Checklist pour organiser un spectacle de théâtre pour la jeunesse

Un spectacle de théâtre pour la jeunesse demande plus qu’une réservation de salle et une affiche. Il faut coordonner les horaires, les artistes, les inscriptions, la technique, les accessoires et l’accueil du public sans oublier les besoins alimentaires. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la confirmation du spectacle jusqu’au rangement après la représentation. Prévoyez aussi un déroulé imprimé et une liste de contacts accessible le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le spectacle et la salle
Confirmer les dates et heures de représentation
Vérifier les permis et les conditions
Mettre en place la billetterie
Envoyer les invitations
2 personnes
Créer le texte promotionnel et l’affiche
2 personnes
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des artistes et les coordonnées
Confirmer les réservations
Créer le programme et les informations au public
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste de contacts du personnel
Vérifier la liste des accessoires
2 personnes
Vérifier les costumes
2 personnes
Vérifier les éléments de décor
2 personnes
Tester la technique et les branchements
2 personnes
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’entrée et le guichet billetterie
2 personnes
Installer la signalisation pour le public
2 personnes
Monter la décoration
4 personnes
Remettre les accessoires à leur place
2 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Tester la musique et la playlist
Dégager les sorties de secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
Aménager le point café et boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Préparer les programmes et le plan de salle

Événement

Accueillir la distribution
2 personnes
Désigner les vestiaires
Animer le briefing des artistes
2 personnes
Effectuer une répétition avec la technique
4 personnes
Tenir l'entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Accompagner le public jusqu'à la salle
2 personnes
Animer le spectacle
3 personnes
Gérer les réglages d’éclairage
Gérer le son et la musique
Changer les accessoires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Prendre une photo de la distribution
2 personnes
Recueillir les réactions du public
Ranger les loges
2 personnes
Servir le repas de l’équipe
2 personnes
Préparer la représentation du soir
4 personnes
Assurer l’accueil du soir
2 personnes
Accueillir les visiteurs du soir
3 personnes
Animer la représentation du soir
3 personnes
Gérer l’éclairage et le son du soir
2 personnes
Accompagner le public après l'événement
2 personnes

Suivi

Collecter les boissons et la vaisselle
3 personnes
Démonter le décor
4 personnes
Rassembler les accessoires
2 personnes
Rassembler les costumes
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Éteindre l’éclairage
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Balayer et laver la salle
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
Gérer les objets trouvés
Envoyer l’e-mail aux visiteurs
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tables pliantesqté 8
Portants de logeqté 4
Cintresqté 40
Poubellesqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Adaptateur HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs de théâtre LEDqté 6
Pied de projecteurqté 2
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Bâche de fondqté 2
Panneaux décoratifsqté 6
Guirlandesqté 10
Colle repositionnableqté 4
Affichesqté 20
Panneaux de directionqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 6
Carafesqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Bacs de rangementqté 10
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Support pour sac poubelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et les dates suffisamment tôt, puis confirmez par écrit les horaires de représentation, d’installation et de démontage. Gardez ces trois créneaux séparés dans votre planning.
Traitez les inscriptions dès leur arrivée et fixez une date limite pour recueillir les besoins alimentaires. Transmettez ensuite le nombre définitif au catering quelques jours avant le spectacle.
Faites une répétition technique complète avant l’ouverture des portes : microphones, table de mixage, haut-parleurs, projecteurs LED, ordinateur, adaptateur HDMI et branchements doivent être testés ensemble.
Préparez l’accueil du public au moins 60 minutes avant le début. Installez le guichet, les panneaux de direction, la disposition des chaises et les informations pratiques avant l’arrivée des familles.
Regroupez les accessoires, costumes et éléments de décor dans une liste vérifiée, puis marquez chaque caisse. Prévoyez aussi les rallonges, multiprises, piles de rechange et le ruban gaffer : ces petits éléments manquent souvent au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un spectacle de théâtre pour la jeunesse ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour réserver la salle, confirmer les artistes, ouvrir la billetterie et diffuser les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions et les vérifications techniques.
Quand faut-il confirmer le nombre de spectateurs ?: Fixez une date limite 5 à 7 jours avant la représentation. Vous pourrez ainsi confirmer les réservations, ajuster le catering et préparer la disposition de la salle sans modifier l’accueil le jour même.
Combien de temps avant le spectacle faut-il installer la salle ?: Prévoyez au minimum 2 heures pour installer les tables et les chaises, le guichet, la signalisation, les accessoires et la technique. Ajoutez 30 minutes pour un test complet avec les artistes ou la personne responsable du son.
Que faut-il vérifier la veille d’un spectacle pour enfants ?: La veille, vérifiez les horaires, les coordonnées des artistes et du personnel, la liste des inscrits, les costumes, les accessoires, le décor et le matériel technique. Imprimez aussi le déroulé et la liste de contacts afin de ne pas dépendre d’un téléphone chargé ou d’une connexion internet.

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