Zo organiseer je een clubkampioenschap

Begin een clubkampioenschap niet met boodschappen doen, maar met het wedstrijdformat en de regels. Daarna leg je de inschrijvingen, deelnemerslijst en planning vast, zodat je weet hoeveel velden, scheidsrechters en materiaal nodig zijn. Bevestig vervolgens de locatie en reserveringen en bestel prijzen of medailles op tijd. In de laatste week controleer je wedstrijdmateriaal, scoreformulieren, catering en taakverdeling. Op de dag zelf werk je van opbouw naar briefing, registratie, wedstrijden en prijsuitreiking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
7
Wedstrijdschema maken
2 personen
8
Scheidsrechters indelen
2 personen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Reserveringen bevestigen
11
Prijzen en medailles bestellen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
15
Scoreformulieren printen
16
Deelnemers informeren
17
Locatie openen
2 personen
18
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
3 personen
21
Inschrijftafel inrichten
2 personen
22
Catering klaarzetten
3 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Prijzentafel inrichten
2 personen
25
Briefing voor vrijwilligers
6 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Deelnemers registreren
3 personen
28
Openingsbriefing geven
2 personen
29
Wedstrijden begeleiden
8 personen
30
Scores verwerken
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes serveren
3 personen
33
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
34
Finales begeleiden
6 personen
35
Eindstanden controleren
2 personen
36
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
37
Afscheid en bedankje geven
2 personen

Nazorg

38
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Locatie schoonmaken
4 personen
43
Materialen opbergen
3 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen
45
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Inschrijftafel
Prijzentafel
Partytentenaantal 2

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 12
Trainingshesjesaantal 30
Pionnenaantal 40
Afzetlintaantal 4
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 6
Meetlintenaantal 3
Reservepompaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Microfoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Decoratie

Clubvlaggenaantal 8
Bannersaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Prijzen

Bekers voor winnaarsaantal 3
Medaillesaantal 30
Diploma'saantal 80
Wisselbeker

Veiligheid

EHBO-koffer
IJskompressenaantal 6

Administratie

Scoreformulierenaantal 150
Deelnemersbadgesaantal 80
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 10
Naamstickersaantal 100
Prikbord
Markeerstiftenaantal 12
Printpapieraantal 2

Tips

Leg het format en de regels uiterlijk 4 weken vooraf vast. Noteer ook de wedstrijdduur, pauzes, puntentelling en wat er gebeurt bij een gelijke stand; zonder die afspraken ontstaan discussies bij de scoretafel.
Verwerk aanmeldingen niet alleen in een deelnemerslijst, maar koppel ze direct aan het wedstrijdschema. Controleer uiterlijk 7 dagen vooraf namen, dieetwensen en afmeldingen, zodat je geen verkeerde indeling of te weinig catering hebt.
Wijs scheidsrechters en vrijwilligers per tijdsblok toe en plan één briefing van 15 minuten vóór de start. Zorg dat scoreformulieren, fluitjes, stopwatches en scoreborden op één herkenbare plek klaarstaan.
Controleer sportmateriaal de dag vóór het kampioenschap. Test wedstrijdballen, pomp, afzetlint, pionnen en eventuele verlengkabels; een ontbrekende reservepomp of lege batterij merk je anders pas tijdens de eerste wedstrijd.
Plan de opbouw achteruit vanaf de eerste wedstrijd. Reken minimaal 90 minuten voor velden uitzetten, tafels en stoelen plaatsen, de inschrijftafel inrichten, catering klaarzetten en de prijzentafel opbouwen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een clubkampioenschap organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met het format, de regels en de uitnodigingen. Bevestig 2 weken vooraf de reserveringen, vrijwilligers en scheidsrechters; bestel prijzen en medailles zodra het aantal deelnemers redelijk vaststaat.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een clubkampioenschap?: Maak een eerste schema zodra de inschrijvingen sluiten, meestal 7 tot 10 dagen voor het evenement. Stuur de definitieve indeling uiterlijk 3 dagen vooraf naar deelnemers en scheidsrechters, zodat wijzigingen nog zichtbaar zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een clubkampioenschap?: Reken naast de organisator op minimaal één vrijwilliger voor de inschrijftafel, één coördinator voor het wedstrijdverloop en per gelijktijdig speelveld een scheidsrechter. Bij vier gelijktijdige velden heb je dus minstens 6 mensen nodig, exclusief catering en prijsuitreiking.
Hoeveel tijd heb je nodig om een clubkampioenschap op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw en nog 15 minuten voor de vrijwilligersbriefing. Open de locatie dus ongeveer 2 uur vóór de eerste wedstrijd, zodat je materiaal, scoreformulieren en registratie rustig kunt testen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.