Checklist voor een jeugdwaterpolotoernooi organiseren

Een jeugdwaterpolotoernooi vraagt vooral om strakke afstemming tussen zwembad, teams, scheidsrechters en vrijwilligers. Leg eerst de datum, accommodatie en wedstrijdleiding vast; werk daarna het schema, de teamgegevens en de praktische bezetting uit. Controleer ruim voor de wedstrijddag of doelen, ballen, caps, veldlijnen en scoreborden compleet zijn. Op de dag zelf moeten kleedkamers, EHBO, wedstrijdformulieren, drank en hapjes klaarstaan voordat de eerste teams arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum bevestigen
Zwembad reserveren
Scheidsrechters vastleggen
Teams uitnodigen
2 personen
Toernooiregels opstellen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Teamindeling bevestigen
2 personen
Wedstrijdschema versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Prijzen bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Wedstrijdformulieren printen
Deelnemersbadges maken
2 personen
Prijzen controleren
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Wedstrijdveld uitzetten
4 personen
Waterpolodoelen plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Geluid en omroep testen
2 personen
Scheidsrechtersbriefing geven
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

Teams ontvangen
4 personen
Teams registreren
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Openingsbriefing verzorgen
2 personen
Wedstrijden begeleiden
6 personen
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
Tijd en score omroepen
2 personen
Ballennetten beheren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
6 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Sportmateriaal uit het bad halen
4 personen
Waterpolodoelen demonteren
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Zwembadruimte schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
3 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Uitslagen naar teams sturen
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Waterpolodoelenaantal 2
Waterpoloballenaantal 12
Wedstrijdcaps roodaantal 14
Wedstrijdcaps blauwaantal 14
Keeperscapsaantal 4
Doelnettenaantal 2
Veldlijnen
Hoekvlaggenaantal 4
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 2
Reservebrillenaantal 6

Apparatuur

Omroepinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiebekersaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Scharenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Koelelementenaantal 20
Voedselbakkenaantal 12

Decoratie

Teamvlaggenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Welkomstbord
Routebordenaantal 10
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 8
Touwaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Handvegersaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-kofferaantal 2
Reddingsboeienaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 8
Antislipmattenaantal 12

Administratie

Klembordenaantal 12
Wedstrijdformulierenaantal 100
Scoreformulierenaantal 30
Naamstickersaantal 150
Prijslijstenaantal 4
Mappenaantal 8

Prijzen

Bekersaantal 4
Medaillesaantal 60
Diploma'saantal 60
Lintenaantal 60

Tips

Bevestig het zwembad en de toernooidatum minimaal 8 weken vooraf. Vraag meteen naar beschikbare kleedkamers, toegangstijd, opbouwmogelijkheden en wie de waterpolodoelen en veldlijnen mag plaatsen.
Leg scheidsrechters en vrijwilligers uiterlijk 4 weken vooraf vast. Plan aparte mensen voor wedstrijdtafel, scorebord, ontvangst, catering en het klaarzetten van EHBO-materiaal; zo blijft de wedstrijdleiding vrij om het schema te bewaken.
Verstuur het wedstrijdschema pas nadat aanmeldingen, teamindeling en contactgegevens zijn gecontroleerd. Stuur het definitieve schema minstens 7 dagen vooraf, samen met aankomsttijd, caps, kleedkamerinformatie en de contactpersoon op de wedstrijddag.
Maak per team een korte controle op caps, keeperscaps, reservebrillen en waterpoloballen. Leg wedstrijdformulieren, fluitjes, stopwatches en scoreborden op één vaste plek bij de wedstrijdtafel, zodat een ontbrekend item niet pas tijdens de eerste wedstrijd opvalt.
Koel de dranken en bereid hapjes op de dag zelf zo vroeg mogelijk voor, maar verzamel dieetwensen al bij de aanmelding. Reken voor de opbouw op minimaal 60 minuten vóór de eerste wedstrijd en controleer vóór opening ook kleedkamers, omroepinstallatie en verlengkabels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jeugdwaterpolotoernooi organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met de datum, zwembadreservering en scheidsrechters. Rond teams, vrijwilligers, schema en materiaal uiterlijk 4 weken vooraf af en verstuur de definitieve informatie 7 dagen voor het toernooi.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jeugdwaterpolotoernooi op te bouwen?: Plan minimaal 60 minuten voor het openen van de locatie, controleren van de kleedkamers en klaarzetten van EHBO. Reserveer extra tijd als waterpolodoelen, veldlijnen, scoreborden en de omroepinstallatie nog moeten worden geplaatst en getest.
Wanneer moet het wedstrijdschema van een jeugdwaterpolotoernooi klaar zijn?: Maak het schema nadat alle aanmeldingen en teamindelingen zijn gecontroleerd. Verstuur de definitieve versie minimaal 7 dagen vooraf, zodat teams en vrijwilligers nog kunnen reageren op fouten of ontbrekende gegevens.
Wat moet je meenemen naar een jeugdwaterpolotoernooi?: Controleer in elk geval de waterpolodoelen, doelnetten, ballen, wedstrijdcaps, keeperscaps, veldlijnen, fluitjes, stopwatches en scoreborden. Leg daarnaast wedstrijdformulieren, EHBO-materiaal, badges, gekoelde dranken, hapjes en materiaal voor de wedstrijdtafel klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.