Que prévoir pour un Congrès des jeunes ?

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Prévois au moins un gobelet réutilisable par participant, plus 10 % de réserve : les oublis et les échanges sont fréquents pendant une journée de congrès.
• Pour le café, compte environ 2 tasses par personne sur une demi-journée et vérifie le nombre de machines à café, de bouilloires et de thermos disponibles avant les courses.
• Réserve au minimum un câble HDMI de secours, deux rallonges et une multiprise par zone technique : une présentation peut être prête alors que le branchement ne l’est pas.
• Pour les ateliers, prépare le matériel par salle dans des caisses séparées et vérifie chaque inventaire la veille, plutôt que de chercher les couteaux, planches ou chevalets le matin même.
• Installe l’accueil avec le comptoir d’inscription, les badges et le programme imprimé au moins 30 minutes avant l’arrivée du public ; garde les batteries externes et les câbles à portée de main.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour un Congrès des jeunes ?

Prévois un gobelet réutilisable par participant, puis ajoute 10 % de marge. Pour 100 participants, cela représente 110 gobelets.

Combien de tasses à café faut-il pour 100 personnes ?

Pour une demi-journée, compte environ 200 tasses à café si chaque personne se sert deux fois. Ajoute quelques tasses de réserve pour les intervenants et les bénévoles.

Quel matériel technique acheter pour les présentations ?

Prévois un écran, un ordinateur portable de présentation, des microphones sans fil, des pieds de micro, des haut-parleurs, au moins deux câbles HDMI, deux rallonges et deux multiprises.

Quand vérifier le matériel du congrès ?

Fais un premier contrôle 48 heures avant, puis un test complet sur place au moins 60 minutes avant l’accueil. Vérifie notamment l’écran, les microphones, les câbles et les batteries externes.