Was du für einen Jugendkongress brauchst

Für einen Jugendkongress brauchst du mehr als Stühle und Beamer. Neben Registrierung und Workshopmaterialien müssen vor allem Technik, Getränke, Geschirr und Kabel am Veranstaltungstag vollständig bereitliegen. Plane pro Teilnehmenden einen Becher, zwei bis drei Getränke für die erste Stunde und zusätzliche Reserven für Helfende und Referierende ein. Diese Einkaufsliste hilft dir, fehlende Kleinteile rechtzeitig zu erkennen und den Transport zum Veranstaltungsort zu organisieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 120
RegistrierungsthekeAnz. 2
GarderobenständerAnz. 4
HockerAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 130
GabelnAnz. 130
MesserAnz. 130
LöffelAnz. 130
ServiertablettsAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Ausstattung

Präsentationsbildschirm
Präsentationslaptop
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
FlipchartsAnz. 6
Tragbare VentilatorenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 10
ServierzangenAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

KongressbannerAnz. 4
WegweiserAnz. 12
TischdeckenAnz. 18
NamensschildhalterAnz. 120
StifteAnz. 150
ArmbänderAnz. 120
GirlandenAnz. 12
KlebestiftAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Besen und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Kilo
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Schwarzer Tee - 3 Schachteln
- Grüner Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Heiße Schokolade - 2 Liter
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Packungen
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Sojamilch - 4 Liter
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Eistee - 10 Flaschen
- Spa Blauw - 12 Flaschen
- Spa Rood - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Zitronen - 3 Kilo
- Gurken - 12 Stück
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Karotten - 4 Kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Äpfel - 8 Kilo
- Bananen - 6 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Mandarinen - 5 Kilo
- Müsliriegel - 150 Stück
- Müsliriegel - 120 Stück
- Chips natur - 8 Tüten
- Paprikachips - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Salsa - 6 Gläser
- Ungesalzene Nüsse - 4 Kilo
- Rosinen - 2 Kilo
- Reiswaffeln - 8 Packungen
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Vollkorn-Wraps - 10 Packungen
- Hummus - 3 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Putenfilet - 2 kilo
- Erdnussbutter - 4 Gläser
- Marmelade - 4 Gläser
- Salat - 12 Köpfe
- Kichererbsen - 12 Dosen
- Mais - 8 Dosen
- Tomatensuppe - 12 Liter
- Gemüsesuppe - 12 Liter
- Pastasalat - 12 Kilo
- Couscoussalat - 10 kilo
- Vegetarische Wraps - 120 Stück
- Vegane Wraps - 40 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Hähnchenbruststreifen - 6 Kilo
- Falafel - 5 Kilo
- Reis - 8 Kilo
- Gemüsecurry - 15 Liter
- Kokosmilch - 12 Dosen
- Currypulver - 2 Dosen
- Paprikapulver - 2 Dosen
- Knoblauchpulver - 2 Dosen
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Olivenöl - 3 Liter
- Mayonnaise - 3 Gläser
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Vegane Mayonnaise - 2 Gläser
- Kekse - 10 Packungen
- Brownies - 120 Stück
- Papierservietten - 500 Stück
- Pappbecher - 200 Stück
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Teelöffel - 200 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Eiswürfel - 15 Kilo
- Müllsäcke - 5 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 36 Rollen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Karton
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Handseife - 6 Nachfüllungen
- Handdesinfektionsgel - 6 Flaschen

Tipps

Plane pro erwarteter Person einen wiederverwendbaren Becher sowie Teller, Besteck und eine Kaffeetasse ein. Rechne bei Geschirr und Bechern zusätzlich mit etwa 10 Prozent Reserve für Nachschub, Beschädigungen und Helfende.
Stelle für Präsentationen mindestens ein HDMI-Kabel, ein Verlängerungskabel und eine Powerbank als Reserve bereit. Teste Laptop, Bildschirm, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag mit den tatsächlichen Präsentationsdateien.
Kalkuliere für die erste Veranstaltungsstunde zwei bis drei Getränke pro Person und stelle Wasser in Karaffen bereit. Thermoskannen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Kühlboxen werden oft erst beim Aufbau vermisst – bringe sie deshalb mindestens einen Tag vorher zusammen.
Für Registrierung und Garderobe brauchst du nicht nur eine Theke, sondern auch Namensschilder, eine aktuelle Teilnehmendenliste und einen gut erreichbaren Garderobenständer. Lege diese Dinge in eine eigene Kiste, damit sie beim Aufbau nicht zwischen Workshopmaterialien verschwinden.
Plane je Workshop mindestens ein Flipchart und ausreichend Platz für Material und Sitzordnung ein. Schneidebretter sowie Koch- und Brotmesser gehören nur dann in den Transport, wenn sie für einen konkreten Workshop benötigt werden; prüfe solche Sondermaterialien spätestens eine Woche vorher.

Häufige Fragen

Wie viele Becher brauche ich für einen Jugendkongress?: Plane mindestens einen wiederverwendbaren Becher pro Teilnehmenden ein, plus etwa 10 Prozent Reserve. Bei 100 Personen solltest du also rund 110 Becher verfügbar haben.
Wie viel Getränke brauche ich für einen Jugendkongress?: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle danach regelmäßig Wasser nach. Für 100 Teilnehmende entspricht das zunächst etwa 200 bis 300 Getränken, zusätzlich zu Reserven für Referierende und Helfende.
Welche Technik muss ich für einen Jugendkongress einpacken?: Mindestens Präsentationsbildschirm, Präsentationslaptop, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel. Packe jeweils mindestens ein Ersatzkabel und eine Powerbank ein und führe den Techniktest spätestens am Vortag durch.
Wann sollte ich Catering und Kongressmaterial bestellen?: Bestelle Catering und Sondermaterialien mindestens zwei Wochen vor dem Kongress, damit Ernährungswünsche und Lieferzeiten berücksichtigt werden können. Technik, Geschirr und Workshopmaterialien sollten spätestens am Vortag am Veranstaltungsort bereitstehen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.