Projektor anschließen
Geschirr bereitstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Awards bereitlegen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Mitarbeiter briefing geben
3 Personen
Technische Generalprobe
4 Personen

Event

Gäste registrieren
3 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Gäste zu den Sitzplätzen begleiten
2 Personen
Hintergrundmusik abspielen
Eröffnung präsentieren
2 Personen
Jubiläumsvideo zeigen
Erste Preisverleihungsrunde präsentieren
3 Personen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Tische abräumen
3 Personen
Zweite Preisverleihungsrunde präsentieren
3 Personen
Gewinner fotografieren
2 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Hauptpreis überreichen
3 Personen
Dankeswort sprechen
Freien Networking-Aperitif begleiten
3 Personen
Letzte Runde ankündigen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Getränke und Speisen aufräumen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Bühne und Dekoration abbauen
3 Personen
Geräte einpacken
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Fotos und Videos sichern
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 12
StühleAnz. 100
BuffetischeAnz. 4
BühnenelementeAnz. 4
HockerAnz. 4
Kleiderständer

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 110
DesserttellerAnz. 110
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
ChampagnergläserAnz. 110
MesserAnz. 110
GabelnAnz. 110
LöffelAnz. 110
KaffeelöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

JubiläumsbannerAnz. 2
BallonbögenAnz. 2
TischläuferAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
SpeisekartenAnz. 100
NamensschilderAnz. 100
Fotowand
Fotowand-AccessoiresAnz. 20
Award-PokaleAnz. 8
AuszeichnungsumschlägeAnz. 8
Ständer für GewinnerAnz. 2

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
MüllsäckeAnz. 80
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
ToilettenpapierAnz. 24
PapierhandtücherAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Awardkategorien und Nominierungen fest, bevor du die Präsentation und Redetexte schreibst. So stimmen Namen, Reihenfolge und Gewinnerfolien später überein.
Bestätige Moderation, Jury und audiovisuelle Technik nicht erst in der letzten Woche. Plane mindestens einen Techniktest mit Funkmikrofonen, Mischpult, Laptop, Projektor und Leinwand ein.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und berechne die Cateringmengen erst nach dem Anmeldeschluss. Prüfe danach Teller, Gläser, Besteck und Serviergeschirr getrennt vom Essen.
Bewahre die Gewinnerliste bis zum Auftrittstag verschlossen und nur für die zuständige Person zugänglich auf. Kontrolliere die Awardpokale spätestens am Vortag auf Vollständigkeit und hole sie rechtzeitig ab.
Plane den Aufbau in dieser Reihenfolge: Tische und Stühle, Bühnenelemente, Beleuchtung, Ton und Projektion. Beschrifte Namensschilder und Tischordnung erst, wenn die finale Gästeliste vorliegt.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Jubiläums-Awardshow planen?: Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Gästeliste, Awardkategorien und Jury. In den letzten 7 Tagen sollten nur noch Mengen, Technik, Pokale und Ablaufdetails geprüft werden.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Awardshow?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit 1 bis 2 Getränken pro Stunde. Wasser, Wein und Champagner solltest du entsprechend der tatsächlichen Anmeldung und des Programms getrennt kalkulieren.
Wann sollte ich die Einladungen für eine Jubiläums-Awardshow verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor der Show und setze die Rückmeldefrist auf 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 10 Tage für Ernährungswünsche, Tischordnung und Cateringmengen.
Wann muss die Technik für eine Awardshow getestet werden?: Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag und einen kurzen Funktionstest 2 bis 3 Stunden vor Einlass durch. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Stromkabel, Präsentation, Projektor und Beleuchtung gemeinsam im aufgebauten Raum.

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