Checklist jeugdtheatervoorstelling organiseren

Een jeugdtheatervoorstelling vraagt om meer dan een goed script en een beschikbare zaal. Je regelt vooraf speeldata, kaartverkoop, castgegevens, techniek, decor, kostuums en publieksinformatie. Op de dag zelf moeten entree, bewegwijzering, kleedruimte, zaalindeling en backstage tegelijk klaarstaan. Met deze checklist werk je van reservering naar voorstelling, zonder dat aansluitingen, reservebatterijen of een geprint draaiboek pas op het laatste moment opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Voorstelling en zaal vastleggen
Speeldata en tijden bevestigen
Vergunningen en voorwaarden controleren
Kaartverkoop instellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotietekst en poster maken
2 personen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Castlijst en contactgegevens controleren
Reserveringen bevestigen
Programma en publieksinformatie maken
2 personen
Draaiboek printen
Contactlijst voor medewerkers printen
Rekwisietenlijst controleren
2 personen
Kostuums controleren
2 personen
Decoronderdelen controleren
2 personen
Techniek en aansluitingen testen
2 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Zaalindeling markeren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Entree en tickettafel opbouwen
2 personen
Publieksbewegwijzering ophangen
2 personen
Decor opbouwen
4 personen
Rekwisieten op hun plaats leggen
2 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Muziek en afspeellijst testen
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
Toiletten controleren
Koffie- en drankpunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Programma's en zaalplattegrond klaarleggen

Event

Cast ontvangen
2 personen
Kleedkamers aanwijzen
Castbriefing geven
2 personen
Doorloop met techniek uitvoeren
4 personen
Entree bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Publiek naar de zaal begeleiden
2 personen
Voorstelling begeleiden
3 personen
Lichtstanden bedienen
Geluid en muziek bedienen
Rekwisieten wisselen
2 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Castfoto maken
2 personen
Publieksreacties verzamelen
Kleedkamers opruimen
2 personen
Castmaaltijd serveren
2 personen
Avondvoorstelling voorbereiden
4 personen
Avondentree bemannen
2 personen
Avondbezoekers ontvangen
3 personen
Avondvoorstelling begeleiden
3 personen
Avondlicht en geluid bedienen
2 personen
Publiek na afloop begeleiden
2 personen

Nazorg

Dranken en servies inzamelen
3 personen
Decor afbreken
4 personen
Rekwisieten verzamelen
2 personen
Kostuums verzamelen
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting uitschakelen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal vegen en dweilen
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen laden
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bezoekersmail versturen
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Klaptafelsaantal 8
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 40
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Speakersaantal 2
Laptop
HDMI-adapteraantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-theaterspotsaantal 6
Lichtstatiefaantal 2
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Achtergronddoekaantal 2
Decorpanelenaantal 6
Slingersaantal 10
Plakgumaantal 4
Postersaantal 20
Pijlbordjesaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 6
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 10
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Afvalzakhouderaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg voorstelling, zaal, speeldata en tijden eerst vast. Controleer daarna direct vergunningen en zaalvoorwaarden; wijzigingen in capaciteit, techniek of eindtijd werken door in kaartverkoop en communicatie.
Test techniek niet alleen op aanwezigheid, maar met de echte opstelling. Sluit mengpaneel, speakers, draadloze microfoons, laptop, HDMI-adapter en verlengkabels aan en houd reservebatterijen apart.
Controleer castlijst, contactgegevens, kostuums, rekwisieten en decorpanelen uiterlijk enkele dagen vooraf. Markeer ontbrekende onderdelen en leg achtergronddoek, kledinghangers en kleedkamerrekken op een vaste plek.
Maak publieksinformatie die ouders snel kunnen gebruiken: aanvangstijd, entree, route en praktische afspraken. Hang pijlbordjes en posters vóór de deuren opengaan; na binnenkomst zoeken bezoekers minder naar de zaal.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst zaalindeling en techniek, daarna entree en tickettafel, vervolgens decor en catering. Print het draaiboek en de contactlijst vóór vertrek naar de locatie, zodat je niet afhankelijk bent van één telefoon.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jeugdtheatervoorstelling organiseren?: Leg zaal, voorstelling en speeldata bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Begin daarna met kaartverkoop, promotie en het verzamelen van cast- en publieksgegevens.
Wanneer test je de techniek voor een jeugdtheatervoorstelling?: Doe een volledige technische test uiterlijk 1 week vooraf en opnieuw tijdens de opbouw op de speeldag. Controleer dan microfoons, mengpaneel, speakers, laptop, HDMI-aansluiting, lichtstatieven en verlengkabels.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een jeugdtheatervoorstelling?: Plan minimaal 3 uur voor zaalindeling, techniek, decor, entree en bewegwijzering. Reserveer daarnaast tijd voor een korte repetitie of soundcheck voordat het publiek binnenkomt.
Wat moet je op de dag van een jeugdtheatervoorstelling printen?: Print minimaal één draaiboek en één contactlijst voor medewerkers, plus de publieksinformatie die bij entree of zaal nodig is. Doe dit vóór vertrek of uiterlijk de dag ervoor, zodat een lege batterij of slechte verbinding geen probleem vormt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.