Qué necesitas comprar para un congreso juvenil

Un congreso juvenil necesita más que sillas y una pantalla. Debes preparar el registro, las sesiones, los talleres y las pausas sin que falten cables, vasos o materiales el día del evento. Usa esta lista para reunir el mobiliario, la vajilla, el equipo técnico y los elementos de cocina. Calcula las cantidades según el número de participantes confirmados y añade un margen para imprevistos.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 120
Mostrador de registrocant. 2
Percheroscant. 4
Taburetescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 130
Tenedorescant. 130
Cuchilloscant. 130
Cucharascant. 130
Bandejas de serviciocant. 12
Jarrascant. 8

Equipo

Pantalla de presentación
Portátil de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Baterías externascant. 6
Pizarras de hojascant. 6
Ventiladores portátilescant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cucharonescant. 10
Pinzas de servircant. 8
Bandejas de comidacant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Decoración

Banners del congresocant. 4
Señalizadorescant. 12
Mantelescant. 18
Portatarjetas de nombrecant. 120
Bolígrafoscant. 150
Pulserascant. 120
Guirnaldascant. 12
Masilla adhesivacant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Escoba y recogedorcant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Catering

Compras
- Café - 3 kilo
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 3 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Chocolate caliente - 2 litros
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Leche de soja - 4 liter
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Té helado - 10 botellas
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 8 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Limones - 3 kilos
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 4 kilo
- Zanahorias - 4 kilo
- Pimientos - 3 kilo
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 6 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Mandarinas - 5 kilo
- Barritas de muesli - 150 unidades
- Barritas de granola - 120 unidades
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Salsa - 6 frascos
- Frutos secos sin sal - 4 kilos
- Pasas - 2 kilos
- Tortitas de arroz - 8 paquetes
- Pan integral - 12 panes
- Wraps integrales - 10 paquetes
- Hummus - 3 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Queso joven - 3 kilos
- Pechuga de pavo - 2 kilo
- Mantequilla de cacahuete - 4 botes
- Mermelada - 4 tarros
- Lechuga - 12 unidades
- Garbanzos - 12 latas
- Maíz - 8 latas
- Sopa de tomate - 12 litros
- Sopa de verduras - 12 litros
- Ensalada de pasta - 12 kilos
- Ensalada de cuscús - 10 kilos
- Wraps vegetarianos - 120 unidades
- Wraps veganos - 40 unidades
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Tiras de pechuga de pollo - 6 kilo
- Falafel - 5 kilo
- Arroz - 8 kilos
- Curry de verduras - 15 litros
- Leche de coco - 12 latas
- Curry en polvo - 2 tarros
- Pimentón - 2 botes
- Ajo en polvo - 2 tarros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Aceite de oliva - 3 litros
- Mayonesa - 3 botes
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Mayonesa vegana - 2 botes
- Galletas - 10 paquetes
- Brownies - 120 unidades
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Vasos de papel - 200 unidades
- Palitos para remover - 300 unidades
- Cucharillas - 200 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Cubitos de hielo - 15 kilos
- Bolsas de basura - 5 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 36 rollos
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Jabón de manos - 6 recambios
- Gel desinfectante de manos - 6 botellas

Consejos

Calcula las sillas para el aforo previsto y añade entre un 5 % y un 10 % para ponentes, voluntarios y cambios de última hora. Reserva también mesas para el registro, los talleres y el catering.
Prepara un puesto de registro con tarjetas de nombre, programa impreso y espacio para comprobar la lista de participantes. Lleva al menos un bolígrafo por cada 10 asistentes y algunos repuestos.
Para cada ponencia, comprueba con 48 horas de antelación el portátil, la pantalla, los cables HDMI, los alargadores, las regletas, los altavoces y los micrófonos inalámbricos. Guarda los archivos de presentación en dos dispositivos.
En los talleres, cuenta un puesto de trabajo por participante y revisa el inventario de materiales antes de hacer la compra. Las pizarras de hojas y los rotuladores suelen olvidarse porque no forman parte del equipo técnico principal.
Para una pausa de una hora, calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y suficiente vajilla reutilizable para un servicio completo. Lleva termos, jarras y neveras portátiles preparados antes de abrir la sala, no durante el registro.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso juvenil?: Calcula una silla por participante, ponente y voluntario que vaya a permanecer en la sala. Añade un margen del 5 % al 10 % para reemplazos y asistentes no previstos.
¿Qué equipo técnico hace falta para un congreso juvenil?: Como mínimo, prepara una pantalla de presentación, un portátil, cables HDMI, alargadores, regletas, altavoces y micrófonos inalámbricos. Comprueba todo entre 24 y 48 horas antes y lleva baterías externas para los equipos que las necesiten.
¿Cuánta vajilla debo comprar para el catering?: Calcula un vaso reutilizable por persona y añade entre un 10 % y un 15 % de reserva. Para café y comida, cuenta una taza, un plato y un juego de cubiertos por servicio, con piezas adicionales para cambios y pérdidas.
¿Cuándo debo preparar la compra y los materiales?: Cierra las cantidades cuando termine la inscripción y haz la compra al menos 2 o 3 días antes del congreso. Lleva los materiales al lugar el día anterior siempre que sea posible y revisa el equipo técnico 48 horas antes.

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