Boodschappenlijst voor een jongerencongres

Voor een jongerencongres heb je meer nodig dan koffie en een presentatiescherm. Deelnemers bewegen tussen registratie, plenaire sessies en workshops, dus materialen moeten vooraf per ruimte klaarliggen. Denk aan techniek voor presentaties en panelgesprekken, servies voor de catering en praktische spullen voor ontvangst en begeleiding. Gebruik de lijst hieronder als controle voordat je boodschappen doet en materialen naar de locatie brengt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Registratiebalieaantal 2
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 130
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Lepelsaantal 130
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Apparatuur

Presentatiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 6
Flip-oversaantal 6
Draagbare ventilatorenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 10
Serveertangenaantal 8
Voedselbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

Congresbannersaantal 4
Wegwijzersaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Naamkaarthoudersaantal 120
Pennenaantal 150
Polsbandjesaantal 120
Slingersaantal 12
Kleefgumaantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 kilo
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 3 dozen
- Groene thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Warme chocolademelk - 2 liter
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 8 liter
- Sojamelk - 4 liter
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 10 flessen
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 8 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Citroenen - 3 kilo
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Wortels - 4 kilo
- Paprika's - 3 kilo
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Mandarijnen - 5 kilo
- Mueslirepen - 150 stuks
- Granolarepen - 120 stuks
- Naturelchips - 8 zakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Salsa - 6 potten
- Ongezouten noten - 4 kilo
- Rozijnen - 2 kilo
- Rijstwafels - 8 pakken
- Volkorenbrood - 12 broden
- Volkoren wraps - 10 pakken
- Hummus - 3 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Kalkoenfilet - 2 kilo
- Pindakaas - 4 potten
- Jam - 4 potten
- Sla - 12 kroppen
- Kikkererwten - 12 blikken
- Mais - 8 blikken
- Tomatensoep - 12 liter
- Groentesoep - 12 liter
- Pastasalade - 12 kilo
- Couscoussalade - 10 kilo
- Vegetarische wraps - 120 stuks
- Veganistische wraps - 40 stuks
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Kipfiletreepjes - 6 kilo
- Falafel - 5 kilo
- Rijst - 8 kilo
- Groentecurry - 15 liter
- Kokosmelk - 12 blikken
- Kerriepoeder - 2 potjes
- Paprikapoeder - 2 potjes
- Knoflookpoeder - 2 potjes
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 500 gram
- Olijfolie - 3 liter
- Mayonaise - 3 potten
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Vegan mayonaise - 2 potten
- Koekjes - 10 pakken
- Brownies - 120 stuks
- Papieren servetten - 500 stuks
- Papieren bekers - 200 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Theelepels - 200 stuks
- Koffiefilters - 2 pakken
- IJsblokjes - 15 kilo
- Afvalzakken - 5 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 36 rollen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 1 doos
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Handzeep - 6 navullingen
- Handdesinfectiegel - 6 flessen

Tips

Reken voor koffie, thee en water per deelnemer op een herbruikbare beker of kopje en controleer vooraf of de locatie genoeg servies heeft. Reserveer daarnaast extra bekers voor sprekers en vrijwilligers.
Leg presentaties uiterlijk 24 uur vooraf op één presentatielaptop en test iedere presentatie met het beschikbare scherm en de HDMI-kabel. Neem minstens één reservekabel en twee stekkerdozen mee.
Maak per workshop een aparte materiaalset en label die uiterlijk de avond ervoor. Zo hoef je op de congresdag niet te zoeken tussen flip-overs, stiften en andere workshopmaterialen.
Zet bij de registratiebalie naamkaartjes, programma’s en de gecontroleerde deelnemerslijst klaar. Leg deze spullen minstens 30 minuten voor de deuren opengaan op volgorde van achternaam.
Plan voor catering en drank minstens 45 minuten voorbereiding op locatie. Controleer dan ook de koelboxen, thermoskannen, waterkokers en koffiezetapparaten voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik meenemen naar een jongerencongres?: Neem in elk geval registratiebenodigdheden, naamkaartjes, programma’s, servies, drankvoorziening en workshopmaterialen mee. Voor het programma heb je daarnaast een presentatiescherm, presentatielaptop, microfoons, luidsprekers en HDMI-kabels nodig.
Hoeveel bekers heb ik nodig voor een jongerencongres?: Voorzie minimaal één herbruikbare beker per deelnemer en tel extra bekers voor sprekers, vrijwilligers en morsen. Bij een congres met meerdere drinkmomenten is een voorraad van ongeveer 1,2 beker per persoon praktisch.
Wanneer moet ik de presentaties en techniek controleren?: Vraag presentaties uiterlijk 24 uur voor de start op en test de bestanden daarna op de presentatielaptop. Controleer op locatie minstens 60 minuten voor aanvang het scherm, geluid, de microfoons, HDMI-kabels en stroomverdeling.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een jongerencongres?: Reken voor een congresdag op ongeveer 3 warme dranken per deelnemer, met extra marge voor sprekers en vrijwilligers. Plan minstens één koffiepauze en zorg dat thermoskannen of koffiezetapparaten vóór de opening gevuld en getest zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.